Согласно действующему законодательству (Правила ведения трудовых книжек, утверждённые Постановлением Правительства РФ от № 1, с изменениями и дополнениями), запись в трудовой книжке о приёме, переводе, увольнении и других событиях трудовой деятельности должна быть заверена подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью организации.

Если в штате организации отсутствует специализированный отдел кадров, функция заверения записей возлагается на иное уполномоченное лицо. Ниже подробно рассмотрено, кто именно может выполнять эту роль, какие документы необходимо оформить и как правильно оформить заверение.

Нормативная база

• Правила ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 1, ред. от ).
• Трудовой кодекс РФ, ст. 66 (обязанность работодателя вести трудовую книжку).
• Письмо Роструда от № 12‑3/10‑2026 «О недопустимости заверения печатью отдела кадров записей в трудовой книжке при увольнении» (подтверждает, что печать может ставиться любой уполномоченной структурой организации).

Кто может заверять трудовую книжку в отсутствие отдела кадров?

Согласно пункту 36 Правил ведения трудовых книжек, заверение записей может осуществлять:

1. Руководитель организации (директор, генеральный директор, президент и т.п.) – при наличии соответствующего приказа о возложении на него обязанностей по ведению трудовых книжек.
2. Главный бухгалтер – если его должностные инструкции включают ведение кадровой документации.
3. Иное уполномоченное лицо – специалист, которому руководитель издал отдельный приказ о поручении заверять трудовые книжки (например, юрист, секретарь, руководитель подразделения).

Важно, чтобы лицо, выполняющее заверение, имело письменное уполномочие (приказ, распоряжение или должностную инструкцию), подтверждающее его право ставить подпись и печать организации на трудовой книжке.

Как оформить уполномочие?

Примерный порядок оформления приказа о возложении обязанностей по заверению трудовых книжек:

1. Подготовка проекта приказа (можно в свободной форме, но обязательно указать:
• наименование организации;
• номер и дата приказа;
• ФИО уполномоченного лица и его должность;
• конкретные полномочия – «подписывать записи в трудовых книжках работников и ставить печать организации»;
• ссылка на нормативный акт (Правила ведения трудовых книжек).
2. Согласование проекта с юридической службой (если она есть) и бухгалтерией.
3. Подписание приказа руководителем организации.
4. Ознакомление уполномоченного лица с приказом под роспись.
5. Хранение приказа в личном деле уполномоченного лица и в отделе кадров (или в архиве организации, если кадрового отдела нет).

После издания приказа уполномоченное лицо может приступать к заверению записей.

Порядок заверения записи в трудовой книжке

Заверение осуществляется следующим образом:

1. В трудовую книжку вносится необходимая запись (например, о приёме на работу, переводе, увольнении).
2. Под записью ставится подпись уполномоченного лица.
3. Справа от подписи ставится печать организации (круглая печать с наименованием организации и её ИНН/ОГРН).
4. Ниже подписи указывается ФИО уполномоченного лица и его должность (по желанию, но рекомендуется для прозрачности).
5. Если запись делается работником самим (например, при увольнении), то после его подписи ставится подпись уполномоченного лица и печать.

Пример оформления записи об увольнении:

Запись № 12
 г. – уволен по собственному желанию.
Подпись работника: __________________ /Иванов И.И./
Подпись уполномоченного лица: __________________ /Петров П.П., главный бухгалтер/
Печать организации: [круглая печать]

Особенности заверения копий трудовой книжки

Если сотруднику требуется заверенная копия трудовой книжки (например, для подачи в банк, ПФР, суд), то порядок аналогичен:

• Копия делается на обычном листе формата А4.
• На копии ставится надпись «Копия верна» (или «Верно»).
• Под надписью ставится подпись уполномоченного лица и печать организации.
• При необходимости указывается дата заверения и ФИО уполномоченного лица.

Согласно разъяснениям Соцфонда и письмам Роструда, заверенная копия может быть выдана работнику бесплатно по его письменному заявлению.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 г. в России функционирует электронная трудовая книжка, хранящаяся в ПФР. Если работник выбрал ведение ЭТК, работодатель обязан:

• Передавать сведения о работе сотрудника в ПФР через форму СТД‑Р.
• При запросе работника выдавать выписку из ЭТК (в электронном виде) и, при необходимости, заверять её УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) либо печатью организации, если требуется бумажный вариант.

Таким образом, даже при отсутствия отдела кадров заверение электронных выписок может выполнять то же уполномоченное лицо, которое заверяет бумажные записи.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие уполномочия. Если у лица нет приказа или инструкции, заверение считается незаконным. Решение – оформить приказ перед началом работы.
• Отсутствие печати организации. Печать обязательна для заверения записей в бумажной трудовой книжке (п. 36 Правил). Если организация не имеет печати, её необходимо заказать и зарегистрировать в налоговой.
• Неправильное указание должности. Лучше указывать именно ту должность, которая указана в приказе о уполномочии (например, «главный бухгалтер», а не просто «бухгалтер»).
• Заверение копии без надписи «Копия верна».> Это может привести к признанию копии недействительной в некоторых инстанциях.

Практический пример: оформление приказа и заверение записи

Приказ о возложении обязанностей по заверению трудовых книжек

Приказ № 45
от 10 мая 2026 г.
О возложении обязанностей по заверению записей в трудовых книжках

В соответствии с пунктом 36 Правил ведения трудовых книжек,
утверждёнными Постановлением Правительства РФ от № 1,
приказываю:

Назначить главного бухгалтера организации ООО «Альфа» — Петрова Петра Петровича
 ответственным за заверение записей в трудовых книжках работников организации.

Обязать Петрова П.П.:
 – подписывать записи в трудовых книжках;
 – ставить печать организации ООО «Альфа»;
 – вести журнал учёта заверенных трудовых книжек.

Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания.

Генеральный директор ООО «Альфа» __________________ /Смирнов С.С./

Пример заверения записи о приёме на работу

Запись № 5
 г. – принят на должность инженера‑конструктора.
Подпись работника: __________________ /Кузнецов А.В./
Подпись уполномоченного лица: __________________ /Петров П.П., главный бухгалтер/
Печать организации: [круглая печать ООО «Альфа»]

В отсутствие отдела кадров заверение трудовой книжки (как оригинальных записей, так и их копий) может выполнять:

• руководитель организации;
• главный бухгалтер;
• иное лицо, получившее письменное уполномочие приказом руководителя.

Ключевые условия законности заверения:

1. Наличие приказа (или должностной инструкции), подтверждающего право уполномоченного лица заверять трудовые книжки.
2. Подпись уполномоченного лица и печать организации.
3. Соблюдение порядка внесения записи (дата, формулировка, подпись работника при необходимости).

Соблюдение этих требований гарантирует, что трудовая книжка будет признана действительной в любых государственных и коммерческих органах, а работник получит надлежаще оформленный документ о своей трудовой деятельности.

---

Информация актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ, а также на разъяснениях Роструда и Соцфонда.