Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Вопрос о том, кто, когда и на каких основаниях может забрать этот документ, регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также разъяснениями Роструда. В этой статье мы подробно разберем все ситуации, связанные с выдачей трудовой книжки.
Общие правила хранения и выдачи
По закону оригинал бумажной трудовой книжки хранится у работодателя на протяжении всего времени, пока сотрудник работает в организации. Выдавать её на руки в период работы строго запрещено. Это связано с ответственностью: если работник потеряет документ, оформлять дубликат придется именно работодателю.
Вместо оригинала, в период трудовой деятельности, сотрудник имеет право подать заявление и получить заверенную копию трудовой книжки для предъявления по месту требования (например, в банк для получения кредита).
Кто имеет право забрать трудовую книжку?
Сам работник при увольнении
Согласно статье 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний рабочий день (день прекращения трудового договора). В этот же день в документ вносятся все необходимые записи.
Сам работник без увольнения (переход на ЭТК)
С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) появилось новое основание для выдачи документа на руки. Работник имеет право в любое время отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на электронный формат. В этом случае кадровик должен:
- Внести в бумажную трудовую запись о переходе на электронную книжку.
- Выдать бумажный документ на руки работнику.
- Направить в ПФР отчет СЗВ-ТД со сведениями о подаче заявления об отказе от бумажной трудовой.
Кроме того, по письменному требованию сотрудника, он может забрать свою трудовую книжку для хранения лично даже без увольнения и без перехода на ЭТК, однако на практике это встречается редко и несет определенные риски для работодателя.
Уполномоченное лицо (по доверенности)
Что делать, если уволенный работник не может лично явиться за документом? Забрать трудовую книжку может представитель работника по нотариальной доверенности.
В такой ситуации работодатель обязан:
- Сделать отметку в книге учета движения трудовых книжек о том, что документ выдан не самому работнику, а его представителю.
- Указать в книге учета все реквизиты доверенности (дату, реестровый номер, кем и когда удостоверена).
- Забрать оригинал доверенности или ее нотариальную копию и приобщить к своим документам.
Родственники умершего работника
В случае смерти сотрудника, трудовую книжку имеют право забрать его родственники. Для этого им необходимо написать соответствующее заявление. Выдача документа также фиксируется в журнале учета.
Что делать, если работник не забрал трудовую книжку при увольнении?
На практике часто возникают ситуации, когда в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать документ. В этом случае порядок действий работодателя строго регламентирован:
- Направление уведомления: Работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте.
- Составление акта: Если работник лично присутствует, но отказывается получать документ, кадровик составляет Акт об отказе от получения трудовой книжки.
- Отправка по почте: Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Если работник дал согласие, документ можно отправить почтовым отправлением.
- Хранение невостребованных документов: Если личное дело отсутствует, трудовая книжка должна храниться в сейфе. Сроки хранения невостребованных документов зависят от даты увольнения (согласно п. 22.1 Закона от № 125-ФЗ):
- Для уволенных до 1 января 2003 года — хранение 75 лет.
- Для уволенных после 1 января 2003 года — хранение 50 лет.
Особенности для дистанционных работников
При увольнении дистанционного работника, находящегося в другом городе, работодатель также обязан вернуть бумажную трудовую книжку под подпись в журнале учета движения трудовых книжек и получить подпись сотрудника на приказе об увольнении. В таких случаях оптимальным решением является отправка документа ценным письмом с описью вложения после получения согласия работника, либо использование курьерской доставки для ускорения процесса.
Ответственность работодателя
Задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя — это серьезное нарушение. В соответствии с ТК РФ, если работник не может трудоустроиться из-за того, что ему вовремя не выдали документ, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки.
Краткие итоги
Забрать оригинал трудовой книжки с места работы имеют право:
- Сам работник — в день увольнения или при переходе на электронную трудовую книжку.
- Доверенное лицо — при наличии правильно оформленной нотариальной доверенности.
- Родственники — в случае смерти работника.
Во всех остальных случаях выдается только заверенная копия. Работодателю крайне важно соблюдать сроки выдачи и правила хранения, чтобы избежать юридической и финансовой ответственности.