Вопрос о том, кто имеет право подписывать запись в трудовую книжку, когда генеральный директор находится в отпуске, часто возникает у кадровиков и руководителей небольших компаний. Ответ зависит от нормативных актов, внутренней регламентации предприятия и наличия доверенностей. В статье подробно разберём, какие документы необходимо оформить, кто может выступать вместо директора и какие нюансы следует учитывать.
Правовая база
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 71, 73) запись в трудовую книжку вносит работодатель. В юридическом смысле «работодатель» – это лицо, уполномоченное действовать от имени организации. При отсутствии генерального директора в отпуске эта роль переходит к лицу, имеющему соответствующие полномочия.
- Постановление Правительства РФ от № 1159 «Об утверждении формы Т‑1»;
- Приказ Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑207 (о доверенностях на подписание кадровых документов);
- Рекомендации КонсультантПлюс (Краснодар) – «Подписываем документы за директора»;
- Внутренний приказ организации о назначении ответственного за трудовые книжки.
Кто может подписать запись в трудовую книжку?
2.1 Заместитель директора (исполняющий обязанности)
Если в уставе или в приказе о структуре предприятия предусмотрено назначение заместителя директора (или другого руководителя) в качестве исполняющего обязанности директора, то он имеет право:
- Подписывать приёмные и увольнительные приказы;
- Вносить запись в трудовую книжку (подпись и печать организации).
При этом в графе «должность лица, подписывающего документ» указывается точная должность, например: «Заместитель генерального директора».
2.2 Уполномоченный сотрудник по доверенности
Если заместителя нет или он не имеет соответствующего приказа, директор может оформить доверенность на конкретного сотрудника (например, главного бухгалтера или HR‑менеджера). Согласно письму Минтруда от № 14‑6/ООГ‑207, доверенность должна:
- Быть выдана в письменной форме;
- Содержать чёткое указание полномочий (подписание кадровых документов, включая запись в трудовую книжку);
- Быть заверена подписью директора и печатью организации.
2.3 Совет директоров / учредитель
В компаниях, где у директора нет заместителя, а уставом предусмотрено, что в его отсутствие функции возлагаются на учредителя или совет директоров, запись в книжку может выполнить одно из этих лиц, если у него есть соответствующее распоряжение.
2.4 Единоличный предприниматель
Если в организации единственный руководитель – индивидуальный предприниматель (ИП) – запись в трудовую книжку подписывает сам ИП, так как он одновременно и работодатель, и исполнительный орган.
Как оформить запись в трудовую книжку при отсутствии директора?
3.1 Приём на работу
- Подготовьте приказ о приёме на работу. В приказе укажите:
- ФИО сотрудника;
- Должность;
- Дата начала работы;
- Основание (например, «в соответствии с доверенностью № … от …»).
- Приказ подписывает уполномоченное лицо (заместитель директора, лицо по доверенности).
- Внести запись в трудовую книжку:
- Дата приёма;
- Должность и наименование организации;
- Подпись уполномоченного лица и печать.
3;2 Увольнение
Порядок аналогичен приёму: издаётся приказ об увольнении, подписанный уполномоченным лицом, после чего в трудовой книжке делается запись об увольнении (дата, причина, подпись, печать).
3.3 Запись о совместительстве
Если сотрудник работает по совместительству, запись в книжку вносится по просьбе сотрудника и подписывается тем же уполномоченным лицом, что и при приёме.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2023 года в России активно вводится электронная трудовая книжка. При её ведении запись делается в системе «Госуслуги» и подписывается электронной подписью уполномоченного лица. При отсутствии директора в отпуске:
- Электронную подпись может иметь заместитель директора;
- Либо лицо, которому выдана доверенность на подписание кадровых документов.
ЭТК упрощает процесс, так как не требует физической печати книги, однако юридическая сила записи сохраняется.
Практические рекомендации для работодателя
- Назначьте ответственного заранее. Оформите приказ о назначении заместителя директора (или другого сотрудника) ответственным за трудовые книжки и укажите его полномочия.
- Оформите доверенность. Если заместителя нет, подготовьте доверенность на главного бухгалтера или HR‑специалиста.
- Не забывайте о печати. Запись в книжку без печати организации считается недействительной.
- Сохраняйте копии приказов и доверенностей. При проверке инспекции труда они могут потребоваться.
- Обучите персонал. Убедитесь, что сотрудники, подписывающие документы, знают порядок заполнения записей (какие реквизиты обязательны).
- Переход на ЭТК. При возможности используйте электронную трудовую книжку – это уменьшит риск ошибок и ускорит процесс;
Типовые образцы
6.1 Приказ о приёме на работу (пример)
Приказ № 12/2026 «О приёме Иванова И.И. на должность менеджера по продажам» В соответствии с доверенностью № 5/2026 от г., выданной генеральному директору ООО «Ромашка», приказываю: Принять Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с г. Оформить трудовой договор и внести запись в трудовую книжку. Контроль исполнения – главный бухгалтер. Подпись: ______________________ (Заместитель генерального директора) Печать
6.2 Приказ об увольнении (пример)
Приказ № 27/2026 «Об увольнении Петровой А.А. с должности бухгалтера» В соответствии с доверенностью № 5/2026 от г., выданной генеральному директору ООО «Ромашка», приказываю: Уволить Петрову Анну Александровну с г. по собственному желанию. Оформить запись в трудовой книжке. Выдать трудовую книжку и расчётный лист. Подпись: ______________________ (Заместитель генерального директора) Печать
Когда генеральный директор находится в отпуске, запись в трудовую книжку может быть выполнена уполномоченным лицом – обычно это заместитель директора или сотрудник, действующий по доверенности. Главное – наличие официального приказа или доверенности, подпись уполномоченного лица и печать организации. При правильном оформлении такие записи имеют полную юридическую силу и не вызывают вопросов у инспекции труда.
Не откладывайте оформление полномочий: подготовьте внутренний регламент, оформите доверенности и, при возможности, перейдите на электронную трудовую книжку – это упростит работу и снизит риск ошибок.
Автор: Ваш помощник по трудовому праву
Дата публикации: