Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Однако не все работодатели имеют право оформлять и вести этот документ. В статье рассмотрим, кто не может оформлять трудовую книжку, какие есть исключения и что делать, если работодатель не имеет права её вести.
Законодательная база
Основным нормативным актом, регулирующим вопросы ведения трудовых книжек, является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). В частности, статья 309 ТК РФ определяет, кто имеет право оформлять трудовые книжки:
Важно! Согласно ст. 309 ТК РФ, работодатель, физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем (ИП), не имеет права производить записи в трудовой книжке и оформлять её работникам, принимаемым на работу впервые.
Кто не может оформлять трудовую книжку?
Работодатели, физические лица, не зарегистрированные как ИП
Если вы нанимаете сотрудника на работу, а сами не являетесь ИП, то не имеете права оформлять трудовую книжку. В этом случае:
- Трудовая книжка не ведётся;
- Документом, подтверждающим период работы, является трудовой договор (ТД), заключённый в письменной форме;
- Без оформления трудовой книжки нельзя официально устроить сотрудника на основную работу на срок более 5 дней.
Пример: Вы — частный репетитор и нанимаете помощника для проведения занятий. Поскольку вы не ИП, вы не можете оформить ему трудовую книжку. Работа оформляется по трудовому договору.
Работники, устраивающиеся на работу впервые после 1 января 2021 года
С 1 января 2021 года в России введён новый формат трудовых книжек — электронный. Все новые сотрудники, которые впервые устраиваются на работу после этой даты, получают только электронную трудовую книжку. Бумажная трудовая книжка им не оформляется.
Однако есть исключение: если сотрудник, работавший до 2021 года, не отказался от бумажной формы, то она продолжает действовать для него.
Работники, работающие по совместительству
Если сотрудник устраивается на работу по совместительству, то работодатель не обязан оформлять ему трудовую книжку. По желанию работника в неё могут быть внесены сведения о работе по совместительству, но это не обязательно.
Когда трудовая книжка не нужна?
Есть ситуации, когда гражданин может легально работать без трудовой книжки:
- Работа по гражданско-правовому договору (ГПХ) — в этом случае трудовая книжка не оформляется, так как отношения регулируются не трудовым, а гражданским законодательством;
- Работа у физического лица, не являющегося ИП — как уже упоминалось, такие работодатели не могут оформлять трудовые книжки;
- Работа по совместительству — если сотрудник не просит внести запись в трудовую книжку;
- Первое трудоустройство после 2021 года — в этом случае оформляется только электронная трудовая книжка;
- Работа на условиях самозанятости или без официального трудоустройства — в этом случае трудовая книжка не ведётся.
Ответственность работодателя за неправильное оформление трудовой книжки
Если работодатель, не имеющий права оформлять трудовую книжку, всё же пытается это сделать, он может быть привлечён к ответственности:
- Административная ответственность — штраф от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Ответственность за нарушение трудового законодательства — если действия работодателя привели к нарушению прав работника.
Важно! Работодатель, не имеющий права оформлять трудовую книжку, должен уведомить об этом работника при приёме на работу. В противном случае это может быть расценено как нарушение трудового законодательства.
Как правильно оформить работу без трудовой книжки?
Если вы нанимаете сотрудника, но не можете оформить ему трудовую книжку, следуйте этим шагам:
- Заключите трудовой договор в письменной форме;
- Зарегистрируйте трудовой договор в установленном порядке (если это требуется);
- Уведомите работника о том, что трудовая книжка не будет оформляться;
- Соблюдайте сроки — если работа длится более 5 дней, оформите её официально;
- Храните копию трудового договора — это подтвердит факт трудоустройства.
Что делать, если работодатель отказывается оформлять трудовую книжку без законных оснований?
Если работодатель отказывается оформлять трудовую книжку, хотя должен это делать, вы можете:
- Обратиться в трудовую инспекцию, они проведут проверку и привлекут работодателя к ответственности;
- Подать жалобу в прокуратуру — если нарушения носят системный характер;
- Обратиться в суд, если ваши права нарушены;
- Потребовать оформить трудовую книжку — если вы имеете на это право.
- Работодатели — физические лица, не зарегистрированные как ИП;
- Новые сотрудники, устраивающиеся на работу после 1 января 2021 года (если они не сохранили бумажную форму);
- Работники, устраивающиеся на работу по совместительству (если они не просят внести запись в трудовую книжку).
Если вы попадаете в одну из этих категорий, помните, что ваши права должны быть соблюдены, а работодатель обязан уведомить вас о невозможности оформления трудовой книжки.