Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Внесение записей в неё и их заверение регламентируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225). В статье подробно рассмотрим, кто и при каких условиях имеет право ставить подпись и печать в трудовой книжке генерального директора (ГД).

Общие положения о заверении записей

Согласно пункту 35 Правил:

«Записи в трудовой книжке заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (при наличии печати) и подписью самого работника».

Таким образом, заверение может осуществлять:

• работодатель (в лице уполномоченного органа – например, учредителей, совета директоров);
• лицо, специально назначенное приказом ответственное за ведение и хранение трудовых книжек (кадровик, бухгалтер, секретарь и т.п.);
• сам работник – его подпись ставится рядом с записью, но не заменяет подпись работодателя/ответственного лица.

Кто может заверять трудовую книжку генерального директора?

Генеральный директор одновременно является и работником организации, и её исполнительным органом. В зависимости от структуры организации и внутренних распоряжений возможны следующие варианты:

Организация имеет отдельное лицо, ответственное за ведение трудовых книжек

Если в штате есть кадровик, бухгалтер или иное уполномоченное лицо, которое получило соответствующее приказом поручение, то именно оно ставит свою подпись и печать в трудовой книжке ГД. При этом подпись самого генерального директора ставится как подпись работника.

В организации только один сотрудник – генеральный директор

В этом случае, согласно пункту 35 Правил, заверение записей осуществляет:

• работодатель – то есть орган, который принял решение о приёме на работу (учредители, собрание участников, совет директоров);
• или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, назначенное приказом генерального директора (сам ГД может издать такой приказ о себе, но тогда подпись будет считаться подписью работодателя, а не работника).

На практике чаще всего используется первый вариант: учредители (или единственный участник) подписывают трудовую книжку от имени работодателя, а генеральный директор ставит свою подпись как работник.

Передача полномочий генерального директора по доверенности

Если ГД передаёт свои полномочия другому лицу (например, заместителю или управляющему) по доверенности, то:

• записи в трудовой книжке, связанные с исполнением трудовых обязанностей (приём, перевод, увольнение), могут быть заверены уполномоченным доверенностью лицом;
• при этом печать организации ставится от имени работодателя, а подпись уполномоченного лица – как подпись ответственного за ведение трудовых книжек.

Важно, чтобы доверенность явно указывала на право совершать действия по ведению и хранению трудовых книжек.

Факсимиле вместо собственноручной подписи

Согласно пункту 35 Правил, заверение требует подписи (ручную). Факсимиле (отсканированное изображение подписи) не считается подписью в смысле трудового законодательства и поэтому:

• запись, заверённая только факсимиле, является недействительной;
• это нарушение требований к оформлению трудовой книжки;
• необходимо заменить факсимиле на собственноручную подпись уполномоченного лица (или работодателя) и поставить печать организации.

Что делать, если в трудовой книжке генерального директора стоит факсимиле?

1. Определить виновное лицо – обычно это лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (кадровик, бухгалтер) или сам генеральный директор, если он сам вносил запись.
2. Составить акт о замене подписи:
   • Указать дату, номер трудовой книжки, ФИО работника;
   • Описать, что вместо собственноручной подписи стояло факсимиле;
   • Указать, что подпись заменяется на собственноручную подпись уполномоченного лица (или работодателя) с применением печати организации;
   • Подписать акт уполномоченным лицом и работником (ГД).
3. Внести исправление в трудовую книжку:
   • Зачеркнуть неверную запись (одной тонкой линией, чтобы текст оставался читаемым);
   • Сверху написать исправленную запись;
   • Под подписью работника поставить собственноручную подпись уполномоченного лица и печать организации;
   • Сделать пометку «Исправлено в соответствии с актом от ___ № ___».
4. Оформить внутренний приказ о проведении корректировки и о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек (если такого ещё нет).
5. Сообщить работнику о внесённых изменениях и получить его расписку о получении исправленной трудовой книжки.

После выполнения этих действий трудовая книжка считается правильно оформленной и может быть использована для любых целей (пособия, кредиты, загранпаспорт и т.д.).

Запись об увольнении генерального директора: кто её заверяет?

При увольнении ГД порядок заверения зависит от того, кто ведёт трудовую книжку и кто имеет право подписи от имени работодателя:

• Если ведёт кадровик/бухгалтер – он ставит свою подпись и печать;
• Если в организации только ГД – подпись ставит учредитель (или собрание участников) от имени работодателя, а сам ГД ставит свою подпись как работник;
• Если полномочия ГД переданы по доверенности – заверение делает уполномоченное доверенностью лицо (например, заместитель ГД) с печатью организации.

В случае, когда ГД увольняется по собственному желанию, он сам может внести запись об увольнении в свою трудовую книжку, но заверение всё равно должно быть сделано подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью.

Особенности при многократном продлении полномочий генерального директора

Если срок полномочий ГД продлевается несколько раз, каждая запись о продлении (избрании, переизбрании) должна быть заверена аналогично:

• подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (или работодателя);
• печатью организации;
• подписью самого ГД как работника.

Если записи за несколько лет не вносились, их можно оформить retrospektivно, соблюдая вышеуказанные требования и сделав пометку о дате фактического внесения записи.

Краткий чек‑лист для работодателя

• Определить, кто является лицом, ответственным за ведение трудовых книжек (приказом назначить кадровика, бухгалтера или иного сотрудника).
• Убедиться, что все записи в трудовой книжке ГД заверяются собственноручной подписью этого лица и печатью организации.
• При отсутствии такого лица – предусмотреть подпись учредителей (или собрания участников) как представителей работодателя.
• При передаче полномочий ГД по доверенности – проверить, что доверенность включает право ведения трудовых книжек.
• При обнаружении факсимиле – составить акт, исправить запись и поставить собственноручную подпись + пе