Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. Запись о приеме на работу в трудовую книжку — это не просто формальность, а юридически значимое действие, подтверждающее начало трудовых отношений между работником и работодателем. В этой статье подробно разберем, кто именно имеет право вносить такую запись, в какие сроки, на основании каких документов и какие ошибки следует избегать.
Кто обязан вносить запись о приеме на работу?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утвержденному Постановлением Правительства РФ № 225 от (с последними редакциями 2026 года), запись о приеме на работу в трудовую книжку вносит работодатель.
На практике это означает, что ответственность за внесение записи лежит на:
- Организации, запись вносит уполномоченный сотрудник кадровой службы (кадровик, специалист по кадрам, бухгалтер по кадрам и т.п.), действующий на основании внутреннего приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек;
- Индивидуальному предпринимателю (ИП) — запись вносится самим ИП, который лично подписывает и заверяет запись своей подписью (без печати, если ИП не использует печать);
- Физическому лицу — работодателю (не ИП) — запись в трудовую книжку не вносится, так как такие работодатели не обязаны вести трудовые книжки (исключение — если работник трудится у ИП или организации, а не у физлица-работодателя).
Важно!
Запись может вносить только работодатель или его официально уполномоченный представитель. Ни один другой сотрудник (например, руководитель отдела, бухгалтер без соответствующего приказа) не имеет права вносить записи в трудовую книжку, даже если он выполняет кадровые функции. Для этого необходимо издать приказ о назначении ответственного лица (например, приказ № 15-к от ).
На основании каких документов вносится запись?
Запись о приеме на работу в трудовую книжку вносится на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или унифицированная форма по согласованию с работодателем). Если приказ не был издан, то основанием может служить заключенный трудовой договор.
Однако в соответствии с Порядком № 320н (ред. 2026), приказ является обязательным первичным документом, на основании которого вносятся все записи в трудовую книжку. Трудовой договор служит основанием для издания приказа, но не заменяет его для целей внесения записи.
Пример:
- Работник подал документы (паспорт, диплом, СНИЛС, трудовую книжку).
- Заключен трудовой договор (срок — бессрочный).
- Издается приказ о приеме на работу (форма Т-1).
- На основании приказа кадровик вносит запись в трудовую книжку.
Сроки внесения записи
Запись о приеме на работу должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу (п. 9 Порядка № 320н).
Рабочие дни — это дни с понедельника по субботу (если в организации шестидневная рабочая неделя) или с понедельника по пятницу (пятидневная). Воскресенья и праздничные дни в расчет не берутся.
Пример расчета:
Приказ о приеме на работу издан в понедельник, 12 мая 2026 года. Тогда последний день для внесения записи — 19 мая 2026 года (5 рабочих дней: 12, 13, 14, 15, 16 мая — если 17–18 — выходные).
Если запись не внесена в срок, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица.
Как правильно оформить запись?
Запись о приеме на работу вносится в строгом соответствии с требованиями Порядка № 320н. Вот как она должна выглядеть:
- Номер записи — по порядку (первая запись — №1).
- Дата приема, дата, указанная в приказе (не дата подписания договора).
- Основание — указывается номер и дата приказа (например: «Принят на работу в соответствии с приказом № 10 от »).
- Должность — полное наименование должности, как в штатном расписании (например: «Менеджер по продажам»).
- Подразделение — указывается при наличии (например: «Отдел маркетинга»).
Печать не требуется при внесении записи о приеме на работу (в отличие от записи об увольнении, где печать обязательна, если она у работодателя есть). Однако запись должна быть подписана ответственным лицом и, при наличии, заверена печатью организации.
Образец записи:
№ 1. года принят на работу в качестве менеджера по продажам в отдел маркетинга в соответствии с приказом № 10 от .
Что делать, если трудовая книжка отсутствует?
Если работник впервые устраивается на работу и не имеет трудовой книжки, работодатель обязан оформить ее за счет организации в течение 5 рабочих дней с момента приема на работу.
Для этого работнику нужно предоставить:
- Паспорт;
- СНИЛС;
- Документ об образовании (по желанию).
Работодатель оформляет трудовую книжку по установленной форме, вносит запись о приеме и передает ее работнику под роспись.
Что делать, если запись внесена с ошибкой?
Ошибки в трудовой книжке нельзя исправлять зачеркиванием, подчистками или корректирующей жидкостью. Любое исправление должно производиться по следующей схеме:
- Неверная запись признается недействительной;
- Сделать новую запись с указанием: «Запись № X от [дата] признана недействительной»;
- Внести правильную запись с ссылкой на документ, подтверждающий исправление (например, приказ об исправлении ошибки).
Все исправления должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (если есть).
Кто должен знакомить работника с записью?
Согласно законодательству, каждая запись в трудовой книжке должна быть доведена до сведения работника под подпись. Обычно это делается через личную карточку работника (форма Т-2), где дублируются все записи. Работник ставит подпись, подтверждая, что ознакомлен с содержанием записи.
Это не просто формальность — это защита от споров и претензий в будущем. Если работник не подписал ознакомление, а запись оказалась ошибочной, работодатель может быть признан виновным в нарушении трудовых прав.
Запись о приеме на работу в трудовую книжку — это обязательное юридическое действие, которое выполняет работодатель (или его уполномоченный представитель) в течение 5 рабочих дней после издания приказа о приеме. Ответственность за правильность, своевременность и законность внесения записи лежит исключительно на работодателе.
Индивидуальные предприниматели вносят записи самостоятельно, а организации — через кадровую службу. Нарушение сроков или правил ведения трудовой книжки влечет штрафы и риски для работодателя. Поэтому важно:
- Назначить ответственного за трудовые книжки приказом;
- Своевременно издавать приказы о приеме;
- Вносить записи строго по форме и в срок;
- Знакомить работников с записями под подпись.
Правильное ведение трудовых книжек — это не только соблюдение закона, но и залог доверия между работодателем и сотрудником, а также защита от трудовых споров и проверок трудовой инспекции.
Помните: трудовая книжка — это история профессиональной жизни работника. Ее нужно вести бережно, точно и в срок.