Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую историю гражданина. Однако не все события в трудовой жизни подлежат обязательному занесению в эту книжку. Законодательство РФ (Трудовой кодекс) четко определяет, какие сведения обязательно вносятся, а какие — нет. Данная статья разъясняет все случаи, когда работодатель вправе или обязан не вносить запись в трудовую книжку работника.
Обязательные записи: что вносить всегда
Согласно ст. 66 и ст. 74 ТК РФ, работодатель обязан вносить в трудовую книжку следующие сведения:
- Прием на работу (дата, наименование организации, должность, структурное подразделение).
- Переводы на другую постоянную работу в той же или иной организации (с указанием нового подразделения).
- Увольнение с указанием основания (статья ТК РФ или иного нормативного акта).
- Награждения (если они предусмотрены локальными актами).
Эти записи вносятся на основании приказов (распоряжений) работодателя.
Существует несколько законных ситуаций, когда запись не делается:
Сведения о дисциплинарных взысканиях (кроме увольнения)
Это один из самых важных и часто непонятых пунктов. Запись о выговоре, замечании, понижении в должности или окладе в трудовую книжку НЕ вносится. Вносится только запись об увольнении, если оно является мерой дисциплинарного взыскания. Работодатель вправе хранить информацию о взысканиях в своих кадровых документах, но не обязан отражать ее в трудовой книжке.
Работа менее пяти дней
Если работник проработал в организации менее пяти дней, то работодатель не обязан вести на него трудовую книжку и вносить запись о таком краткосрочном приеме. Однако если трудовая книжка у работника уже была заведена ранее, то запись все же может быть сделана по его просьбе или инициативе работодателя.
Изменения, не связанные с переводом на другую постоянную работу
Не подлежат внесению записи о:
- Временном переводе (например, на время отпуска другого сотрудника).
- Смене режима работы (сменность, график).
- Изменении условий трудового договора (размер оклада, премии), если не происходит перехода на другую должность.
- Назначении на временно исполняющие обязанности (ВРИО).
Сведения о прохождении обучения, повышении квалификации
Информация об образовании, курсах повышения квалификации, стажировках не вносится в трудовую книжку. Эти данные отражаются в дипломах, сертификатах и приложении к трудовой книжке (если оно оформляется).
Трудовая книжка, заведенная до
Если у работника есть старая (советская) трудовая книжка, заведенная до 1 января 2004 года, то все дальнейшие записи вносятся именно в нее. Оформление новой книжки по современному образцу не требуется и не снимает обязательства вести старую.
Что делать, если запись не внесена или внесена неправильно?
Пропущенная обязательная запись
Если работодатель не внес обязательную запись (например, об увольнении), работник имеет право:
- Написать заявление с требованием внести недостающую запись.
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
- Подать иск в суд о восстановлении трудовых прав и внесении правильной записи.
Работодатель обязан внести пропущенную запись в течение короткого срока после выявления факта.
Неправильная или неточная запись
Если в записи есть ошибки (в дате, формулировке основания увольнения, наименовании организации), ее можно и нужно исправить. Основное правило: исправление должно быть четким, нестируемым и заверенным.
- Ошибочный текст зачеркивается одной жирной чертой (так, чтобы можно было прочитать исходный текст).
- Рядом (выше или ниже) пишется правильный текст.
- Исправление удостоверяется подписью руководителя (или ответственного лица) и печатью организации с указанием даты исправления.
- Нельзя использовать корректирующую жидкость, заклеивать или вырывать листы.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые правила
С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. С 1 июля 2026 года (ранее был срок 1 января 2026) работодатели обязаны переводить всех вновь принимаемых работников на ЭТК. Для тех, у кого уже есть бумажная книжка, она остается у них, но работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд для формирования ЭТК.
Важно: Правила о том, что вносить, а что не вносить, остаются прежними и для электронного формата. Записи о взысканиях (кроме увольнения) также не формируются в ЭТК.
Краткий итог: что НЕ вносится в трудовую книжку
Для запоминания:
- НЕТ — дисциплинарные взыскания (выговор, замечание).
- НЕТ — работа менее 5 дней (при отсутствии ранее заведенной книжки).
- НЕТ — временные переводы, изменения оклада, режима работы.
- НЕТ — данные об образовании и курсах повышения квалификации.
- НЕТ — служебные записи, характеристики, отзывы.
Трудовая книжка, это документ строго целевого назначения. Ее задача, фиксировать только ключевые юридически значимые события трудовой жизни: прием, перевод, увольнение, награждение. Все остальные кадровые изменения, дисциплинарные меры (кроме увольнения) и информация об обучении хранятся в других документах организации. Знание этих правил помогает работнику защитить свои права, а работодателю, избежать административной ответственности за нарушение порядка ведения трудовых документов.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях необходимо обращаться к действующему законодательству РФ и получать консультацию у юриста.