Вопрос о том, когда именно выдают трудовую книжку работнику, остаётся актуальным для многих сотрудников и кадровых специалистов. Ниже рассмотрены основные положения трудового законодательства, практические рекомендации и особенности работы с бумажными и электронными трудовыми книжками.
Основное правило: выдача в день прекращения трудового договора
Согласно статье 84.1 ТК РФ и разъяснениям различных надзорных органов (КонсультантПлюс, Онлайн Инспекция, Прокуратура Саратовской области), работодатель обязан выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора. Это означает, что если трудовой договор расторгнут, например, 23 мая 2026 года, то в этот же день сотрудник должен получить свою трудовую книжку на руки.
Что включает в себя «день прекращения трудового договора»?
- Дата, указанная в приказе об увольнении;
- Дата, когда фактически прекращены трудовые отношения (последний рабочий день);
- Если работник не явился за документом в этот день, работодатель хранит книжку у себя до её востребования.
Что делать, если трудовую книжку не выдали в день увольнения?
Если работодатель нарушил срок и не выдал трудовую книжку, сотрудник имеет право:
- Потребовать выдачу документа не позднее трёх рабочих дней с момента обращения (п. 6 ст. 84.1 ТК РФ, разъяснение КОНСУЛЬТАЦИИ 7);
- В случае отказа – обратиться в суд для взыскания компенсации, равной недополученному заработку за период задержки (Аргументы и Факты);
- Считать днём увольнения тот день, когда трудовая книжка всё‑таки будет возвращена (это важно для расчёта стажа и пособий).
Особенности выдачи при разных ситуациях
Выдача без отдельного заявления
При увольнении не требуется писать отдельное заявление о выдаче трудовой книжки. Документ оформляется автоматически в последний рабочий день, если только работник не нуждается в книжке на время (например, для подачи в СФР). В этом случае заявление подаётся отдельно.
Хранение оригинала бумажной трудовой книжки
Оригинал бумажной трудовой книжки остаётся у работодателя до момента увольнения. После расторжения договора книжка передаётся сотруднику либо хранится у работодателя до её востребования (см. пункт «До тех пор, пока уволенный работник не явится за трудовой книжкой…» – источник от ).
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 1 января 2020 года любой работающий человек может оформить электронную трудовую книжку. С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам заполняют только электронный формат для newly hired сотрудников (Трудовая книжка: зачем она нужна и какие сведения в нее вносятся).
Если сотрудник решает перейти с бумажного носителя на ЭТК, работодатель обязан:
- Выдать бумажную трудовую книжку не позднее трёх дней с момента получения заявления о переходе на ЭТК (УБРиР, );
- Продолжить вести электронную трудовую книжку, в которой будет отражаться трудовая деятельность с 2020 года.
Практический алгоритм для работника при увольнении
- Получить приказ об увольнении и ознакомиться с датой прекращения трудового договора.
- В последний рабочий день потребовать у отдела кадров трудовую книжку (или справку о трудовой деятельности, если книжка электронная).
- Если книжка не выдаётся – оформить письменное обращение с требованием выдачи в течение трёх рабочих дней.
- При отказе или задержке – подготовить исковое заявление о взыскании компенсации (согласно ст. 84.1 ТК РФ).
- После получения документа проверить правильность внесения записей (печать, подписи, даты).
Таким образом, трудовую книжку отдают после – то есть в день прекращения трудового договора, а при невозможности получения в этот день – не позднее трёх рабочих дней с момента обращения работника. Нарушение этого порядка даёт сотруднику право на компенсацию и восстановление трудовых прав. При переходе на электронный формат важно соблюсти сроки выдачи бумажного дубликата, а также помнить, что с 2021 года новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку.
Соблюдение указанных норм помогает избежать конфликтов между работником и работодателем, а также обеспечивает корректное ведение трудовой истории, что особенно важно при назначении пенсии, получении социальных выплат и трудоустройстве на новое место работы.