Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Правильное ведение и контроль за трудовыми книжками – обязанность работодателя, закрепленная законодательством Российской Федерации. В данной статье мы подробно рассмотрим порядок контроля трудовых книжек, обязанности работодателя, возможные нарушения и последствия их совершения. Мы также затронем вопросы ведения электронной трудовой книжки и проверки ее данных.

Законодательная база

Основными документами, регулирующими порядок ведения и хранения трудовых книжек, являются:

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
• Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. N 132 (с изменениями и дополнениями).
• Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. N 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (фактически не применяется, но содержит важные положения).

Обязанности работодателя по контролю трудовых книжек

Работодатель несет ответственность за соблюдение законодательства при ведении и контроле за трудовыми книжками. К основным обязанностям относятся:

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (КУДТК). Эта книга является обязательным документом и должна вестись в хронологическом порядке.
Проверка правильности заполнения трудовых книжек и вкладышей. Работодатель должен убедиться, что все записи соответствуют фактической трудовой деятельности работника.
Обеспечение сохранности трудовых книжек. Они должны храниться в безопасном месте, защищенном от повреждений и несанкционированного доступа.
Контроль за соблюдением единой формы трудовой книжки и вкладыша. Использование не утвержденных форм запрещено.
Ознакомление работника с содержанием записи в трудовой книжке. Работник должен быть ознакомлен с каждой записью при ее внесении.
Предоставление работнику копии трудовой книжки по его запросу. Копия должна быть заверена работодателем.
Своевременное уведомление работника об изменениях в трудовом законодательстве, касающихся трудовых книжек.
Проведение внутреннего аудита кадровой документации.

Что проверяет Государственная инспекция труда?

Государственная инспекция труда (ГИТ) имеет право проводить проверки соблюдения законодательства при ведении трудовых книжек. В ходе проверки инспекторы могут обратить внимание на следующие аспекты:

• Ведение КУДТК: Правильность заполнения, хронологический порядок записей, наличие всех необходимых данных.
• Соответствие трудовых книжек установленным требованиям: Форма, содержание, отсутствие исправлений, выполненных ненадлежащим образом.
• Хранение трудовых книжек: Безопасность хранения, наличие всех трудовых книжек, зарегистрированных в КУДТК.
• Ознакомление работников с содержанием записей в трудовых книжках.
• Соблюдение правил внесения записей в трудовые книжки.
• Наличие локальных нормативных актов (ЛНА), регламентирующих порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек.
• Наличие журнала учета проверок.

Возможные нарушения и их последствия

Нарушения при ведении трудовых книжек могут повлечь за собой административную ответственность работодателя. К наиболее распространенным нарушениям относятся:

• Неправильное заполнение трудовой книжки: Неполные или неточные данные, ошибки в датах, наименованиях должностей;
• Нарушение хронологического порядка записей: Записи внесены не в хронологическом порядке.
• Хранение трудовых книжек в ненадлежащих условиях: Трудовые книжки хранятся в открытом доступе, в сыром или пыльном месте.
• Неознакомление работника с содержанием записей в трудовой книжке.
• Отсутствие КУДТК или ее неправильное ведение.
• Исправление записей в трудовой книжке ненадлежащим образом.
• Невыдача копии трудовой книжки работнику по его запросу.

Последствия нарушения законодательства могут включать:

• Административные штрафы.
• Приостановление деятельности организации.
• Судебные иски со стороны работников.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

В настоящее время все больше организаций переходят на электронные трудовые книжки. Электронная трудовая книжка является равнозначным документом бумажной трудовой книжке.

Обязанности работодателя при использовании ЭТК:

• Обеспечение доступа работника к его ЭТК через портал Госуслуг или сайт ПФР.
• Внесение в ЭТК всех необходимых данных о трудовой деятельности работника.
• Обеспечение безопасности хранения ЭТК.
• Предоставление работнику возможности ознакомиться с содержанием его ЭТК.
• Сохранение копий электронных отчетов (ЕФС-1, СТД-Р) в электронном архиве.
• Ознакомление работника с обновленными ЛНА, отражающими порядок работы с ЭТК.

Как проверить электронную трудовую книжку:

Через портал Госуслуг: Необходимо авторизоваться на портале Госуслуг и выбрать раздел «Трудовая книжка».
Через сайт ПФР (СФР): Необходимо перейти на сайт Социального фонда России (СФР) и найти раздел, посвященный электронным трудовым книжкам.
Лично в отделении СФР: Можно обратиться в любое отделение СФР с паспортом и запросить информацию о своей ЭТК.

Как проверить копию трудовой книжки

Для проверки копии трудовой книжки необходимо убедиться в следующем:

• Наличие всех необходимых данных: ФИО, дата рождения, сведения о работодателях, должности, периоды работы, сведения о начислении заработной платы.
• Соответствие данных оригиналу: Сравнить данные на копии с данными в оригинале.
• Наличие печати и подписи работодателя.
• Наличие даты заверения копии.

Контроль трудовых книжек – важная задача для работодателя. Соблюдение законодательства в этой области поможет избежать штрафов и судебных исков, а также обеспечит защиту прав работников. В связи с переходом на электронные трудовые книжки, работодателям необходимо адаптироваться к новым требованиям и обеспечивать доступ работников к их ЭТК. Регулярный внутренний аудит кадровой документации поможет выявить и устранить возможные нарушения.

Важно помнить: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов необходимо обращаться к квалифицированному юристу.