Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника, сведения о приёме, переводах, повышениях, увольнении и др. Правильность и законность внесения записей в неё имеет решающее значение как для работника, так и для работодателя.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), ст. 66‑71 – регламентируют порядок ведения трудовых книжек.
- Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по ведению трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России от № 353н «Об электронных трудовых книжках (ЭТК)».
Эти нормативные акты определяют, кто имеет право вносить запись и какие требования предъявляются к оформлению.
Кто обязан вносить запись?
Основное правило
Запись в трудовую книжку делает работодатель (или уполномоченное им лицо) в момент:
- приёма работника на работу;
- перевода, изменения должности, повышения квалификации;
- отпуска по уходу за ребёнком, военной службы и др.;
- увольнения (с указанием причины).
Запись заверяется подписью работодателя (директора, руководителя подразделения, уполномоченного кадровика) и печатью организации (если печать предусмотрена внутренними регламентами).
Кадровый специалист или ответственный за трудовые книжки
Во многих организациях назначается ответственный за ведение трудовых книжек (обычно это специалист отдела кадров). Его полномочия фиксируются приказом предприятия, где указывается:
- кто может вносить записи;
- какие документы требуются для каждой записи;
- кто замещает ответственного в его отсутствие.
Индивидуальный предприниматель (ИП)
Если работодатель – ИП, то запись в трудовую книжку делает сам предприниматель, подписываясь от имени своей организации. При этом ИП обязан иметь печать (если она предусмотрена уставом) или ставить подпись без печати, но с указанием полного наименования ИП.
Совместительство
Согласно п. 3.1 Инструкции от № 69, работодатель не обязан вносить запись в трудовую книжку совместителя. Инициатива должна исходить от самого работника. Если работник желает, запись делает кадровик по его основному месту работы, а не по месту совместительства.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Работник может в любое время подать заявление о переходе с бумажного формата на ЭТК. После одобрения заявления:
- записи вносятся в электронную систему работодателем;
- бумажная книжка закрывается (в ней ставится отметка «Переведено в электронный вид»).
Если работодатель ведёт только электронные трудовые книжки, а работник не подал заявление о переходе, он обязан предоставить бумажную книжку, и работодатель вносит записи в неё.
Какие записи делаются и как их оформлять?
Приём на работу
Образец записи (бумажный вариант):
№ Дата Наименование организации Должность Ставка Основание 1 ООО «Ромашка», ИНН 7701234567 инженер 40% Трудовой договор № 12 от
Для ЭТК запись формируется автоматически системой, но в приказе о приёме указываются те же данные.
Перевод, повышение, изменение условий труда
Запись делается в отдельной строке, указывая:
- дату изменения;
- новое наименование организации (если изменилось);
- новую должность, ставку, график;
- основание (приказ, договор).
Увольнение
Запись содержит:
- дату увольнения;
- наименование организации;
- должность;
- причину увольнения (по статье ТК РФ);
- ссылку на приказ об увольнении.
Исправление ошибок
Если в трудовой книжке допущена ошибка, её исправляет тот работодатель, который внес ошибочную запись. Процедура:
- Ставится отметка «Исправлено» (через одну черту зачеркивается неверный текст).
- Вносится правильная запись в новой строке.
- Подпись и печать (или подпись уполномоченного лица) ставятся рядом с исправлением.
Если ошибка обнаружена после того, как работник уже ушёл, исправление может выполнить директор организации, но только в том случае, если у него есть подтверждающие документы (приказ, договор).
Ответственность за ведение трудовых книжек
- Работодатель несёт административную ответственность за отсутствие или неправильное оформление записей (штрафы от 5 000 до 30 000 рублей).
- Ответственный за ведение трудовых книжек (кадровик) может быть привлечён к дисциплинарной ответственности за нарушение внутренних регламентов.
- Работник обязан хранить трудовую книжку в надлежащем виде и своевременно сообщать об изменениях (смена фамилии, имени, отчества, даты рождения).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Может ли работник сам подписать запись в своей трудовой книжке?
Нет. Запись подписывается только работодателем (директором, руководителем подразделения, уполномоченным кадровиком) или их представителем. Сам работник может лишь подписать заявление о приёме, переводе или увольнении.
Кто делает запись, если работник одновременно работает в нескольких организациях (совместительство)?
Запись в трудовую книжку делается только по основному месту работы. По совместительству запись вносится лишь по желанию работника и только работодателем, где он имеет основное трудоустройство.
Что делать, если работодатель отказывается вести записи в бумажной книжке, а я не перешёл на ЭТК?
Работник имеет право подать письменное требование о внесении записей. При отказе – обращение в инспекцию по труду или в суд.
Можно ли использовать штамп вместо рукописной записи?
Да, если в организации предусмотрено использование штампа (например, для указания полного и сокращённого названия организации). Штамп заменяет рукописный текст, но подпись и печать всё равно требуются.
Как оформить переход с бумажной книжки на электронную?
Работник подаёт заявление о переходе.
Работодатель оформляет приказ «О переводе трудовой книжки в электронный вид».
На внутренней стороне обложки ставится отметка о переводе и подпись работодателя.
Данные заносятся в электронную систему, а бумажная книжка закрывается.
Записи в трудовой книжке – прерогатива работодателя (или уполномоченного им лица). Правильное оформление требует соблюдения:
- законодательных требований ТК РФ и инструкций Минтруда;
- наличия подписи и печати (если она предусмотрена);
- точного указания даты, основания и реквизитов организации.
Понимание того, кто делает запись, помогает избежать конфликтов, штрафов и сохраняет достоверность трудового стажа работника.
Дата актуализации информации: