Трудовые книжки – важный документ, который хранит сведения о трудовой деятельности сотрудника. В больших компаниях и государственных учреждениях их хранит несколько десятков, иногда сотен экземпляров. Чтобы быстро находить нужную книжку, работодатели используют разделители для трудовых книжек. В этой статье мы подробно разберём, что это такое, зачем они нужны, как их распечатать и где можно приобрести готовые варианты.
Что такое разделитель для трудовых книжек?
Разделитель – это небольшая табличка, обычно из картона, пластика или металла, которая размещается рядом с каждой трудовой книжкой в папке, картотеке или коробке. Он содержит название группы, в которую попадает книга (например, «А»–«Я», «Отдел продаж», «Юридический отдел»). Благодаря разделителям можно быстро ориентироваться в массиве документов.
Ключевые преимущества:
- Ускоряет поиск нужной книжки.
- Снижает риск потери или повреждения документа.
- Облегчает систематизацию по алфавиту, подразделениям или датам.
- Упрощает работу с электронными копиями – можно быстро сопоставить бумажный и цифровой архив.
Какой формат разделителя лучше выбрать?
Существует несколько типов разделителей:
- Буквенные (А–Я) – подходят для небольших отделов, где книги распределяются по алфавиту.
- Цифровые (01–12) – удобно использовать в бухгалтерии, где книги группируются по месяцам.
- Буквенно‑цифровые (А1, А2, …) – комбинируют оба подхода.
- Папочные (Attache) – специальные полоски, которые крепятся к папке формата А4. Размеры обычно 290 × 210 мм.
- Картонные (145 × 115 мм) – компактные, легко помещаются в небольшие коробки.
Выбор зависит от объёма хранения и предпочтений организации. В большинстве случаев достаточно стандартных картонных разделителей размером 145 × 115 мм.
Где можно купить готовые разделители?
В интернете доступны различные варианты:
- Картонные разделители (10 штук/упаковка) – цена около 200 руб. (примерно 200 руб. за упаковку 10 штук). Можно заказать в интернет‑магазинах «Комус», «Бумага‑С» и др.
- Пластиковые разделители Attache – более прочные, подходят для длительного использования. Размер 290 × 210 мм.
- Цифровые и буквенные разделители для папок – доступны в магазинах канцтоваров. Часто продаются в наборе от 10 до 30 штук.
- Разделители с доставкой – многие поставщики предлагают бесплатную доставку по Москве и области.
При выборе обратите внимание на материал (картон, пластик, металл) и наличие клеевых лент или зажимов для фиксации.
Как распечатать собственный разделитель?
Если вам нужны индивидуальные разделители, их можно быстро распечатать дома или в офисе. Ниже – пошаговая инструкция.
Подготовка шаблона
Скачайте готовый шаблон из официального сайта кадровых услуг (пример: 145 × 115 мм). Шаблон обычно в формате PDF или DOCX. Если шаблона нет, создайте таблицу в Word:
- Создайте таблицу 1 × 1 ячейку.
- Установите размеры ячейки: ширина = 145 мм, высота = 115 мм.
- В ячейку вставьте название группы (буква, номер, название отдела).
- Добавьте рамку и, при желании, фон (например, серый цвет).
Выбор бумаги и принтера
Для печати разделителей лучше использовать плотную бумагу (80–120 г/м²) или картонный лист. Если у вас есть принтер с возможностью печати на картоне, используйте его. В противном случае можно распечатать на обычной бумаге и затем наклеить на картон.
Печать и обрезка
Печатайте в режиме «максимальная печать» (full‑bleed), чтобы избежать белых полей. После печати обрежьте края по точке разреза. Если печатаете в офисе, попросите сотрудника из отделения печати обрезать по шаблону.
Фиксация разделителя
Для закрепления разделителя можно использовать:
- Клей‑пластырь (клеевой лентой).
- Зафиксировать в папке с помощью зажимов.
- Приклеить к коробке с помощью двустороннего скотча.
Как правильно использовать разделители в трудовой книжке?
Установите разделитель рядом с каждой трудовой книжкой. Он может находиться в папке, коробке или картотеке.
Соблюдайте порядок хранения. Если вы используете буквенные разделители, размещайте книги в алфавитном порядке. Для цифровых – по дате или номеру.
Обновляйте разделители при изменении группы. Если сотрудник переводится в другой отдел, поменяйте название на разделителе.
Периодически проверяйте целостность разделителей. При износе заменяйте их.
Правовые аспекты
Согласно Постановлению Правительства РФ от N 51 и Приказу Минтруда России от N 320н, разделители не являются обязательными, но они помогают соблюдать правила ведения и хранения трудовых книжек. При печати разделителей важно не нарушать конфиденциальность данных: в разделителях не должно быть персональных сведений, кроме названия группы.
Часто задаваемые вопросы
- Нужны ли разделители для электронных трудовых книжек? – Нет, но они полезны для сопоставления бумажных и электронных копий.
- Можно ли использовать разделители из бумаги? – Да, но они менее долговечны. Лучше выбирать картон или пластик.
- Какой размер разделителя подходит для папки А4? – Обычно 290 × 210 мм (полностью покрывает лист).
- Можно ли заказать индивидуальные разделители? – Да, многие поставщики предлагают печать по заказу.
Разделители для трудовых книжек – простое, но эффективное решение для организации документооборота. Они ускоряют поиск, снижают риск потери и делают хранение более прозрачным. Вы можете купить готовые варианты в интернет‑магазинах или распечатать собственные, следуя простым инструкциям. Не забывайте соблюдать требования Трудового кодекса РФ и использовать разделители в соответствии с правилами хранения трудовых книжек.
Если у вас возникли вопросы по выбору разделителей или их установке, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров или к поставщикам канцелярских товаров. Удачной работы!