Краткий ответ: Обязанность по приобретению и оформлению вкладышей (а также самой трудовой книжки) лежит исключительно на работодателе. Работник не должен нести эти расходы.
Этот вопрос часто вызывает путаницу, особенно с учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). Давайте разберем все детально.
Правовая основа: что говорит Трудовой кодекс РФ?
Согласно статье 67 Трудового кодекса Российской Федерации, трудовые книжки (в бумажном или электронном виде) являются документами, которые обязан обеспечить работнику работодатель.
- При приеме на работу: Если у работника уже есть трудовая книжка (бумажная), работодатель обязан ее принять и внести первую запись. Если ее нет (например, у впервые устраивающегося на работу), работодатель за свой счет приобретает новую бланковую книжку и оформляет ее.
- При увольнении: Работодатель обязан внести итоговую запись, поставить печать и подпись, после чего вернуть книжку работнику. Все действия с книжкой (включая вставку вкладышей при необходимости) — это обязанность работодателя.
- Вкладыши: Это дополнительные листы, которые вклеиваются в книжку при нехватке места для записей. Их приобретение, как и сама операция по вклеиванию, также является частью обязанности работодателя по ведению этого документа.
Ситуация с электронными трудовыми книжками (ЭТК)
С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек, которая хранится в Социальном фонде России (СФР). Это изменило практику:
- По умолчанию: При приеме на работу работнику выдается (или направляется) электронная трудовая книжка. Бумажный вариант выдается только по письменному заявлению работника.
- Бумажная книга: Если работник хочет иметь бумажную книжку, он должен подать работодателю письменное заявление. В этом случае работодатель обязан приобрести бумажную книжку (и вкладыши к ней) за свой счет и вести ее параллельно с электронной.
- Вкладыши для ЭТК? В классическом понимании (бумажные листы) для электронной книги они не нужны. Все записи вносятся в цифровой формат. Вкладыши требуются только для бумажного носителя, если работник на него согласился.
Что должен делать работник?
Работник не должен покупать ничего. Его действия:
- При приеме на работу проверить, что в его пользу (или в пользу предыдущего работодателя) открыта ЭТК в СФР.
- Если хочет бумажную книжку — написать заявление об этом работодателю.
- Контролировать правильность и своевременность внесения записей (как в электронную, так и, при наличии, в бумажную книжку).
- При увольнении получить у работодателя заверенную бумажную книжку (если она велась) или получить информацию о закрытии ЭТК.
Важные нюансы и частые ошибки
Ошибка №1: «Я сам купил книжку, чтобы быстрее устроиться». Это неверно. Работодатель не имеет права перекладывать эту обязанность на сотрудника. Если вам предлагают купить книжку самим, это нарушение.
Ошибка №2: «Вкладыши я куплю в канцелярии, а вы вклейте». Затраты на приобретение любых материалов для оформления трудовой книжки (вкладыши, клей, обложка) — это расходы работодателя.
Ошибка №3: «У меня старая бумажная книга, я сам вклею вкладыши». Нет. Даже если у вас есть старая книга, внесение любой записи (включая вклеивание вкладышей с последующей записью), это юридически значимое действие, которое должен совершить уполномоченный представитель работодателя (обычно кадровик или бухгалтер) с подписью и печатью организации. Самостоятельные вставки не имеют юридической силы.
Ответ однозначен: Все расходы и действия, связанные с приобретением, оформлением, ведением (включая вставку вкладышей) и возвратом трудовой книжки (бумажной), полностью лежат на работодателе.
В эпоху электронных трудовых книжек вопрос с вкладышами практически не возникает для большинства, так как бумажный носитель ведется только по заявлению работника. Но если бумажная книга ведется, то за ее состояние и комплектацию (включая вкладыши) отвечает исключительно кадровая служба компании за счет бюджета работодателя.
Если работодатель требует от вас оплатить книжку или вкладыши — это прямое нарушение Трудового кодекса. В таком случае следует обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.