Этот вопрос часто возникает в компаниях‚ где кадровые и бухгалтерские функции могут совмещаться. Короткий ответ: прямо бухгалтер не должен быть тем лицом‚ которое вносит основные записи о приеме‚ переводе или увольнении сотрудника. Однако его роль в процессе ведения трудовых книжек может быть значимой. Давайте разберем подробно.

Кто по закону обязан вести трудовые книжки?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66‚ 67‚ 85) и Приказу Минтруда России от № 320н‚ который утверждает Порядок ведения и хранения трудовых книжек:

• Работодатель (организация или ИП) несет полную ответственность за правильное и своевременное оформление трудовых книжек своих сотрудников.
• Записи в трудовую книжку вносятся уполномоченным представителем работодателя. Как правило‚ это сотрудник отдела кадров (кадровик‚ специалист по кадрам) или руководитель организации/подразделения‚ на которого возложены такие функции.
• Запись должна быть подписана лицом‚ ее внесшим‚ и скреплена печатью организации (или печатью ИП).

Какая роль отводится бухгалтеру?

Хотя бухгалтер не является основным исполнителем по внесению кадровых записей‚ его участие в процессе может быть следующим:

1. Контроль и сверка данных. Бухгалтер‚ формируя расчетные листки‚ ведя учет рабочего времени и начисляя зарплату‚ опирается на данные из трудовой книжки (дата приема‚ увольнения‚ периоды работы). Он может первым заметить расхождение между кадровым приказом и записью в книжке и сообщить об этом кадровику.
2. Учет бланков. Часто именно в бухгалтерии ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей. Бухгалтер фиксирует получение бланков от поставщика и их списание при выдаче сотруднику (как новой книжки‚ так и вкладыша).
3. Хранение. В некоторых небольших компаниях‚ где нет отдельного кадрового отдела‚ трудовые книжки (особенно уволенных сотрудников) могут храниться в бухгалтерии до передачи в архив. В этом случае бухгалтер обеспечивает их сохранность.
4. Оформление при увольнении. При увольнении бухгалтер проверяет‚ что все необходимые кадровые документы (включая запись в трудовой книжке) оформлены‚ перед тем как произвести итоговый расчет.

Порядок внесения записи: ключевые правила

Любая запись (прием‚ перевод‚ увольнение‚ поощрение) вносится по правилам‚ утвержденным Постановлением Правительства РФ от № 225 и Приказом Минтруда № 320н:

• Сроки. Запись о приеме на работу и об увольнении должна быть внесена не позднее трех рабочих дней со дня подписания соответствующего приказа (или иного документа‚ являющегося основанием). Запись о переводе — в день издания приказа о переводе.
• Формулировки. Используются строго установленные формулировки (например‚ «Принят на работу»‚ «Уволен по соглашению сторон»). Запрещены сокращения‚ помарки‚ исправления (кроме случаев‚ предусмотренных правилами).
• Подпись и печать. Запись завершается подписью лица‚ ее внесшего (обычно руководителя отдела кадров или директора)‚ и печатью организации.
• Исправление ошибок. Если в записи допущена ошибка‚ ее можно исправить‚ но только в соответствии с разделом III Правил № 225. Ошибочный текст не зачеркивается полностью. Новая‚ правильная запись вносится на свободном месте‚ а ошибочная сохраняется. Если свободного места нет, делается вкладыш. В любом случае делается справка-пояснение с указанием причины исправления‚ даты и подписью ответственного лица. Просто зачеркнуть и написать сверху — недопустимо.

Особенность для «старых» книжек (до )

Если трудовая книжка была заведена до 1 января 2004 года‚ записи вносятся в нее до тех пор‚ пока есть свободные строки в разделе «Сведения о работе». Когда строки заканчиваются‚ оформляется вкладыш на бланке формы‚ утвержденной с 2004 года. Дальнейшие записи ведутся уже во вкладыше. Это требование также установлено законодательством.

Ответ на главный вопрос: а может ли бухгалтер?

Юридически — нет‚ если он не является уполномоченным представителем работодателя на ведение кадрового делопроизводства.

Если в штатном расписании или приказе об распределении обязанностей на бухгалтера возложены функции по ведению трудовых книжек‚ то он может это делать. Но такая практика не рекомендуется‚ так как:

1. Ведение трудовых книжек — это кадровая‚ а не бухгалтерская функция. За ней следует контроль со стороны трудовой инспекции.
2. Бухгалтер может не знать всех нюансов кадрового законодательства (например‚ правильных формулировок увольнения по разным основаниям)‚ что приведет к ошибкам и рискам для работодателя.
3. При проверке инспекция труда в первую очередь спросит у кадровика‚ а не у бухгалтера.

Часто задаваемые вопросы (ЧЗВ)

Что будет‚ если запись внесет не тот сотрудник?

Такая запись считается недействительной. У работника могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии‚ получении пособий или при трудоустройстве в будущем. Работодатель будет обязан внести правильную запись за свой счет и может понести административную ответственность (штраф по ст. 5.27 КоАП РФ).

А если в маленькой компании нет кадровика?

В этом случае обязанности по ведению трудовых книжек исполняет руководитель организации (директор‚ гендиректор) или уполномоченное лицо‚ на которое эти обязанности возложены приказом. Часто таким лицом становится секретарь или главный бухгалтер‚ но только после официального закрепления этой функции.

Можно ли внести запись после увольнения‚ если сотрудник не забрал книжку?

Да‚ и это обязанность работодателя. Если сотрудник не явился за книжкой‚ работодатель обязан направить ее ему по почте заказным письмом с уведомлением (это считается надлежащим исполнением). Запись об увольнении все равно вносится в течение 3 рабочих дней с даты издания приказа‚ независимо от того‚ забрал сотрудник книжку или нет.

А что такое ЕФС-1 (СЗВ-ТД)? Это замена трудовой книжки?

Нет‚ это не замена. Сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1‚ ранее СЗВ-ТД) — это информационный документ‚ который ведется в электронном виде и служит для отчетности в ПФР и для информирования самого работника. Он не имеет юридической силы вместо трудовой книжки при подтверждении стажа‚ оформлении пенсии и т.д. Трудовая книжка (в бумажном или электронном виде) остается основным документом о трудовом стаже. Поэтому запись в бумажную книжку и подача сведений в ЕФС-1, это два разных‚ но параллельных процесса.

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства РФ. Для решения конкретных кадровых ситуаций всегда рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.