Оформление социальных пособий, расчет больничных листов и назначение декретных выплат тесно связаны с подтверждением страхового стажа работника. Для этих целей Фонд социального страхования (ФСС) обязательно требует информацию о трудовом пути гражданина. Долгое время главным документом для этого выступала трудовая книжка. Однако с изменением законодательства правила предоставления данных в ФСС существенно изменились.

Зачем ФСС нужна копия трудовой книжки?

Копия трудовой книжки необходима фонду для правильного расчета размера пособия. От продолжительности страхового стажа зависит процент оплаты по листку нетрудоспособности:

• Стаж до 5 лет, 60% от среднего заработка;
• Стаж от 5 до 8 лет, 80% от среднего заработка;
• Стаж 8 лет и более — 100% от среднего заработка.

Кроме того, данные из трудовой книжки помогают сотрудникам ФСС сверить информацию о предыдущих работодателях, периодах работы и причинах увольнения, что особенно важно при прямых выплатах пособий из фонда.

Переход на ЭТК: что изменилось с 1 января 2026 года?

Важно: С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что бумажные трудовые книжки перестают вестись в обязательном порядке для всех работников, а сведения о стаже формируются исключительно в электронном виде.

В связи с этим понятие «копия трудовой книжки» для ФСС приобретает новый смысл:

1. Для работников, перешедших на ЭТК — бумажная копия больше не является актуальным документом, подтверждающим стаж. Вместо нее ФСС запрашивает сведения о трудовой деятельности через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) напрямую из реестра Пенсионного фонда (СФР).
2. Для работников, сохранивших бумажную книжку (те, кто подал заявление до конца 2020 года и решил остаться на бумажном носителе) — копия по-прежнему может требоваться, но процесс её предоставления также автоматизируется работодателями.

Как правильно заверить копию для ФСС в 2026 году?

Если для подтверждения стажа всё же требуется предоставление копии бумажной трудовой книжки (например, для расчета периодов работы в иностранных государствах или при технических сбоях в электронном документообороте), она должна быть заверена по строгим стандартам ГОСТ (Р 7.0.97-2016).

Требования к заверению:

• Копия должна быть двусторонней (на одном листе располагается разворот трудовой книжки);
• На каждом листе проставляется заверительная надпись: «Верно» или «Копия верна»;
• Указывается должность лица, заверившего копию, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• Проставляется печать организации (при наличии);
• Обязательно указывается дата заверения.

Особенности для многостраничных копий:

Если копия содержит несколько листов, допускается два варианта заверения:

1. Прошить все листы, пронумеровать их и на оборотной стороне последнего листа наклеить пломбу-наклейку с указанием количества прошитых листов, подписью, печатью и датой.
2. Заверить каждый лист отдельно по правилам, описанным выше.

Важное правило «действительности»

Для предоставления в ФСС копия трудовой книжки считается действительной в течение 30 рабочих дней с момента её заверения работодателем. Если на копии не указана дата заверения, Фонд вправе отказать в приеме документа.

Процесс предоставления данных в ФСС сегодня

В текущих реалиях, особенно после завершения перехода на ЭТК в 2026 году, взаимодействие между работником, работодателем и ФСС выглядит так:

1. Работник предоставляет работодателю электронный больничный лист.
2. Работодатель формирует пакет документов для назначения пособия. Сведения о стаже берутся из выписки из ЭТК (формируется автоматически в бухгалтерских программах, таких как 1С, СБИС, Контур).
3. Документы отправляются в ФСС в формате электронного реестра. Ручное предоставление бумажных копий трудовой книжки свелось к минимуму.
4. Если у ФСС возникают вопросы или расхождения в данных СМЭВ, фонд может запросить уточняющие документы. Только в этом случае может потребоваться заверенная бумажная копия.

Что делать, если ФСС запросил копию?

Если вы получили требование от ФСС о предоставлении копии трудовой книжки, выполните следующие шаги:

• Обратитесь в отдел кадров или к работодателю по текущему месту работы с заявлением о выдаче заверенной копии.
• Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 62), работодатель обязан выдать копию в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления. Плата за эту услугу не взимается.
• Если вы не работаете в данный момент, копию можно заверить у нотариуса.
• Убедитесь, что на копии проставлена дата заверения, иначе её придется переделывать.

Завершение перехода на электронные трудовые книжки в 2026 году навсегда меняет порядок взаимодействия с ФСС. На смену очередям за синими печатями на бумажных копиях пришел автоматизированный электронный документооборот. Сегодня копия трудовой книжки для ФСС — это скорее исключение из правил, необходимое лишь для разрешения спорных ситуаций или подтверждения старых записей. Тем не менее, знание правил её правильного заверения остается полезным и поможет избежать задержек в получении причитающихся социальных выплат.