Трудовая книжка — это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. В ней фиксируются все ключевые события трудовой деятельности: прием на работу‚ переводы‚ увольнения‚ награждения и другие значимые изменения. С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки‚ однако бумажные экземпляры по-прежнему остаются актуальными для многих сотрудников. Важно понимать‚ где и кем могут вноситься записи в трудовую книжку‚ чтобы избежать нарушений трудового законодательства;
Кто имеет право вносить записи в трудовую книжку?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 695)‚ запись в трудовую книжку может вносить только уполномоченное лицо работодателя. К таким лицам относятся:
- Специалист по кадрам (кадровик‚ сотрудник отдела кадров)
- Руководитель организации (если в штате нет кадровика)
- Индивидуальный предприниматель — при ведении трудовой книжки самостоятельно
Важно: никто другой — ни бухгалтер‚ ни юрист‚ ни внештатный консультант — не имеет права вносить записи в трудовую книжку‚ даже если они выполняют кадровые функции. Только лица‚ официально уполномоченные приказом руководителя‚ могут выполнять эту обязанность.
Где можно внести запись в трудовую книжку?
Записи в трудовую книжку вносятся только по месту работы, то есть там‚ где работник фактически трудится и с которым заключен трудовой договор. Ниже перечислены основные случаи и места внесения записей:
При приеме на работу
Запись о приеме на работу вносится в день трудоустройства в организации‚ которая является новым работодателем. Это может быть:
- ООО‚ АО‚ ПАО
- ИП (индивидуальный предприниматель)
- Государственное или муниципальное учреждение
- Филиал или представительство организации (если оно имеет право вести трудовые книжки)
При увольнении
Запись об увольнении вносится в последнем месте работы — то есть в той организации‚ где сотрудник был трудоустроен на момент увольнения. Даже если работник сменил несколько мест работы за год‚ запись об увольнении делается только в текущей организации.
При переводе на другую должность или в другое подразделение
Запись о переводе вносится по месту основной работы. Если сотрудник переводится в филиал той же компании, запись делается в трудовой книжке‚ хранящейся в головном офисе или в филиале‚ если он уполномочен вести книжки.
При награждении почетной грамотой или благодарностью
Согласно разъяснениям Роструда‚ запись о награждении почетной грамотой‚ благодарностью или иными формами поощрения вносится по желанию работодателя. Если работодатель решает внести такую запись — она делается в трудовой книжке по месту работы‚ где работник получил награду.
При прохождении военной службы по контракту
Согласно ответу Роструда‚ запись о прохождении военной службы по контракту вносится по месту работы после возвращения сотрудника. Работник должен предоставить копию приказа о зачислении в воинскую часть или справку из военкомата; Запись делается на основании представленных документов.
Можно ли внести запись в трудовую книжку в другом городе или регионе?
Нет‚ нельзя. Записи в трудовую книжку вносятся исключительно по месту трудоустройства. Даже если сотрудник работает в филиале в другом городе‚ запись делается в той организации‚ которая является его непосредственным работодателем.
Если работник уволился из одного города и устроился в другой — новая организация вносит запись о приеме‚ а старая — о увольнении. Нет возможности внести запись «в другом месте»‚ даже если у вас есть оригинал трудовой книжки.
Что делать‚ если трудовая книжка находится у другого работодателя?
Если работник сменил место работы‚ но трудовая книжка осталась у предыдущего работодателя (например‚ из-за задержки выдачи)‚ то:
- Новый работодатель не имеет права вносить записи в книжку‚ пока она не будет передана ему.
- Работник должен запросить трудовую книжку у предыдущего работодателя (письменно).
- После получения книжки новый работодатель вносит запись о приеме на работу в течение 5 рабочих дней.
Если предыдущий работодатель уклоняется от выдачи книжки — работник может обратиться в Государственную инспекцию труда (Роструд) или в суд.
Электронные трудовые книжки: где вносятся записи?
С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для всех новых сотрудников‚ если работник не подал заявление о сохранении бумажной версии.
Записи в электронную трудовую книжку вносятся:
- Только через информационную систему Роструда (на портале «Электронная трудовая книжка»)
- Только уполномоченными кадровыми сотрудниками
- В течение одного рабочего дня с момента издания приказа
Важно: электронная трудовая книжка не заменяет бумажную — если работник имеет бумажную книжку‚ записи в нее продолжают вноситься в традиционном порядке. Электронная версия — это дополнительный‚ но не альтернативный документ.
Что будет‚ если запись внесена не в том месте?
Несанкционированное внесение записи в трудовую книжку, это нарушение трудового законодательства. Последствия могут быть следующими:
- Запись будет признана недействительной
- Работодатель может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 рублей для юрлица)
- Работник может потребовать восстановления трудового стажа через суд
- При проверке Пенсионного фонда запись не будет учтена при назначении пенсии
Чтобы избежать ошибок и нарушений‚ запомните главное:
- Записи в трудовую книжку вносятся только по месту работы — там‚ где заключен трудовой договор.
- Только уполномоченные лица (кадровик или руководитель) имеют право вносить записи.
- Нельзя вносить записи в книжку‚ которая находится у другого работодателя — нужно сначала получить её.
- Электронные трудовые книжки ведутся только через систему Роструда — никаких «ручных» записей в электронной версии не допускается.
- Все записи должны быть оформлены в соответствии с Правилами № 695 — с указанием номера приказа‚ даты‚ основания и подписи ответственного лица.
Соблюдение этих правил гарантирует законность трудового стажа работника и защитит работодателя от штрафов и судебных разбирательств. Если сомневаетесь — всегда обращайтесь к Роструду или к юристу по трудовому праву.
Важно! Трудовая книжка, это не просто бумага. Это история вашей профессиональной жизни. Её нужно беречь и вести правильно.