В процессе работы сотрудник часто сталкивается с необходимостью предоставить копию трудовой книжки, заверенную работодателем. Эта процедура регулируется Трудовым кодексом РФ и имеет свои особенности. В статье подробно рассматриваем, что такое заявление о выдаче копии, как правильно оформить её, какие сроки и требования предъявляются, а также какие ошибки часто допускают работодатели.

Правовое основание

Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника выдать ему заверенную копию трудовой книжки не позже трёх рабочих дней со дня подачи заявления.

• Заявление может быть составлено в любой форме, но должно быть письменным.
• Работодатель обязан заверить копию в установленном порядке, соблюдая требования ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
• Копия считается заверенной, если в ней указана подпись работодателя (или уполномоченного лица) и печать организации (если таковая имеется).

Когда может потребоваться копия трудовой книжки?

Типичные ситуации, когда сотрудник просит копию:

1. Подача документов в банк или кредитное учреждение.
2. Получение новых выплат (например, пособия по беременности и родам).
3. Переход в другую организацию – работодатель может потребовать копию для оформления нового трудового договора.
4. Подтверждение стажа для расчёта пенсии или иных выплат.

Как правильно оформить заявление о выдаче копии трудовой книжки

Хотя закон не предписывает строгой формы, в практике часто используют следующий шаблон:

Заявление

Я, ________________________ (ФИО), паспорт: _______________ выдано ________________, прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки (№ ________) в связи с _____________________.

Подпись: ______________________

Важно, чтобы в заявлении указано основание запроса (например, «для подачи в банк», «для оформления нового места работы» и т.п.).

Что обязательно должно быть в заявлении?

• ФИО сотрудника полностью.
• Номер и серия трудовой книжки (если известны).
• Указание причины запроса.
• Дата составления заявления.
• Подпись работника.

Пошаговая инструкция по выдаче копии

1. Получение письменного заявления. Сотрудник подаёт заявление в отдел кадров или к руководителю.
2. Подготовка копии. Работодатель готовит точную копию трудовой книжки, соблюдая требования ГОСТ.
3. Заверение копии. На копии ставится подпись уполномоченного лица и печать организации.
4. Оформление документа. В копии указывается надпись «Заверено в __________», дата заверения и подпись.
5. Передача копии сотруднику. Выдача происходит в течение трёх рабочих дней.

Образцы оформления копии

Ниже представлен типовый пример заверенной копии трудовой книжки:

• «Копия трудовой книжки, заверенная работодателем».
• Строка с данными: «Копия из трудовой книжки № ______, выдано __________».
• Подпись и печать: «Подпись: ______________________», «Печать организации».
• Дата заверения: ««__» __________ 2026 г.»;

Для визуального представления можно воспользоваться следующим образцом заявления (см. ниже).

Пример заявления (формат DOCX)

Скачать готовый шаблон заявления можно по ссылке: Образец заявления. Файл содержит готовый шаблон, который можно быстро адаптировать под свои нужды.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсрочка выдачи. Работодатель часто задерживает копию, ссылаясь на «неполный пакет документов». Чтобы избежать, укажите в заявлении только необходимые данные.
• Отсутствие подписи и печати. Копия без подписи работодателя не считается заверенной.
• Несоответствие ГОСТ. При оформлении копии следует соблюдать требования ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (размер листа, расположение полей, тип подписи).
• Неправильный срок. Закон требует выдачи в течение трёх рабочих дней. При нарушении работник может обратиться в трудовую инспекцию.

Что делать, если работодатель отказывается выдать копию?

Если в течение установленного срока копия не получена, сотрудник имеет право:

1. Подать письменную претензию в отдел кадров с требованием о выдаче копии.
2. Обратиться в трудовую инспекцию с жалобой.
3. В случае игнорирования претензии – подать исковое требование в суд.

Важно сохранять копию заявления и подтверждающие документы (например, копию трудовой книжки, подтверждающую факт её наличия в организации).

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли оформить копию в электронном виде? Да, если в организации используется электронный трудовой справочник, но заверение должно производиться в соответствии с установленными правилами;
• Нужен ли оригинал заявления? Оригинал подписи обязателен, но копию можно отправить по электронной почте, если работодатель согласен.
• Сколько стоит заверение копии? Обычно процедура заверения не оплачивается, так как входит в обязанности работодателя.
• Можно ли получить копию, если я уволился? Да, закон позволяет выдать копию и после увольнения, но в этом случае сроки могут быть чуть дольше.

Получение заверенной копии трудовой книжки – процедура, регулируемая чёткими нормами Трудового кодекса. Соблюдая требования ст; 62 ТК РФ, правильно оформляя заявление и следя за сроком выдачи, сотрудник может без проблем использовать копию для банковских, кредитных и иных официальных целей.

Помните, что работодатель обязан выдать копию в течение трёх рабочих дней, а в случае нарушения вы имеете право защитить свои интересы через профсоюз, трудовую инспекцию или суд.

Полезные ссылки:

• nalog-nalog.ru – образцы заверенных копий
• Шаблон заявления (DOCX)
• КонсультантПлюс – правовые консультации