Копия трудовой книжки, это документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника․ Он часто используется при оформлении заграничного паспорта, при подаче заявлений в миграционные службы, при получении виз и даже при работе за рубежом․ Но как долго считается актуальной такая копия? Как её правильно заверить? Ответы на эти вопросы разберём в подробной статье․
Что такое копия трудовой книжки?
Трудовая книжка — это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, заработная плата, причины увольнения и т․д․ Копия трудовой книжки создаётся по запросу работника и представляет собой точную копию оригинала․
- Цель: подтверждение трудового стажа, наличие официального места работы․
- Использование: в миграционных органах, при оформлении виз, в банках, при подаче заявлений в пенсионные фонды․
- Срок действия: зависит от того, как часто обновляется оригинал трудовой книжки․
Кто обязан выдавать копию?
Если работник просит копию бумажной трудовой книжки, то работодатель обязан её выдать․ Это закреплено в статье 12 Трудового кодекса РФ, где говорится, что работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки по требованию работника․
Однако в случае с заграничным паспортом копия должна быть заверена в соответствии с требованиями миграционных органов․
Как правильно заверить копию трудовой книжки?
Для того чтобы копия была признана официальной, её необходимо заверить у уполномоченного лица․ В большинстве случаев это уполномоченный нотариус или служащий миграционной службы․ Процесс заверения выглядит так:
- Получите копию трудовой книжки от работодателя․
- Обратитесь к нотариусу или в миграционную службу․
- Предоставьте оригинал трудовой книжки для сверки․
- Нотариус/служащий сверяет данные и ставит печать и подпись․
- Получите заверенную копию․
Важно: копия должна быть сделана в оригинальном виде (не отсканирована), иначе миграционные органы могут отклонить документ․
Срок действия копии трудовой книжки
В законодательстве РФ нет конкретного срока, в течение которого копия трудовой книжки считается «актуальной»․ Однако есть несколько практических правил:
- Период обновления оригинала: В трудовой книжке каждый раз, когда меняется должность, зарплата или место работы, вносится запись․ Поэтому копия считается актуальной до тех пор, пока в оригинале не появится новая запись․
- Для загранпаспорта: При оформлении заграничного паспорта миграционные органы обычно требуют копию трудовой книжки, обновлённую в течение последних 3 месяцев․ Это правило не закреплено в законе, но является практикой большинства миграционных пунктов․
- При подаче заявлений в другие органы: Банки, пенсионные фонды и т․д․ могут запросить копию, актуальную в момент подачи заявления․ Если в оригинале появились новые записи, копия будет считаться устаревшей․
Таким образом, копия трудовой книжки «действует» до тех пор, пока в оригинале не появятся новые записи․ Для загранпаспорта рекомендуется обновлять копию не реже, чем раз в 3 месяца․
Что делать, если копия просрочена?
Если миграционная служба или другой орган укажет, что копия просрочена, вам необходимо:
- Получить новую копию от работодателя․
- Заверить её у нотариуса или в миграционной службе․
- Проверить, что в оригинале трудовой книжки нет новых записей, которые могли бы сделать копию устаревшей․
В случае, если в оригинале появились новые записи, но вы не получили обновлённую копию, стоит обратиться к работодателю с просьбой о её выдаче․
Как проверить актуальность копии?
Самый надёжный способ, сверить копию с оригиналом трудовой книжки․ Если вы не имеете доступа к оригиналу, попросите работодателя предоставить вам его копию с отметкой «сверено»․
Также можно проверить дату последней записи в оригинале и сравнить её с датой копии․ Если разница более 3 месяцев, копия считается устаревшей для целей загранпаспорта․
Практические советы
- При оформлении загранпаспорта всегда запрашивайте копию трудовой книжки, обновлённую в течение последних 3 месяцев․
- Храните копию в надёжном месте, чтобы в случае проверки иметь её под рукой․
- Если вы сменили работу, сразу запросите новую копию и заверьте её․
- Не используйте сканы копии в официальных документах – они могут быть отклонены․
- Если вы работаете в нескольких компаниях, убедитесь, что копия отражает все места работы․
Копия трудовой книжки является важным подтверждением трудового стажа и официального места работы․ Для заграничного паспорта она должна быть актуальной в течение последних 3 месяцев, но в целом копия считается действительной до тех пор, пока в оригинале не появятся новые записи․ Правильное заверение и своевременное обновление копии помогут избежать задержек и отказов при оформлении документов․