Вопрос о том, кто именно может заверить запись в трудовой книжке директора, часто возникает в малых и средних компаниях, где функции кадрового делопроизводства совмещаются с управленческими обязанностями; Ниже приведены ответы на самые частые вопросы, нормативные ссылки и практические рекомендации.
Общий принцип заверения трудовой книжки
Трудовая книжка – это документ работодателя, который фиксирует трудовые отношения работника. В соответствии с Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения трудовых книжек запись об увольнении должна быть заверена:
- Подписью работодателя (или уполномоченного лица);
- Печатью работодателя (если применимо);
- Подписью самого работника (директора).
Если директор является единственным учредителем и в компании нет отдельного кадровика, то он может выполнять все эти функции самостоятельно.
Сценарии заверения трудовой книжки директора
Директор – единственный учредитель, без отдельного кадровика
В таком случае директор:
- Вносит запись об увольнении в собственную трудовую книжку;
- Заверяет её подписью самого себя (работодателя) и ставит печать (если есть);
- Подписывает копию, если она нужна для внутреннего пользования.
Пример записи:
Уволен по собственному желанию, согласно п. 3 ст. 77 ТК РФ.
Подпись: ____________________
Должность: Генеральный директор
Печать: ____________________
Директор – учредитель, но в компании есть кадровик
Кадровик (или сотрудник отдела кадров) отвечает за ведение трудовых книжек. В этом случае:
- Кадровик вносит запись об увольнении;
- Заверяет её подписью самого кадровика и ставит печать работодателя;
- Подписывает копию, если она нужна.
В копии обычно ставят надпись Верно и указывают должность заверяющего:
Верно. Кадровый специалист – Иванов И. И.
Подпись: ____________________
Директор – учредитель, но в компании есть бухгалтер
В некоторых организациях бухгалтер выполняет функции, связанные с кадровым делопроизводством. В таком случае:
- Бухгалтер вносит запись об увольнении;
- Заверяет её подписью бухгалтера и ставит печать работодателя;
- Подписывает копию, если требуется.
Директор – учредитель, но в компании есть уполномоченное доверенное лицо
Если директор передал часть своих полномочий по ведению трудовых книжек доверенному лицу, то:
- Доверенное лицо вносит запись об увольнении;
- Заверяет её подписью доверенного лица и ставит печать работодателя;
- Подписывает копию, если требуется.
Нормативные ссылки
- Трудовой кодекс РФ – ст. 77, п. 3 (указание причины увольнения);
- Правила ведения трудовых книжек – п. 35 (заверение записи);
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 – п. 5.26 (заверение копии);
- Приказ Минтруда РФ от г. № 713н (п. 12 порядка).
Как оформить копию трудовой книжки
Копия трудовой книжки может быть оформлена в виде электронной трудовой книжки (СТД‑Р) или в бумажном виде. В обоих случаях необходимо:
- Указать надпись Верно;
- Указать должность того, кто заверяет копию;
- Подписать копию с расшифровкой (ФИО и должность);
- Указать дату заверения.
Пример оформления копии:
Верно.
Кадровый специалист – Иванов И; И.
Подпись: ____________________
Практические рекомендации
- Если в компании нет отдельного кадровика, директор может выполнять все функции, но рекомендуется оформить доверенность на случай отсутствия директора.
- При оформлении копии обязательно ставьте печать работодателя, если она есть.
- Сохраняйте оригинал трудовой книжки в безопасном месте и выдавайте копию только после заверения.
- В случае сомнений обратитесь к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.
В большинстве случаев директор, являющийся единственным учредителем, имеет право самостоятельно вносить и заверять записи в своей трудовой книжке. Однако, если в компании есть кадровик, бухгалтер или уполномоченное доверенное лицо, запись об увольнении должна быть заверена им, а не самим директором. Важно соблюдать все требования Трудового кодекса и Правил ведения трудовых книжек, чтобы избежать возможных трудовых споров и обеспечить юридическую чистоту документа.