В 2026 году вопросы, связанные с ведением электронных трудовых книжек (ЭТК), остаются критически важными для каждого работодателя. Несмотря на то, что переходный период завершился несколько лет назад, в штате многих организаций до сих пор могут числиться сотрудники, которые формально не определились с выбором формата ведения своей трудовой книжки или чьи заявления затерялись в архивах. Отсутствие четкого понимания статуса каждого работника может привести к ошибкам при сдаче отчетности в Социальный фонд России (СФР) и проблемам при выдаче справок СТД-Р.
В этой статье мы подробно разберем, как сформировать список сотрудников, не подавших заявление о выборе формата трудовой книжки, почему это важно делать регулярно и какие инструменты использовать для контроля.
Почему важно контролировать наличие заявлений?
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, все работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде и передавать их в СФР. Ключевым моментом здесь является статус сотрудника на 1 января 2020 года:
- Сотрудники, работавшие на : Должны были написать заявление о выборе формата (электронный или бумажный). Если заявление не подано, по умолчанию их трудовая ведется в электронном виде, но бумажная книжка хранится у работодателя.
- Сотрудники, принятые после : Для них бумажные трудовые книжки не заводятся, сведения ведутся только в электронном виде. Заявления о выборе формата они не пишут.
Главная проблема: Если в вашей базе данных числятся сотрудники, принятые до 2020 года, но в их личных делах отсутствует заявление о выборе формы трудовой, это создает риски. При увольнении или по запросу такого сотрудника вы обязаны выдать справку СТД-Р, и отсутствие корректных данных может привести к юридическим сложностям.
Где искать информацию: Анализ источников данных
Чтобы получить актуальный список «проблемных» сотрудников, необходимо провести аудит внутренней документации и сверить данные с отчетностью. Информация из открытых источников (СБИС, Контур, Банки.ру) подтверждает, что контроль за заявлениями — это зона ответственности работодателя.
Проверка личных дел сотрудников
Первичный источник истины — бумажный или электронный архив личных дел. Вам необходимо выявить сотрудников, дата приема которых предшествует , и проверить наличие в деле документа с названием «Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки».
Анализ отчетов ЕФС-1
С 2023 года основным отчетом для передачи сведений о трудовой деятельности является форма ЕФС-1. В подразделе 1.1 этого отчета содержаться сведения о кадровых мероприятиях. Хотя сам отчет не содержит графы «подано ли заявление», косвенным признаком статуса сотрудника является способ отражения данных:
- Если сведения о стаже до 2020 года были переданы в ПФР ранее (по формам СЗВ-ТД), значит, выбор был зафиксирован.
- Отсутствие записи о выборе формата в базе кадрового учета часто означает, что сотрудник по умолчанию оставлен с бумажной книжкой (если не было активного перехода на ЭТК), но документально это должно быть подтверждено.
Пошаговая инструкция: Как сформировать список
Для получения точного списка сотрудников, не подавших заявление, рекомендуется выполнить следующий алгоритм действий:
- Выгрузка реестра сотрудников:
Сформируйте в вашей учетной системе (1С, Контур.Персонал, Excel-базы) список всех работников, дата приема которых меньше .
- Фильтрация по наличию заявлений:
Наложите фильтр на наличие скана или регистрации входящего номера заявления о выборе формата трудовой книжки. Те, у кого такой документ отсутствует, попадают в предварительный список риска.
- Сверка с данными СФР (через сервисы отчетности):
Используйте сервисы вроде «1С-Отчетность» или «Астрал Отчет», чтобы проверить, передавались ли ранее сведения о стаже этих сотрудников в ПФР. Если передача данных о стаже до 2020 года не производилась и заявление отсутствует — это критическая ситуация.
- Опрос и актуализация:
Сотрудников из полученного списка необходимо опросить. Если заявление действительно утеряно, но сотрудник ранеено выбирал формат, рекомендуется оформить акт об утере заявления и взять новое. Если сотрудник никогда не делал выбор, разъясните ему, что по закону (при отсутствии заявления до конца 2020 года) его трудовая ведется в электронном виде, но бумажная хранится у работодателя.
Типичные ошибки и нюансы 2026 года
При формировании списка важно учитывать следующие моменты, основанные на актуальной практике:
- Совместители и ГПХ: На сотрудников-совместителей и тех, кто работает по договорам гражданско-правового характера (ГПХ/ГПД), обязанность подавать заявление о выборе формы трудовой книжки не распространяется, если основное место работы у них в другой организации. Включать их в список «не подавших заявление» не нужно.
- Дистанционные работники: Они также обязаны определяться с форматом трудовой, и отсутствие заявления у них является таким же нарушением, как и у офисных сотрудников.
- Справка СТД-Р: Помните, что именно при отсутствии четкого статуса сотрудника могут возникнуть задержки в выдаче справки СТД-Р, которая требуется для банков, виз и новых работодателей. По закону она должна быть выдана в день увольнения или в течение 3 рабочих дней после запроса.
Что делать, если заявление найдено не было?
Если после проверки выяснилось, что сотрудник работает с 2015 года, а заявления о выборе формата нет:
- Не паникуйте. По умолчанию (в силу закона) такие сотрудники считаются оставшими с бумажной трудовой, но с обязательной передачей данных в СФР.
- Оформите внутренний акт о проведении инвентаризации личных дел.
- Предложите сотруднику написать заявление задним числом (на текущую дату) с формулировкой «Подтверждаю, что ранее мною был сделан выбор в пользу бумажной/электронной трудовой книжки».
Получение списка сотрудников, не подавших заявление о формате трудовой книжки — это не просто бюрократическая процедура, а важная часть кадрового аудита. Регулярная проверка (хотя бы раз в год) позволяет избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и проблем при взаимодействии с Социальным фондом России. Используйте современные сервисы отчетности (СБИС, Контур.Экстерн) для автоматизации сверки данных и всегда храните бумажные оригиналы заявлений в личных делах сотрудников.
Помните: грамотное ведение электронных трудовых книжек и наличие полного пакета документов — залог спокойствия работодателя и защищенности прав сотрудника в 2026 году.