В современной кадровой практике вопросы, связанные с документами внешних и внутренних совместителей, возникают регулярно. Одной из самых частых тем для споров является копия трудовой книжки для совместителя. Требуется ли она работодателю? Обязан ли сотрудник ее предоставлять? Как правильно заверить документ для банка? В этой статье мы подробно разберем все аспекты данного вопроса, опираясь на актуальное трудовое законодательство и разъяснения профильных ведомств;
Что такое копия документа?
Прежде чем перейти к трудовым нюансам, важно определить понятие копии. Согласно толковым словарям и правовой практике:
- Копия — это точно соответствующее подлиннику воспроизведение чего-либо (текста, документа и т.п.).
- В праве под копией понимается точное воспроизведение текста документа.
- Заверенная копия — воспроизведение документа, юридическая сила которого подтверждена уполномоченным лицом в установленном законом порядке.
Для работодателя и банков имеет значение именно заверенная копия, которая обладает той же юридической силой, что и оригинал, в рамках конкретной задачи (оформление на работу, получение кредита и т.д.).
Внешний и внутренний совместитель: в чем разница подходов?
Совместительство делится на два типа, и от этого напрямую зависит необходимость работы с трудовой книжкой:
Внутренний совместитель
Сотрудник работает по совместительству у того же работодателя, что и по основному месту работы. В этом случае оригинал трудовой книжки уже хранится в отделе кадров данного предприятия. Работодателю нет нужды запрашивать копию — он сам владеет оригиналом и вносит в него (по желанию работника) запись о совместительстве.
Внешний совместитель
Сотрудник устраивается на дополнительную работу в другую организацию. Оригинал его трудовой книжки остается по основному месту работы. Возникает логичный вопрос: должен ли внешний совместитель предоставлять копию трудовой новому работодателю?
Обязан ли работодатель запрашивать копию трудовой книжки?
Согласно разъяснениям, опубликованным на портале Онлайнинспекции.рф, работодатель не обязан запрашивать у внешнего совместителя копию трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности для заключения трудового договора.
Статья 65 Трудового кодекса РФ содержит исчерпывающий перечень документов, необходимых при приеме на работу. В этом перечне для совместителей указаны:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Документ об образовании или о квалификации (если работа требует специальных знаний);
- Справка о характере и условиях труда по основному месту работы (если совместитель принимается на работу с вредными/опасными условиями труда).
Трудовая книжка в этот список для совместителей не входит. Документом, подтверждающим наличие у работника другой (основной) работы, является сам трудовой договор, в котором указано, что работа является совместительством.
Когда копия трудовой книжки для совместителя все же нужна?
Несмотря на то, что кадровикам по закону копия не требуется, на практике совместителю часто приходится ее предоставлять. Основная причина — оформление кредита или ипотеки в банке.
Банки устанавливают свои внутренние правила и требуют полный пакет документов, подтверждающих финансовую нагрузку и занятость клиента. Для подтверждения факта трудоустройства по совместительству банк обязательно запросит копию трудовой.
Как заверить копию для банка?
Поскольку оригинал трудовой книжки находится у основного работодателя, именно он должен заверить ее копию, даже если сотруднику нужна она для предоставления по месту совместительства (в банк или в отдел кадров для подтверждения стажа, если компания-работодатель по совместительству сама запрашивает ее по внутренним регламентам).
Требования к заверению строгие:
- Копия должна быть снята со всех заполненных листов трудовой книжки.
- На каждом листе или после прошивки всего документа должна стоять заверительная надпись: «Копия верна».
- Указывается должность лица, заверившего копию, его подпись и расшинка.
- Ставится печать организации (при наличии).
- Важно для банков: с 2017 года действует правило, согласно которому заверительная надпись должна содержать фразу «Подлинник документа находится в (наименование организации)» и указание места нахождения оригинала.
- Если копия предназначена для банка, обязательно нужно добавить фразу: «Копия предназначена для предоставления в (наименование банка)». Без этой фразы банк может отказать в приеме документа.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и совместители
С внедрением электронной трудовой книжки процесс получения копии упростился. С помощью электронных сервисов (например, через Госуслуги или портал Социального фонда России) россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России (СФР), и какая информация о трудовом стаже зафиксирована в системе.
Совместителю теперь не обязательно идти к основному работодателю за бумажной копией. Он может:
- Запросить выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг.
- Получить сведения о трудовой деятельности у текущего работодателя (в виде электронного документа, подписанного ЭЦП, или распечатки на бумажном носителе).
- Обратиться в МФЦ или отделение СФР для получения бумажной выписки.
Такая выписка из ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и заверенная копия бумажной трудовой книжки.
Внесение записи о совместительстве
Отдельно стоит вопрос о том, как в саму трудовую книжку попадает запись о работе по совместительству. По закону работодатель по месту совместительства не имеет права забирать оригинал трудовой книжки у основного работодателя.
Процедура выглядит так:
- Работник просит у работодателя по совместительству справку или выписку из приказа о приеме на работу.
- С этим документом обращается к своему основному работодателю.
- Основной работодатель, на основании предоставленного документа, вносит запись о работе по совместительству в бумажную трудовую книжку (если работник не перешел полностью на ЭТК).