Процесс оформления увольнения сотрудника сопровождается заполнением множества документов, и одним из самых важных остается правильно оформленная запись в трудовой книжке. Среди кадровиков и работников часто возникают споры: должен ли сам сотрудник ставить подпись в трудовой книжке при увольнении и кто именно обязан заверить запись?
Согласно правилам ведения трудовых книжек, основным лицом, ответственным за достоверность внесенных сведений, является работодатель.
Запись об увольнении должна быть заверена:
- Подписью руководителя организации;
- Либо подписью лица, уполномоченного на ведение трудовых книжек (например, начальника отдела кадров или специалиста по кадрам).
Рядом с подписью обязательно указывается должность подписавшего лица и расшифровка подписи. Это подтверждает легитимность записи и факт того, что документ оформлен официально.
Нужна ли подпись самого работника?
Вопрос о подписи работника в самой трудовой книжке вызывает наибольшее количество дискуссий, так как в разных источниках можно встретить противоречивые мнения. Разберем детально:
- С точки зрения Порядка ведения трудовых книжек: Прямого требования о том, чтобы работник расписывался непосредственно под записью об увольнении в трудовой книжке, нет. Порядок ведения и хранения трудовых книжек этим не предусмотрен.
- С точки зрения практики получения документа: Важно различать подпись под записью в книжке и подпись о получении книжки. В последний рабочий день, при расчете и выдаче трудовой книжки на руки, сотрудник должен расписаться в документах о том, что он получил свой трудовой документ.
Важный нюанс: Некоторые организации практикуют подписание работником всех записей, внесенных за период его работы в данной компании, чтобы избежать последующих споров о достоверности сведений. Однако это не является обязательным требованием закона для каждой отдельной записи об увольнении.
Как правильно сформулировать запись об увольнении?
В 2026 году при оформлении записи об увольнении (например, по собственному желанию) допустимы две основные формулировки:
- «Уволен по собственному желанию…» (традиционный вариант, соответствующий большинству примеров в нормативных актах).
- «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника…» (современная формулировка).
При увольнении в связи с переходом на выборную должность рекомендуется использовать четкую формулировку: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Пошаговый алгоритм действий работодателя при увольнении
Чтобы процедура увольнения прошла без юридических ошибок, рекомендуется придерживаться следующего порядка:
- Издание приказа: Подготовьте приказ об увольнении.
- Ознакомление: Предъявите приказ и личную карточку работнику, получите его подпись об ознакомлении с данными документами.
- Заполнение трудовой книжки: Внесите запись об увольнении в печатный формат (если книжка бумажная).
- Заверение: Поставьте подпись уполномоченного лица (кадровика или директора) с расшифровкой.
- Выдача документа: В последний рабочий день выдайте трудовую книжку работнику под подпись в соответствующем реестре или листе ознакомления.
- Отчетность: Не забудьте сдать форму ЕФС-1 (подраздел 1.1) в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Резюме
Главное помнить: трудовая книжка заверяется подписью работодателя. Подпись работника в самой книжке под записью об увольнении не является обязательной по закону, но подпись работника в документах о получении трудовой книжки на руки обязательна для защиты интересов компании.