В современной российской системе трудовых отношений трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов‚ подтверждающих трудовой стаж работника. С 2020 года введена возможность ведения электронной трудовой книжки‚ но бумажный вариант до сих пор актуален для многих категорий сотрудников. Важно чётко понимать: кто именно обязан завести трудовую книжку — работник или работодатель? Ответ на этот вопрос имеет не только юридическое‚ но и практическое значение для обеих сторон трудового договора.
Основной принцип: работодатель обязан завести трудовую книжку впервые принятым работником
Согласно статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации‚ при заключении трудового договора впервые трудовую книжку оформляет и заводит работодатель. Это — не право‚ а обязанность работодателя‚ возникающая с момента подписания трудового договора.
Важно подчеркнуть: работник не обязан покупать или приносить трудовую книжку. Даже если сотрудник ранее работал и потерял документ‚ или никогда не имел трудовой книжки — ответственность за её оформление лежит исключительно на работодателе.
Кто именно в организации занимается оформлением?
На практике функции по оформлению трудовых книжек возлагаются на сотрудника кадровой службы — как правило‚ на кадровика или специалиста по кадровому учёту. Именно он:
- получает бланк трудовой книжки от работодателя;
- заполняет ьный лист (ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ профессия);
- вносит первую запись о приёме на работу;
- заверяет запись подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть).
Как указано в пояснениях Роструда и КонсультантПлюс‚ оформление трудовой книжки должно производиться в присутствии работника‚ чтобы он мог проверить корректность внесённых данных.
Кто покупает бланк трудовой книжки?
Бланки трудовых книжек и вкладышей приобретает работодатель. Это установлено нормами законодательства (например‚ Постановление Правительства РФ от № 225).
Работодатель вправе возместить расходы на бланк за счёт работника, но только при условии:
- работник добровольно дал письменное согласие на удержание;
- сумма удержания не превышает фактические расходы на приобретение бланка (обычно от 200 до 400 рублей);
- сумма удержания не может превышать 20% от заработной платы за один расчётный период (ст. 138 ТК РФ).
Однако на практике большинство организаций оплачивают бланки самостоятельно — это упрощает администрирование и исключает риски нарушения трудового законодательства.
Электронная трудовая книжка: что меняется в 2026 году?
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). В 2026 году ситуация выглядит следующим образом:
Ситуация 1: работник устраивается на работу впервые
- Если работник не подавал заявление на переход на ЭТК — работодатель обязан завести бумажную трудовую книжку.
- Если работник подал заявление о переходе на ЭТК — бумажная книжка не заводится. Всё ведётся в электронном виде через Пенсионный фонд РФ.
Ситуация 2: работник уже имеет бумажную трудовую книжку
Если работник ранее работал и имеет бумажную трудовую книжку‚ то при приёме на новое место работы работодатель не заводит новую бумажную книжку. Вместо этого:
- работник подаёт заявление о переходе на ЭТК (если ещё не сделал этого);
- работодатель вносит сведения о приёме в Единую информационную систему (ЕИС) ПФР;
- бумажная книжка остаётся у работника — в неё вносится запись о подаче заявления на переход на ЭТК (с подписью и печатью).
Важно: работодатель не может навязывать электронную трудовую книжку. Переход возможен только по инициативе работника.
Что делать‚ если работник потерял трудовую книжку?
Если работник пришёл на работу без трудовой книжки (например‚ потерял её)‚ работодатель обязан:
- запросить у работника письменное заявление о выдаче дубликата;
- на основании документов (справки с предыдущих мест работы‚ архивные выписки‚ данные ПФР) восстановить сведения о трудовой деятельности;
- оформить дубликат трудовой книжки — это обязанность работодателя‚ а не работника.
Дубликат выдаётся на бланке‚ аналогичном оригиналу‚ с пометкой «Дубликат» и указанием причины выдачи. Все записи вносятся на основании подтверждённых документов.
Исключения: кто не обязан заводить трудовую книжку?
Согласно ст. 66 ТК РФ‚ физические лица‚ не являющиеся индивидуальными предпринимателями (например‚ частные лица‚ нанимающие домашнего работника‚ няню‚ садовника)‚ не обязаны вести трудовые книжки. В таких случаях трудовые отношения оформляются только по трудовому договору‚ а стаж подтверждается иными документами (справки‚ выписки‚ свидетельства).
Также‚ если работник устраивается на работу по совместительству и уже имеет трудовую книжку на основном месте работы‚ то работодатель по совместительству не заводит новую книжку — он вносит запись о приёме по совместительству в уже существующую книжку (если работник предоставил её).
Последствия нарушения: что грозит работодателю?
Если работодатель не завёл трудовую книжку впервые принятому работнику‚ это считается нарушением трудового законодательства. Последствия могут быть следующими:
- штраф от 30 000 до 50 000 рублей для организации (ст. 5.27 КоАП РФ);
- штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица (например‚ руководителя или кадровика);
- дополнительные проверки со стороны Государственной инспекции труда;
- риск признания трудового договора заключённым с нарушением‚ что может повлечь восстановление работника на работе и выплату компенсаций.
- Заводить трудовую книжку обязан именно работодатель, не работник‚ не кадровик как частное лицо‚ а организация как юридическое лицо.
- Бланк трудовой книжки покупает работодатель‚ а не работник (хотя можно удержать стоимость с зарплаты при соблюдении строгих условий).
- Если работник подал заявление на ЭТК — бумажную книжку не заводят‚ но вносят запись о переходе в существующую книжку;
- Нельзя требовать от работника принести трудовую книжку — это нарушение его прав.
- Дубликат выдаётся только по инициативе работодателя на основании подтверждённых данных.
Правильное оформление трудовой книжки — это не только формальность. Это гарантия будущей пенсии‚ подтверждение стажа‚ защита прав работника и соблюдение законодательства работодателем. Не пренебрегайте этой обязанностью — она защищает обе стороны.
Помните: трудовая книжка — это не «бумажка»‚ а история профессиональной жизни человека. И её ведение — это ответственность‚ которую несёт работодатель.