Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий место работы гражданского населения. Заполнение и ведение её возлагается на определённые лица, а не каждый работник может самостоятельно вносить записи. Ниже разберём, кто имеет право вносить сведения в трудовую книжку, какие нормы ТК РФ и приказы Минтруда регулируют этот процесс, а также какие практические рекомендации следует соблюдать.

Согласно пункту 27 Правил заполнения трудовой книжки (утв. 2021‑09‑10) и рекомендациям Государственной инспекции труда, вносятся записи только тем лицом, которое:

• назначено работодателем ответственным за ведение кадрового делопроизводства;
• имеет соответствующую уполномоченность (кадровый специалист, HR‑менеджер, бухгалтер, которому приказом делегированы функции ведения трудовых книжек);
• владеет актуальными нормативными актами и внутренними процедурами организации.

То есть не сам работник, а только уполномоченное лицо, которое ведёт кадровое дело.

Какие должности могут быть уполномоченными?

1. Специалист по персоналу (HR‑менеджер).
2. Кадровый менеджер/руководитель отдела кадров.
3. Бухгалтер, которому приказом руководителя поставлена задача вести трудовые книжки.
4. Любое лицо, получившее официальную доверенность от работодателя.

Важно, чтобы у такой osoby была подпись (или печать) организации, подтверждающая её полномочия.

Что именно можно вносить в трудовую книжку?

В трудовую книжку вносяться только те сведения, которые регламентированы ТК РФ и Приказом Минтруда № 320н:

• Фамилия, имя, отчество (при наличии).
• Дата рождения.
• Место работы (наименование организации, подразделение).
• Дата приёма на работу.
• Дата увольнения (при увольнении).
• Сведения о совместительстве (по заявлению сотрудника и только по основному работодателю).
• Сведения о приостановлении или возобновлении действия трудового договора (например, при мобилизации).

Все изменения вносятся на ьном листе или на соответствующей странице, оформляются подписью и печатью организации.

Как правильно оформить запись?

Для корректного оформления следуйте этим шагам:

1. ьный лист – вносите новые данные, зачеркивая прежние (если они уже заполнены).
2. Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
3. Ссылка на нормативный акт – в случае необходимости указывайте статью ТК РФ или приказ Минтруда, на который ссылаетесь.
4. Дата – указывайте точную дату внесения записи.

Пример оформления (см. образцы записей в трудовую книжку на все случаи жизни):

Фамилия: Иванов
Имя: Петр
Отчество: Сергеевич
Дата рождения: 
Место работы: ООО «Пример» – отдел продаж
Дата приёма на работу: 
Подпись уполномоченного: ______________________
Печать: [ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ]

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли вносить запись о приостановлении или возобновлении действия трудового договора? – Да, такие сведения фиксируются в соответствии с рекомендациями Роструда (см. новости от 2026‑04‑27).
• Может ли ИП вести запись в своей собственной трудовой книжке? – ИП, ведущий учёт самостоятельно, может вносить записи о своей деятельности, но при приёме на работу другого работодателя эта информация не обязана переноситься.
• Кто может исправлять ошибки в уже существующей записи? – По пункту 27 Правил исправления вносятся только тем работодателем, который допустил ошибку.
• Может ли бухгалтер вносить записи в трудовую книжку? – Да, если ему приказом руководителя возложена ответственность за ведение, хранение и учёт трудовых книжек.

Практические рекомендации для работодателей

1. Определите в штатном расписании лицо, которое будет отвечать за ведение трудовых книжек.
2. Обучите выбранного сотрудника всех требований Правл. заполнения трудовой книжки (пункт 27, Приказ Минтруда № 320н).
3. Установите внутренний регламент подписи и печати записей.
4. Регулярно проверяйте соответствие записей актуальным нормативам (особенно в случае изменений законодательства).
5. Храните копии всех записей в архиве организации не менее 5 лет.

Соблюдение этих рекомендаций позволит избежать ошибок при оформлении кадровых документов и защитит компанию от возможных проверок со стороны Государственной инспекции труда.

Внести данные в трудовую книжку имеет право только уполномоченное лицо, которое:

• назначено работодателем ответственным за кадровое дело;
• обладает подписью и/или печатью организации;
• знает требования ТК РФ и Приказа Минтруда № 320н.

Только такой подход гарантирует правильность, законность и проверяемость всех записей, а также защитит как работодателя, так и работников от недоразумений в будущем.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь к специалисту по кадрам или юридическому отделу вашей организации.