С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) и передачи данных о трудовой деятельности в Единый реестр Пенсионного фонда России (ПФР) особую значимость приобрел внутренний документ работодателя — Реестр записи трудовых книжек. Этот реестр служит доказательством того, что все сведения о работниках были корректно и в полном объеме переданы в ПФР.

Что такое Реестр записи трудовых книжек?

Это внутренний документ работодателя (чаще всего в виде Excel-таблицы или Google Sheet), где фиксируются все факты внесения записей в бумажные трудовые книжки работников, а также факты передачи этих сведений в электронный реестр ПФР.

Реестр не является обязательным по закону, но его ведение — лучшая практика для:

• Контроля полноты и своевременности передач данных в ПФР.
• Отслеживания статуса каждой трудовой книжки (бумажная/электронная, все ли записи отсканированы).
• Подготовки к возможным проверкам.

Ключевой принцип: сканировать ВСЕ записи

Невероятно важно помнить: При переходе на электронный документооборот в 2021 году работодатели начали передавать данные в ПФР с 10 июня 2021 года. Однако, при оцифровке (сканировании) уже имеющихся бумажных трудовых книжек в 2026 году, необходимо сканировать и передавать в реестр ВСЕ записи без исключения, включая те, что были сделаны после .

Объяснение ПФУ (Пенсионного фонда): Даже если запись о приеме/увольнении уже была передана в электронный реестр в свое время, для формирования полной и безошибочной электронной трудовой книжки в будущем необходимо иметь отсканированную копию каждой страницы с записью. Поэтому в реестр оцифровки включается полный комплект.

Как должен выглядеть Реестр? Структура и поля

Рекомендуемая структура таблицы (Excel/Google Sheets):

1. № п/п — Порядковый номер записи в реестре.
2. ФИО сотрудника — Полные данные.
3. Номер трудовой книжки (если бумажная) или серия/номер ЭТК.
4. Дата приема на работу (из первой записи).
5. Дата увольнения/текущий статус (если уволен).
6. Наименование организации (работодателя) — полное и сокращенное, как в записи в книжке (см. ниже).
7. Должность (специальность, профессия) точно по записи.
8. Основание записи (приказ, распоряжение, № и дата).
9. Дата внесения записи в книжку.
10. Дата передачи сведений в ПФР (если передавались отдельно).
11. Статус оцифровки (например: «Отсканирована вся книжка», «Отсканирована только последняя запись», «Передано в ПФР»).
12. Примечания (например: «Записи после отсканированы», «Смена фамилии», «Перевод»).
13. Файл скана — ссылка на сохраненный PDF/JPEG файл.

Правила заполнения записи в трудовой книжке (основа для реестра)

Чтобы вести реестр, кадровик должен правильно вносить записи. Согласно Приказу Минтруда № 320н и разъяснениям:

Структура записи (на примере приема на работу)

В графе 3 (наименование организации) указываеться:

• Полное наименование организации (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»»).
• Сокращенное наименование (если есть), например, «ООО «Вектор»».

Под этим заголовком:

• Графа 1: Порядковый номер записи (1, 2, 3…).
• Графа 2: Дата приема на работу (день, месяц, год).
• Текст записи: «Принят(а) на работу [должность, специальность, профессия] с [дата].»
• Основание: Приказ (распоряжение) № … от ;..
• Подпись руководителя организации и печать.

Что НЕ нужно вносить в книжку (и, соответственно, в реестр)

Специалисты разъясняют: не нужно делать записи в трудовой книжке о:

• ВРИО (Временно исполняющем обязанности) — это отражается только в приказе, но не в книжке.
• Совмещении профессий (если это не изменение трудового договора).
• Учебных отпусках без сохранения заработной платы.
• Простое (если не было изменения трудового договора).

Перечень обязательных сведений строго определен в части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ.

Как и где проверять данные из реестра?

Работник может получить выписку из своего электронного реестра ПФР (ЭТК) несколькими способами:

1. Через Личный кабинет на сайте ПФР (авторизация через Госуслуги). В ЛК гражданина на стартовой странице есть кнопка «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
2. Через портал Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись).
3. Через МФЦ («Мои документы»).

Для кадровика: Если работник предоставляет вам документ «Відомості про трудову діяльність» (из своего кабинета на портале ПФУ), вы можете сверить данные в вашем реестре с официальной выпиской. Это поможет выявить расхождения.

Типичные ошибки и как их избежать

• Неполное сканирование. Ошибка: отсканировали только последнюю запись. Решение: сканируйте все страницы с записями, особенно те, что сделаны после .
• Неточность в наименовании организации. Ошибка: вписали «ООО Вектор» вместо «ООО «Вектор»» или не указали сокращенное название. Решение: копируйте название точно так, как оно указано в приказе и будет вписано в книжку.
• Путаница с датами. Ошибка: в реестре указана дата приема, а в записи в книжке — дата подписания приказа. Решение: в графе 2 записи указывается именно дата приема на работу (трудового договора), а не дата издания приказа.
• Отсутствие связи с ЭТК. Ошибка: не указано, что у сотрудника есть электронная книжка. Решение: в реестре обязательно отмечайте статус: «Бумажная книжка», «Электронная книжка (выписка из ПФР)», «Сдана/не сдана бумажная книжка».
• Записи в реестре идут не по порядку. Это не ошибка, но может затруднить поиск. Решение: сортируйте реестр хотя бы по ФИО или номеру книжки.

7> Образец записи в реестре (Excel)

Реестр записи трудовых книжек, это ваш главный инструмент для системного контроля над кадровым документооборотом в эпоху электронных трудовых книжек. Его грамотное ведение:

• Гарантирует, что все записи (даже после ) будут отсканированы и учтены.
• Позволяет быстро предоставить отчетность при запросе ПФР или трудовой инспекции.
• Минимизирует риски ошибок при формировании выписок для работников.
• Является доказательством добросовестного исполнения работодателем обязанностей по ведению трудовых книжек;

Помните: Четкий, актуальный и полный реестр — это не просто удобство, а элемент правовой безопасности вашей компании и ваших сотрудников.