Трудовая книжка остается одним из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат по-прежнему широко используется и регулируется строгими правилами. В данной статье мы подробно разберем, кто, когда и в каких случаях обязан вносить записи в этот документ.
Кто несет ответственность за ведение трудовой книжки?
Согласно действующему законодательству, обязанность по ведению, заполнению и хранению трудовой книжки возложена исключительно на работодателя. Это означает, что работник не должен самостоятельно вносить в документ какие-либо правки или записи.
Важные нюансы ответственности:
- Для организаций и ИП: Предприниматели и юридические лица обязаны заводить и вести трудовые книжки на всех лиц, принятых по трудовым договорам.
- Для ответственных лиц: В организации обычно назначается сотрудник, ответственный за кадровый учет. При этом нормативные акты не устанавливают особых правил заверения записей в книжке самого сотрудника, который ведет учет (он может подписывать документы в рамках своих полномочий, если это не противоречит внутренним регламентам).
Когда работодатель обязан внести запись?
Записи в трудовую книжку вносятся при возникновении определенных кадровых событий. Основные случаи включают:
- Прием на работу: Запись делается при поступлении работника на основное место работы на срок более 5 дней.
- Перевод на другую работу: Любые постоянные изменения трудовой функции или перевод на другую должность.
- Увольнение: Окончание трудовых отношений с организацией.
Сроки внесения: Как правило, записи о начале работы в новой трудовой функции должны быть сделаны не позднее пяти рабочих дней с момента начала работы сотрудника.
Бумажная или электронная книжка: в чем разница в обязанностях?
С 2021 года в РФ действует переход на электронный формат. Однако это не отменяет обязанности по ведению бумажных документов в следующих случаях:
- Отказ от перехода: Если работник был трудоустроен до 1 января 2021 года и официально отказался переходить на электронный вариант, работодатель обязан продолжать вести его бумажную книжку.
- Дублирование: В ряде случаев работодатель должен дублировать записи о кадровых изменениях в бумажной книжке, если она продолжает вестись.
Особые случаи и исправление ошибок
Совместительство и возложение обязанностей
Важно различать основное место работы и совместительство. Записи в трудовую книжку вносятся только по основному месту работы. Факт работы по совместительству обычно не отражается в книжке по основному месту, если работник сам об этом не попросит. Однако отсутствие такой записи не должно ущемлять пенсионные права работника, так как ответственность за оформление документов лежит на работодателе.
Исправление ошибок
Если в трудовой книжке была допущена ошибка или пропущена необходимая запись, исправлять её обязан именно тот работодатель, который допустил ошибку. Самостоятельное исправление записей работником недопустимо и может привести к признанию документа недействительным.
Обязательный учет и ознакомление
Помимо заполнения самих книжек, организация обязана соблюдать следующие правила:
- Учет бланков: Каждая организация должна вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
- Ознакомление работника: С каждой новой записью (о приеме, переводе или увольнении) работодатель обязан ознакомить владельца книжки под роспись.
Трудовая книжка, это официальный персональный документ. Небрежное отношение к ней со стороны работодателя может привести к трудовым спорам и административным штрафам. Помните, что своевременное и правильное внесение записей — это не просто формальность, а гарантия соблюдения прав работника на пенсионное обеспечение и подтверждение его профессионального опыта.