Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ По закону, с момента приема сотрудника на работу и до дня его увольнения она хранится у работодателя․ Однако жизнь полна непредвиденных ситуаций, и одной из самых стрессовых как для сотрудника, так и для отдела кадров становится кража трудовых книжек․ Это может быть целенаправленное преступление, хищение сейфа вместе с содержимым или даже несанкционированный вынос документа самим работником․
Чем опасна кража трудовых книжек?
Утрата этого документа — это не просто бюрократическая проблема․ Кража несет в себе серьезные риски:
- Угроза пенсионному обеспечению: без записей о стаже работник может лишиться части пенсии․ Участившиеся случаи краж вынуждают тратить массу времени на восстановление прав на пенсионное обеспечение․
- Кража личных данных: информация из трудовой книжки может быть использована мошенниками для создания поддельных документов․
- Финансовые махинации: мошенники могут использовать скопированные записи для обмана финансовых учреждений, например, для оформления кредитов на имя жертвы․
Кто несет ответственность?
Любое нарушение установленных Инструкцией, Правилами и ТК РФ требований в отношении ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек и вкладышей в них, а равно неправильное осуществление действий с бланками указанных документов, когда осуществление подобных действий отнесено к трудовым обязанностям соответствующего работника, влечет за собой административную ответственность․
Если кража произошла по вине работодателя (например, из офиса выкрали сейф с документами), обязанность по восстановлению ложится на компанию․ Если же работник сам похитил свой документ или потерял его после увольнения, инициатива по восстановлению должна исходить от самого работника․
Важно помнить, что совершение работником хищения имущества работодателя (в т․ч․ кража трудовой, договоров и приказов) является основанием для расторжения с ним трудового договора по п․ 8 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ․
Что делать работодателю при краже?
Если в организации произошла кража, например, украли сейф из офиса туристической фирмы, или новый сотрудник самовольно забрал свою трудовую книжку и приказы, работодатель должен действовать четко по регламенту:
- Зафиксировать факт кражи․ Факт кражи можно и нужно зафиксировать через заявление в полицию․ Это поможет потом в суде доказывать, что выдавать работнику было нечего, а также снимет часть ответственности с работодателя․
- Составить протокол․ Факт пропажи трудовых книжек оформляется соответствующим протоколом с указанием обстоятельств (потоп, кража из сейфа и прочее)․
- Уведомить сотрудников․ Работники должны знать, что их документы утрачены․
Доказывать, что конкретный сотрудник украл книжки, должна полиция, если сделано соответствующее заявление․ Если есть аудиозапись, где работник подтверждает факт кражи и то, что он их переделывает, это необходимо приобщить к материалам дела․
Порядок восстановления трудовой книжки
Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено․ Поэтому следует соблюдать порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника․
Если книжка украдена у работника (после увольнения или самовольно)
В соответствии со ст․ 65 ТК РФ, если у человека, который решил устроиться на постоянную работу, на руках нет трудовой книжки, или она была украдена, повреждена или утеряна, он должен предпринять следующие шаги:
- Шаг 1․ Сообщить работодателю об утере․ Первое и главное — работник должен немедленно сообщить новому работодателю о потере трудовой книжки․ Для этого подается письменное заявление об утере трудовой книжки․
- Шаг 2․ Обратиться в полицию․ Необходимо написать заявление о краже․
- Шаг 3․ Запросить дубликат․ Новый работодатель в течение 5 дней с даты приема обязан оформить новую трудовую книжку, если работник предоставил заявление о ее отсутствии․
Если книжки украдены у работодателя (из сейфа компании)
В данном случае новый работодатель (или текущий) берет на себя обязанность по восстановлению данных․ Процесс включает:
- Обращение в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования для получения сведений о стаже․
- Запросы на предыдущие места работы сотрудников для получения подтверждающих справок․
- Оформление дубликатов трудовых книжек на основании собранных данных․
Особые случаи и нюансы
На практике встречаются нестандартные ситуации․ Например, сотрудник забрал трудовую книжку самовольно, до того как кадровик успел сделать в ней запись об увольнении․ В таком случае:
- Работодатель не несет ответственности за отсутствие записи, если факт кражи/самовольного изъятия зафиксирован․
- Работник не имеет права просто забрать документ из отдела кадров для предоставления в инстанции, для этого существует регламент выдачи на время под росписку․
- Заносится ли выговор в трудовую книжку? Нет, дисциплинарные взыскания (выговор, замечание) в саму трудовую книжку не заносятся, однако они могут стать основанием для увольнения, что уже будет отражено в документе․
Кража трудовых книжек — это серьезный инцидент, требующий незамедлительных действий․ Главное правило: не паниковать и действовать по закону․ Обращение в полицию фиксирует преступление, а четкий алгоритм восстановления через ПФР, архивы и предыдущие места работы позволяет вернуть утраченный стаж и защитить права работника на пенсионное обеспечение и честное трудоустройство․