Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.
Её правильное ведение и оформление записей напрямую влияют на получение пенсии,
профессионального роста и правовой защиты сотрудника. В этой статье разберём, кто именно
делает записи в трудовой книжке и кто подписывает эти записи в разных организационных
ситуациях.

Правовые основы оформления трудовой книжки

• Трудовой кодекс РФ – основной нормативный акт, регулирующий порядок ведения трудовых книжек.
• Порядок ведения трудовых книжек (постановление Минтруда РФ от № 1141) – содержит конкретные требования к оформлению записей.
• Постановление Минтруда РФ от № 1141 – устанавливает, что запись в трудовой книжке должна быть подписана работодателем или лицом, ответственным за ведение трудовых книжек и печатью организации.

Кто отвечает за ведение трудовых книжек?

В большинстве организаций за ведение трудовых книжек отвечает специалист по кадрам (HR‑менеджер, кадровый сотрудник).
Если такой специалист отсутствует, обязанность переходит к:

1. Главному бухгалтеру
2. Генеральному директору
3. Лицу, назначенному приказом о ведении трудовых книжек

Важно, чтобы в организации был отдельный приказ, в котором прописан ответственный за трудовые книжки.

Кто подписывает запись в трудовой книжке?

Согласно пункту 35 Правил ведения трудовых книжек, запись в трудовой книжке подписывается:

• Работодателем (или его представителем) – это может быть генеральный директор, руководитель подразделения, HR‑менеджер.
• Лицом, ответственным за ведение трудовых книжек – если в организации нет отдельного HR‑специалиста.

После подписи ставится печать организации. В случае индивидуального предпринимателя (ИП) печать заменяется подписью ИП.

Специфика оформления в разных организационных структурах

ИП (индивидуальный предприниматель)

• ИП самостоятельно оформляет запись о приёме на работу.
• Запись подписывается собственноручно ИП.
• Печать не требуется – подпись ИП считается заверением.

Малые компании (до 10 сотрудников)

• Генеральный директор или руководитель подразделения подписывает записи.
• Если директор отсутствует (отпуск, командировка), обязанности по подписанию могут передать заместителю.
• Важно, чтобы в приказе было прописано, кто может подписывать трудовые книжки в его отсутствие.

Средние и крупные компании (с отделом кадров)

• HR‑менеджер или специалист по кадрам отвечает за внесение записей.
• Подпись может быть от имени руководителя, но в большинстве случаев – от имени HR‑специалиста.
• Печать организации ставится после подписи.

Как оформляются основные типы записей

Приём на работу

1. Вводятся данные о сотруднике, должности, датах начала и окончания работы.
2. Подписывается работодатель (или HR‑специалист) и ставится печать.
3. Сотруднику выдаётся копия записи.

Увольнение

1. Запись о прекращении трудового договора оформляется в соответствии с приказом о расторжении.
2. Подписывается работодатель (или HR‑специалист) и ставится печать.
3. Сотруднику выдаётся копия записи.

Перевод в другую должность/отдел

1. Внесение новой записи о переводе с указанием даты и новой должности.
2. Подпись работодателя (или HR‑специалиста) и печать.

Специальные случаи

• Директор в отпуске – обязанности по подписанию могут быть переданы заместителю, но это должно быть зафиксировано в приказе.
• Титульный лист трудовой книжки – подписывается лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации.
• В случае отсутствия специалиста по кадрам – любой руководитель, уполномоченный в приказе, может подписать запись.

Практические рекомендации

• Составьте отдельный приказ о ведении трудовых книжек и назначьте ответственного.
• Обеспечьте печатный штамп организации для заверения записей.
• Проверьте, чтобы в каждом документе была подпись и печать в соответствии с законодательством.
• Храните копии всех записей в электронном виде для быстрого доступа и резервного копирования.
• При отсутствии HR‑специалиста – назначьте временного ответственного и оформите это приказом.

Ведение трудовых книжек – это не просто формальность, а важный элемент кадрового учёта.
Правильное оформление записей и их подписания гарантирует работнику законное подтверждение стажа, а работодателю – соблюдение законодательства.
Главные правила:

• Запись подписывается работодателем или лицом, ответственным за ведение трудовых книжек.
• После подписи ставится печать организации (или подпись ИП).
• В каждом документе должна быть подпись и печать в соответствии с Порядком ведения трудовых книжек.

Следуя этим рекомендациям, вы избежите ошибок, которые могут привести к проблемам при оформлении пенсии, подтверждении стажа и другим юридическим вопросам.