В 2026 году, несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный документооборот все еще сохраняет свою актуальность. Многие сотрудники продолжают вести бумажные трудовые книжки, и время от времени возникает необходимость получения их заверенных копий для банков, визовых центров или органов соцзащиты.
Главный вопрос, который часто возникает у специалистов по кадрам и руководителей: кто именно имеет законное право заверять копии трудовых книжек и вносить записи в оригинал? Разберем этот вопрос подробно, опираясь на актуальные нормы трудового законодательства и правила делопроизводства.
Законодательная основа: кто несет ответственность?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ) и Инструкции по заполнению трудовых книжек, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек несет работодатель.
Однако непосредственное выполнение этих функций делегируется конкретному сотруднику. Закон гласит:
- Ответственным за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек является специально уполномоченное лицо.
- Назначение такого лица должно быть оформлено приказом (распоряжением) работодателя.
- Если приказ не издавался, формально никто, кроме единоличного исполнительного органа (генерального директора), не имеет права подписывать трудовые книжки и заверять их копии.
Кто конкретно может быть наделен этими полномочиями?
В зависимости от штатной структуры организации, заверять трудовые книжки могут:
- Руководитель организации (Генеральный директор). По умолчанию именно он несет ответственность, если не издан специальный приказ о делегировании полномочий.
- Специалист по кадрам (инспектор отдела кадров). Это наиболее распространенная практика. Кадровик становится ответственным лицом на основании приказа.
- Бухгалтер или главный бухгалтер. В небольших организациях, где нет отдела кадров, эти функции часто возлагаются на бухгалтерию.
- Другой уполномоченный сотрудник. Это может быть офис-менеджер, секретарь или любой другой работник, на которого возложены функции кадрового делопроизводства приказом.
Важно: Просто должностная инструкция «специалист по кадрам» не дает автоматического права подписи. Должен быть издан отдельный приказ «О назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек».
Порядок заверения копий трудовой книжки в 2026 году
Работодатель обязан выдавать работнику по его письменному заявлению заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Отказ в выдаче копии трудовой книжки незаконен.
Как правильно заверить копию?
Процедура заверения строго регламентирована. Копия должна быть заверена лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, или руководителем организации.
Алгоритм действий:
- Копируются все заполненные страницы трудовой книжки.
- На каждом листе копии (или на последнем листе, если страницы прошиты) делается надпись: «Копия верна».
- Указывается должность лица, заверившего копию (например, «Инспектор по кадрам» или «Генеральный директор»).
- Ставится личная подпись уполномоченного лица.
- Расшифровка подписи (фамилия и инициалы).
- Проставляется дата заверения.
- Ставится печать организации (или печать отдела кадров, если она есть и ее использование предусмотрено локальными актами для таких целей, однако надежнее использовать основную печать организации).
Образец записи:
Копия верна
Специалист по кадрам _____________ /Иванова А.А./
23 мая 2026 г.
(Печать организации)
Нюансы для разных ситуаций
Если сотрудник работает в организации:
Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя. Копия заверяется ответственным лицом и выдается сотруднику. Срок действия такой копии обычно устанавливает запрашивающая организация (часто — 14 или 30 дней), но законодательно он не ограничен, если не указано иное.
Заверение для руководителей и учредителей:
Если трудовая книжка ведется на директора или учредителя, который является единственным работником, заверять копию ему некому внутри организации. В таком случае копия заверяется нотариально, либо, если есть совет директоров или другой орган управления, подписывается председателем этого органа.
Электронные трудовые книжки (ЭТК):
В 2026 году многие сотрудники переходят на ЭТК. Выписка из электронной трудовой книжки, полученная через портал Госуслуг или ПФР, уже имеет статус официального документа с электронной подписью. Дополнительное заверение работодателем («живой» печатью) для таких выписок, как правило, не требуется, так как их подлинность проверяется по электронным реестрам. Однако некоторые консервативные организации (банки, визовые центры) могут по-прежнему запрашивать бумажную копию или заверенную выписку от работодателя.
Частые ошибки при заверении
Чтобы копия трудовой книжки имела юридическую силу, избегайте следующих ошибок:
- Отсутствие приказа о назначении ответственного. Если инспектор по кадрам подписывает копию, но приказа о наделении его такими полномочиями нет, копия может быть признана недействительной.
- Неполная информация в заверительной надписи. Отсутствие даты, расшифровки подписи или должности делает документ невалидным.
- Использование «Копия снята с оригинала». Правильная формулировка строго определенная: «Копия верна».
- Заверение незаверенных страниц. Заверять нужно все страницы, где есть записи. Пустые страницы копировать и заверять не нужно.
Резюме
Право заверять трудовые книжки и их копии в 2026 году имеет только лицо, назначенное приказом работодателя. Чаще всего это руководитель организации или специалист отдела кадров. Отсутствие правильно оформленного приказа ставит под угрозу легитимность всех записей в трудовых книжках и выданных копий.
Помните: даже в эпоху цифровизации правильность оформления бумажных документов остается критически важной для защиты прав работников и интересов работодателя.