Вопрос о том, кто именно обязан вести трудовые книжки работников, а кто – нет, остаётся актуальным в связи с переходом на электронный формат документооборота и сохранением требований к бумажным трудовым книжкам. Ниже подробно рассмотрены нормативные положения, практические рекомендации и исключения, действующие на 2026 год.
Нормативная база
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках» (в редакции, действующей на 2026 год).
- Инструкция по ведению трудовых книжек, утверждённая Министерством труда и социальной защиты РФ (2003 г.).
- Пояснения Государственной инспекции труда (ГИТ) и разъяснения Минтруда о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК).
Общее правило: кто обязан вести трудовые книжки?
Согласно ч. 2 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ, работодатель – юридическое лицо любой формы собственности обязан вести трудовые книжки (или их электронные аналоги) на каждого работника, проработавшего в организации более пяти дней. Это требование распространяется на:
- коммерческие организации (ООО, АО, ПАО и т.д.);
- некоммерческие организации;
- государственные и муниципальные учреждения;
- филиалы и представительства иностранных компаний, зарегистрированные в РФ.
Кто не имеет права вести трудовые книжки?
Исключение из общего правила касается физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями (ИП). Такие работодатели:
- не могут открывать (заводить) трудовые книжки для своих сотрудников;
- не имеют права вносить записи в уже существующие трудовые книжки;
- не обязаны выдавать трудовую книжку при приёме на работу или при увольнении.
Это положение подтверждается множеством источников:
- Инструкция Минтруда (2003 г.) – прямо указывает, что работодатель‑физическое лицо без статуса ИП не имеет права производить записи в трудовых книжках.
- Разъяснения ГИТ Ростовской области (2021 г.) – повторяют данное ограничение.
- Статьи на правовых порталах (U‑Alfa.ru, BRYANSKINFO, Контур.Экстерн и др.) – подчёркивают, что только юридические лица и ИП могут вести трудовые книжки.
- Пояснения КонсультантПлюс (2024 г.) – отмечают, что физическое лицо без статуса ИП освобождено от ведения бумажных трудовых книжек и не может осуществлять электронное ведение (ЭТК) для своих сотрудников.
Почему физическое лицо без статуса ИП не может вести трудовые книжки?
Причина кроется в правовой природе трудовых отношений:
- Трудовая книжка считается документом, подтверждающим стаж и профессиональную деятельность работника. Её ведение регулируется государством через обязательные реквизиты и порядок заполнения.
- Для обеспечения соблюдения этих требований закон возлагает ответственность на организации, которые обладают необходимой правовой формой (юридическое лицо) или зарегистрированы как индивидуальные предприниматели (ИП).
- Физическое лицо, не зарегистрированное как ИП, не обладает статусом работодателя в смысле трудового законодательства и, следовательно, не может выполнять функции, связанные с оформлением и хранением трудовых книжек.
Особенности ведения трудовых книжек в 2026 году
Выбор между бумажной и электронной формой
С 31 декабря 2020 года каждый работник имел право выбрать способ ведения своей трудовой книжки (бумажная или электронная). Заявление о выборе подавалось до установленной даты (ч. 2 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ). Если работник не сделал выбора, по умолчанию сохраняется обязанность вести бумажную трудовую книжку.
Обязанности работодателя в 2026 году
- Если работник выбрал бумажную форму – работодатель (юридическое лицо или ИП) обязан вести её по прежним правилам и одновременно вести электронную трудовую книжку (ЭТК).
- Если работник выбрал электронную форму – работодатель ведёт только ЭТК, а бумажная книжка не заводится.
- Для работников, принятых на работу с 2021 года, по умолчанию ведётся только электронная трудовая книжка (исключение – те, кто явно выбрал бумажный вариант до ).
Что делать, если работник не определился?
В случае отсутствия заявления о выборе формы до , работодатель обязан:
- Завести бумажную трудовую книжку при приёме на работу (если работник ранее не имел ТК).
- Внести в неё все необходимые записи о приёме, переводах, наградах и увольнении.
- Одновременно вести электронную трудовую книжку в рамках системы ЭТК (это требование действует с 2021 года).
Практические рекомендации для работодателей
Для юридических лиц и ИП
- Своевременно получать заявления работников о выборе формы ведения трудовой книжки;
- Вести учёт обеих форм (бумажная + электронная) там, где это требуется.
- Хранить бумажные трудовые книжки в условиях, обеспечивающих их сохранность (секретность, защита от повреждений).
- Обеспечивать доступ к электронным трудовым книжкам через authorised операторов ЭТК.
Для физических лиц без статуса ИП
- Не открывать и не вести трудовые книжки сотрудников.
- При приёме на работу оформлять трудовой договор и иные документы (например, справки о доходах, выписки из ПФР), подтверждающие трудовую деятельность.
- При увольнении выдавать сотруднику справку о периодах работы, которую он сможет использовать для последующего оформления трудовой книжки у другого работодателя (юридического лица или ИП).
- Следить за изменениями в законодательстве, так как в будущем могут появиться новые обязательства для физических лиц (например, ведение реестра трудовых договоров).
Таким образом, право вести трудовые книжки имеют только юридические лица и индивидуальные предприниматели. Физические лица, не зарегистрированные как ИП, лишены этой возможности и не могут ни заводить, ни вносить записи в трудовые книжки своих работников. Эта норма направлена на обеспечение единообразия и законности ведения документов, подтверждающих трудовую стаж, и остаётся актуальной в условиях перехода на электронные трудовые книжки в 2026 году.
Соблюдение указанных требований позволит избежать штрафов со стороны Государственной инспекции труда и обеспечит прозрачность трудовых отношений для обеих сторон.