При увольнении сотрудника работодатель обязан обеспечить ему выдачу трудовой книжки. Если работник не забрал документ в последний рабочий день, законодательство РФ требует от организации оформить письменное уведомление о необходимости его получения. В статье подробно рассматриваются сроки, формы и порядок отправки такого уведомления.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 84, ст. 85), в случае прекращения трудового договора работник имеет право получить копию своей трудовой книжки. Если он не принял её в назначенный срок, работодатель обязан:

• составить уведомление о необходимости явиться за книжкой;
• разослать его заказным письмом с уведомлением о вручении;
• составить опись отправленных документов.

Отказ от выдачи трудовой книжки может привести к административной ответственности организации;

Когда возникает обязанность отправлять уведомление?

1. Расторжение трудового договора (по инициативе работодателя или по соглашению сторон).
2. Отсутствие у работника в последний рабочий день.
3. Отказ сотрудника принимать трудовую книжку вручную.

В этих случаях работодатель обязан в течение трёх рабочих дней после согласия сотрудника на отправку по почте подготовить и направить уведомление.

Сроки и порядок отправки

Ключевые сроки, которые необходимо соблюдать:

• Не позднее 3‑х рабочих дней с момента получения письменного согласия сотрудника на отправку.
• Не менее 7 календарных дней с момента отправки уведомления, чтобы сотрудник мог явиться за книжкой.
• Если в течение указанного срока сотрудник не откликнулся, можно считать, что он отказался от получения, и оформить акт об этом.

Для удобства можно использовать таблицу‑календарь:

| Дата отправки | Срок ответа сотрудника | Действие при отсутствии ответа |
|---------------|------------------------|--------------------------------|
| | | Акт об отказе, отправка повторного уведомления |

Как составить уведомление

Форма уведомления не регламентирована законом, однако в нём должны присутствовать обязательные реквизиты:

1. Наименование организации и её адрес.
2. ФИО сотрудника.
3. Номер и серия трудовой книжки (если известны).
4. Ссылка на соответствующие статьи Трудового кодекса.
5. Требование явиться за книжкой в определённый срок.
6. Указание способа получения (лично в офисе, заказным письмом, электронной почтой).
7. Подпись уполномоченного лица.

Пример шаблона уведомления

Ниже – образец документа, который можно адаптировать под конкретные условия.

УВЕДОМЛЕНИЕ О ЯВКЕ ЗА ТРУДОВОЙ КНИЖКОЙ

От: ________________________ (наименование организации)
Адрес: ______________________

Кому: ______________________ (ФИО сотрудника)
Адрес: ______________________

Отчетный период: ______________________

В связи с прекращением трудового договора, вы имеете право получить копию своей трудовой книжки. В соответствии со ст. 84 ТК РФ просим в течение 7 (семи) календарных дней с даты получения данного письма явиться в наш офис по адресу: ______________________ и забрать трудовую книжку.

В случае невозможности личного получения, вы можете дать согласие на отправку документа заказным письмом с уведомлением о вручении. Для этого просим ответить на это письмо до __.__.____.

При возникновении вопросов обращайтесь по тел.: ______________________ или e‑mail: ______________________.

С уважением,
______________________ / ______________________ (должность, подпись)

Готовый шаблон можно скачать в Word‑формате и заполнить своими данными.

Как правильно отправлять уведомление

Для обеспечения юридической силы документа необходимо использовать заказное письмо с уведомлением о вручении. Порядок действий:

1. Подготовьте оригинал уведомления.
2. Заполните бланк «Заявление о отправке заказного письма».
3. Отнесите документ в отделении Почты России и оплатите отправку.
4. Сохраните квитанцию и отчет о вручении (вложите в личное дело сотрудника).
5. Сделайте копию уведомления и подпишите её как «Отправлено».

Важно: в случае, если сотрудник указал несколько адресов (домашний, электронный), уведомление должно быть направлено на каждый из них.

Что делать, если сотрудник всё равно не забирает книжку

Если после истечения установленного срока сотрудник не откликнулся, работодатель может:

• Сформировать акт о невозможности выдачи трудовой книжки;
• Включить в акт сведения о том, что сотрудник отказался от получения;
• При необходимости обратиться в суд с требованием о выдаче копии документа.

При этом важно сохранить всю переписку, копии уведомлений и подтверждения отправки.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отправить уведомление электронной почтой? – Да, при условии, что в трудовом договоре предусмотрена форма обмена документами посредством электронной почты, и сотрудник предоставил рабочий e‑mail.
• Сколько копий уведомления нужно подготовить? – Минимум две: одна отправляется сотруднику, вторая остаётся в деле организации.
• Можно ли отправить уведомление за границу? – Да, но следует использовать международный заказный сервис с отслеживанием и подтверждением вручения.
• Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков? – По ст. 5.27 КоАП РФ административный штраф для организации может составить от 10 000 до 50 000 рублей.

Правильная работа с уведомлением о необходимости явиться за трудовой книжкой позволяет:

1. Соблюсти требования Трудового кодекса и избежать административных штрафов.
2. Сохранить доказательства о том, что работодатель предпринял все необходимые шаги.
3. Своевременно завершить кадровые Formalities и не оставлять открытыми вопросы у бывшего сотрудника.

Помните, что уведомление должно быть отправлено заранее – минимум за два месяца, а срок для ответа сотрудника – не менее семи календарных дней; Тщательное оформление и своевременная отправка документа защищают интересы как организации, так и работника.

Для удобства вы можете скачать готовый шаблон и адаптировать его под свои нужды.

Автор статьи: кадровый консультант, 23 мая 2026 г.