Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В современных условиях работодатели часто используют копии трудовых книжек для внутреннего учёта, а иногда и для передачи сотруднику. Правильная запись в копии и её заверение – важный момент, который защищает как работника, так и работодателя от юридических рисков.
Что такое копия трудовой книжки и зачем она нужна?
- Копия – это точное воспроизведение оригинала, но без юридической силы оригинала.
- Используется для внутреннего учёта, проверки стажа, при увольнении или переводе.
- Копия может быть сканированной, ксерокопией или распечатанной из электронного файла.
Правила записи в копии трудовой книжки
Согласно нормативам, запись в копии должна быть идентичной записи в оригинале. При этом необходимо учесть несколько ключевых моментов:
- Точная копия всех страниц – каждая страница оригинала должна быть отсканирована и распечатана без искажения.
- Нумерация страниц – страницы должны быть пронумерованы в порядке следования.
- Заверение копии – копия должна быть заверена печатью работодателя и подписью ответственного лица.
- Фраза «Работает по настоящее время» – после последней записи в оригинале и копии обязательно ставится эта надпись.
Как заверить копию трудовой книжки в 2026 году
Ниже приведён пошаговый процесс, основанный на актуальных практиках 2026 года:
- Подготовка копии – отсканируйте все страницы, убедитесь, что качество изображения соответствует требованиям (не менее 300 dpi).
- Нумерация и скрепление – пронумеруйте страницы, скрепите их скобами или скрепкой.
- Печать заверения – на последней странице в блоке «Заверено» выведите надпись «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов (укажите точное количество).»
- Печать и подпись – приложите печать работодателя и подпись ответственного сотрудника (обычно кадровика).
- Фраза «Работает по настоящее время» – напишите эту надпись в конце копии.
Пример заявления на выдачу копии трудовой книжки
Для оформления копии сотрудник должен подать письменное заявление. Ниже приведён образец, актуальный на 2024‑08‑27:
Заявление Я, ФИО работника, прошу выдать копию трудовой книжки в соответствии с требованиями законодательства. Подпись: ___________
Где хранится оригинал трудовой книжки?
Оригинал обычно хранится в сейфе работодателя. При этом в копии не указывается номер дела, так как оригинал не находится в деловой системе. Важно, чтобы работодатель информировал сотрудника о месте хранения оригинала.
Как правильно сделать копию трудовой книжки?
Ниже перечислены основные шаги, которые помогут избежать ошибок:
- Сканируйте оригинал с обеих сторон (если есть двусторонние записи).
- Проверьте, чтобы все подписи и печати были видны.
- Проверьте, что нет пропущенных страниц.
- Сохраните файл в формате PDF/A для долгосрочного хранения.
Образец заверения копии трудовой книжки 2025‑год
Ниже пример надписи, которую можно использовать в 2025‑году:
Заверено Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов (укажите точное количество). Подпись: ___________
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать сканированную копию? – Да, но она должна быть отсканирована с высоким разрешением и заверена печатью работодателя.
- Нужно ли указывать номер дела? – Нет, если оригинал не хранится в деловой системе.
- Какой срок действия заверенной копии? – Копия считается действительной до тех пор, пока не будет изменена в оригинале.
Запись в копии трудовой книжки и её заверение – это важный юридический акт. Соблюдение всех требований позволяет избежать конфликтов с сотрудниками и правовых претензий. Следуйте приведённым рекомендациям, и вы будете уверены в правильности оформления копии трудовой книжки.