Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и опыт работы сотрудника. С ее помощью можно подтвердить периоды работы для назначения пенсии, получения социальных выплат и оформления льгот. Вопрос о том, когда работник должен забрать трудовую книжку, становится особенно актуальным при увольнении, а также в свете масштабных изменений в трудовом законодательстве.
Забираем трудовую книжку при увольнении
Согласно общим правилам Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день расторжения трудового договора (день увольнения). В этот же день производится окончательный расчет с сотрудником.
Сроки выдачи
- В день увольнения: Если работник присутствует на рабочем месте, документ выдается ему на руки под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
- В случае отсутствия работника: Если в день увольнения сотрудник отсутствует (например, находится на больничном или в отпуске), работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
- Пересылка по почте: Отправка документа почтой допускается только с письменного согласия работника. Без него работодатель не имеет права отправлять оригинал книжки.
Что делать, если работник не забирает документ?
Бывают ситуации, когда уволенный сотрудник не приходит за документом и не отвечает на уведомления. В таком случае работодатель не несет ответственности за задержку выдачи. Трудовая книжка должна храниться у работодателя до востребования. Со дня направления уведомления о необходимости забрать документ работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии 2026 года
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж всех работников теперь будет вестись исключительно в цифровом формате. Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде, и в ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), а также о всей его трудовой деятельности.
Выбор между бумагой и электронным форматом
Работодатели обязаны до 30 июня уведомить сотрудников о возможности выбрать бумажную или электронную трудовую книжку, а также об изменениях в законодательстве. Если сотрудник до окончания переходного периода не подал заявления о сохранении бумажной трудовой книжки, она автоматически признается электронной, а бумажный бланк выдается ему на руки.
Если вы перешли на ЭТК или решили забрать бумажную версию на хранение, вы должны забрать ее у работодателя; Сроки выдачи в этом случае такие же — работодатель обязан выдать ее в день подачи соответствующего заявления или в день увольнения.
Восстановление утерянной или испорченной книжки
С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, работник имеет право обратиться к работодателю по последнему месту работы с заявлением о выдаче дубликата. Работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления.
Ситуация в Украине: цифровизация до лета 2026 года
Переход на электронные форматы происходит и в соседних странах. Так, в Украине до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц. После этой даты бумажные варианты утратят свою юридическую силу, и подтверждать стаж можно будет исключительно выписками из Реестра.
Краткие выводы: когда забирать?
- При увольнении: строго в последний рабочий день.
- При переходе на ЭТК: в день подачи заявления об отказе от бумажного носителя (или в день увольнения).
- Если не смогли забрать вовремя: работодатель ждет вашего визита или письменного согласия на пересылку, храня документ у себя.
Помните, что ответственность за своевременное получение документа лежит не только на работодателе, но и на самом работнике. Не затягивайте с получением трудовой книжки, чтобы в будущем не столкнуться с проблемами при подтверждении стажа или оформлении пенсии.