Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и являющийся основанием для назначения пенсии, социальных выплат и других правовых последствий. Вопросы, связанные с правом на заполнение трудовых книжек, регулируются строгими нормативными актами, и нарушение этих правил может повлечь за собой административную ответственность работодателя. В этой статье подробно разберём, кто имеет право заполнять трудовую книжку, как это должно делаться, какие документы требуются, и какие изменения вступили в силу в 2026 году.

Кто имеет право заполнять трудовую книжку?

Исключительное право на заполнение трудовой книжки принадлежит работодателю, то есть юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю, с которым заключён трудовой договор. Это закреплено в Приказе Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».

На практике это означает:

• Заполнение трудовой книжки — это обязанность работодателя, а не право сотрудника.
• Сотрудник не имеет права самостоятельно вносить записи в свою трудовую книжку — даже если он работает в бухгалтерии или кадровой службе.
• Заполнение осуществляется уполномоченным лицом работодателя — как правило, это сотрудник кадровой службы, главный бухгалтер или директор (если кадровая служба отсутствует).

Важно: даже если сотрудник сам приносит заполненную трудовую книжку из предыдущего места работы, новый работодатель не вправе принимать её как готовую, он обязан проверить все записи, заверить их печатью и внести новые сведения в соответствии с законом.

Правовая основа: какие нормативные акты действуют в 2026 году?

В 2026 году действуют следующие ключевые документы:

1. Приказ Минтруда России от № 320н, основной документ, утвердивший новую форму трудовой книжки и порядок её ведения. Утратил силу устаревшая Инструкция Минтруда от № 69.
2. Приказ Минфина России от № 55н — регулирует порядок изготовления, учёта и выдачи бланков трудовых книжек.
3. Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 68, 77, 84.1) — устанавливает обязанность работодателя вести трудовые книжки и вносить в них записи о приёме, переводе, увольнении и награждениях.
4. Постановление Правительства РФ от № 225 — частично утратило силу, но остаётся в силе в части, не противоречащей Приказу № 320н.

Все записи в трудовой книжке должны производиться на русском языке, чётко, разборчиво, без помарок, исправлений и сокращений (кроме утверждённых в нормативных актах).

Кто именно может вносить записи в трудовую книжку?

Записи в трудовую книжку вносятся только лицами, официально уполномоченными работодателем. Для этого необходимо:

• Издать приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек (например, кадровика или бухгалтера).
• Оформить доверенность (если ответственное лицо не является штатным сотрудником).
• Обеспечить доступ к печати и бланкам трудовых книжек только уполномоченным лицам.

Запрещено:

• Предоставлять трудовую книжку сотруднику для самостоятельного заполнения.
• Позволять внештатным сотрудникам, аутсорсинговым компаниям или бухгалтерским услугам вносить записи без официального приказа и доверенности.
• Использовать ручки с краской, которая может растекаться или выцветать, только чернила чёрного цвета (гелевые, перьевые или шариковые).

Какие записи вносятся в трудовую книжку и как это делается?

В трудовую книжку вносятся следующие сведения (в строгом порядке):

1. Сведения о работнике — на титульном листе: ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность (по документам).
2. Сведения о приёме на работу — дата, наименование должности, основание (приказ, договор).
3. Сведения о переводе на другую работу — постоянный или временный.
4. Сведения об увольнении — дата, основание (статья ТК РФ), номер и дата приказа.
5. Сведения о награждениях и поощрениях — если они имеют значение для трудового стажа (например, «награждён благодарностью»).
6. Сведения о внешнем совместительстве, не вносятся в трудовую книжку, если только сотрудник не просит об этом в письменной форме и не предоставляет копию приказа о приёме на работу по совместительству.

Образец заполнения записи о приёме на работу:

• Столбец 1 — порядковый номер записи (например, 1).
• Столбец 2 — дата приёма (например, ).
• Столбец 3 — сведения о приёме: «Принят на работу в должность бухгалтера по основному месту работы».
• Столбец 4 — основание: «Приказ № 45 от ».

Под каждой записью ставится подпись уполномоченного лица и печать организации (если она есть). Если организация не имеет печати — подпись и расшифровка обязательны.

Что делать, если трудовая книжка испорчена или утеряна?

Сотрудник имеет право обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки в следующих случаях:

• Трудовая книжка утеряна.
• Трудовая книжка испорчена (порвана, залита водой, нечитаемые записи).
• В трудовой книжке обнаружены ошибки, которые невозможно исправить.

Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 рабочих дней с момента получения заявления. В дубликате вносятся все записи, подтверждённые документами (приказы, справки, выписки из архивов).

Важно! Работодатель не вправе отказать в выдаче дубликата, даже если сотрудник уволился давно. Ответственность за хранение трудовых книжек лежит на работодателе в течение 75 лет после увольнения сотрудника (согласно Постановлению Правительства РФ № 225).

Ошибки при заполнении: последствия и как их избежать

Наиболее частые ошибки работодателей:

• Записи сделаны карандашом или цветными чернилами — недопустимо.
• Исправления без заверения — запрещены. Любая ошибка требует аннулирования записи и внесения новой с указанием причины.
• Отсутствие подписи и печати, запись считается недействительной.
• Внесение информации о совместительстве без заявления сотрудника — нарушение.
• Заполнение трудовой книжки на языке, отличном от русского — недопустимо, за исключением регионов с официальным языком (например, Татарстан, Башкортостан), где допускается двуязычие, но русский язык — обязательный.

Последствия нарушений:

• Штрафы для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей.
• Штрафы для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Судебные иски от сотрудников о возмещении ущерба (например, при потере права на пенсию).

Памятка для работодателя: 5 ключевых правил

1. Назначьте ответственного за ведение трудовых книжек — оформите приказ.
2. Храните бланки в сейфе или специальном шкафу с доступом только уполномоченным лицам.
3. Вносите записи в течение 5 рабочих дней с даты издания приказа о приёме, переводе или увольнении.
4. Никогда не передавайте трудовую книжку сотруднику для самостоятельного заполнения.
5. Соблюдайте формат и язык: только чёрные чернила, русский язык, без сокращений, с печатью и подписью.

Право на заполнение трудовой книжки, это не просто формальность, а важнейшая юридическая обязанность работодателя, защищающая права работника на социальные гарантии. Неверное или несвоевременное заполнение может привести к потере трудового стажа, отказу в пенсии, судебным искам и штрафам.

В 2026 году все записи ведутся в соответствии с Приказом Минтруда № 320н. Работодатель должен быть готов к проверкам Роструда, ФСС и Пенсионного фонда. Лучшая защита — это чёткое соблюдение законодательства, регулярное обучение кадровых работников и использование официальных образцов заполнения.

Скачать актуальные образцы заполнения трудовой книжки и бланки можно на официальных сайтах:

• mintrud.gov.ru, Минтруд России
• consultant.ru, КонсультантПлюс
• garant.ru — Гарант

Помните: правильная трудовая книжка — это гарантия будущего вашего сотрудника и защита вашего бизнеса;