Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Однако на практике часто возникает необходимость предоставить не оригинал, а его копию. Вопрос о том, зачем она нужна, кому и в каком виде ее выдают, регулируется прежде всего статьей 62 Трудового кодекса РФ.

Юридическое основание: статья 62 ТК РФ

Согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать:

• Трудовую книжку (при увольнении).
• Копии документов, связанных с работой, в т.ч. копию трудовой книжки (при ее сохранении у работодателя).

Таким образом, право на получение копии, это законное право работника, а не любезность работодателя.

Основные случаи, когда требуется копия трудовой книжки

Копия (чаще всего заверенная) нужна в следующих ситуациях:

При устройстве на новую работу

Новый работодатель может запросить копию трудовой книжки для ознакомления с трудовой историей кандидата, пока оригинал остается у текущего работодателя. Чаще всего достаточно незаверенной копии или выписки.

Для подтверждения трудового стажа

Копия требуется в Пенсионный фонд России (ПФР) для:

• Предварительного расчета пенсии.
• Исправления ошибок в страховом стаже.
• Подтверждения стажа, если оригинал утерян или находится в архиве.

Важно: Для ПФР обычно требуется заверенная копия или нотариально заверенная, если оригинал не предоставляется.

При оформлении кредитов, ипотеки, социальных выплат

Банки и органы соцзащиты часто запрашивают копию трудовой книжки для оценки трудовой стабильности и дохода заемщика/получателя. Требуется заверенная копия.

Для визы, консульских процедур

При оформлении виз в некоторые страны может потребоваться подтверждение занятости и стажа.

При утере, порче или отсутствии оригинальной трудовой книжки

Если оригинал утерян, испорчен (залит, порван) или находится в организации, которая прекратила деятельность, для восстановления документа или подтверждения стажа в государственном архиве или суде необходима заверенная копия из имеющегося оригинала.

Для предоставления в учебные заведения

При поступлении на некоторые программы (особенно связанные с госслужбой) может потребоваться подтверждение трудового опыта.

Как правильно оформить и заверить копию трудовой книжки?

Процедура регламентирована ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Шаги для получения копии:

1. Написание заявления. Работник пишет письменное заявление на имя руководителя организации с просьбой выдать копию трудовой книжки. В заявлении указываются ФИО, паспортные данные, конкретная просьба (выдать копию, выписку).
2. Снятие копий. Сотрудник отдела кадров (или уполномоченное лицо) снимает копии со всех заполненных страниц трудовой книжки. Копия должна быть полной и точной.
3. Заверение копии. Это ключевой этап. Существует два основных способа:

Способ 1 (основной): Заверение на последней странице оригинала

На развороте последней страницы (или на первой пустой странице после последней записи) кадровик делает отметку:

«Копия верна»

ФИО ответственного лица (например, начальника отдела кадров)

Подпись _____________

Дата «___» __________ 20__ г.

Отметка о том, что копия снята с трудовой книжки, хранящейся в отделе кадров (указать номер и дату приказа о приеме на работу).

Важно: На каждой странице копии ставится штамп «Копия верна» или делается соответствующая надпись, но основное заверение — на последнем развороте.

Способ 2: Заверение на каждой странице копии

На каждой странице копии ставится отметка «Копия верна» с подписью и датой. Этот способ менее распространен, но также допустим.

Прошивка и нумерация

Заверенные листы копии прошиваются вместе. На обложке или первом листе делается надпись: «Копия трудовой книжки на ___ л. (листах)». Прошивка подтверждает целостность документа.

Заверенная vs. Незаверенная копия

• Незаверенная копия — просто снятые со scanner/копировального аппарата страницы. Достаточна для внутреннего пользования (например, при смене работы в той же организации).
• Заверенная копия — имеет отметку «Копия верна», подпись, дату и прошивку. Имеет юридическую силу и принимается государственными и коммерческими органами (ПФР, банки, суды).

Копия электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2020 года ведется электронная трудовая книжка (ЭТК). В этом случае:

• Оригинал (бумажный) может не выдаваться.
• Работник вправе получить выписку из ЭТК в бумажном виде.
• Для выдачи бумажной выписки кадровик формирует документ на основе данных из СЗВ-ТД и заверяет его по правилам, аналогичным бумажной книжке.
• Также работник может самостоятельно распечатать сведения из своей ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг, но такая распечатка не будет иметь статуса «заверенной копии» без печати работодателя.

Что важно помнить? Краткий итог

1. Право на копию гарантировано ст. 62 ТК РФ. Работодатель обязан выдать ее по письменному заявлению в течение 3 рабочих дней;
2. Копия нужна для подтверждения стажа (ПФР), при устройстве на работу, в банках, для виз, при утере оригинала.
3. Заверенная копия (с отметкой «Копия верна», подписью, датой и прошивкой) имеет юридическую силу и требуется в большинстве официальных инстанций.
4. Незаверенная копия может использоваться для внутренних целей или при смене работодателя, если тот принимает такой документ.
5. Электронная трудовая книжка также дает право на получение заверенной бумажной выписки.
6. Всегда пишите заявление, это ваша гарантия и защита от отказа.