Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Вопрос о том, кто именно оплачивает покупку чистого бланка трудовой книжки или вкладыша в нее, часто вызывает споры как у сотрудников, так и у кадровиков. Давайте разберем эту тему подробно, опираясь на актуальное законодательство.
Кто обязан приобретать бланки?
В соответствии с действующим законодательством (статьи 66 и 66.1 ТК РФ), работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, для которого работа в компании является основной. Прямая обязанность по обеспечению сотрудников бланками лежит именно на работодателе.
Согласно пункту 44 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, бланки трудовых книжек и вкладышей в них обязан приобретать работодатель. Он же несет ответственность за их учет и хранение (п. 45 Правил). Работодатель должен постоянно иметь в наличии необходимый запас бланков. Приобретаются они у изготовителя либо официального распространителя на основании соответствующих договоров, а оплата производится в безналичном порядке с расчетного счета организации.
Расходы на покупку трудовых книжек считаются экономически обоснованными и оправданными — они уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.
Кто в итоге оплачивает стоимость бланка?
Несмотря на то, что покупку осуществляет работодатель, финансовое бремя в большинстве случаев ложится на плечи сотрудника. Согласно пункту 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.
Таким образом, хотя приобретение бланков — это обязанность работодателя (он не может отправить сотрудника в киоск за покупкой книжки самостоятельно), сотрудник обязан возместить работодателю стоимость бланка.
В каких случаях сотрудник не платит?
Из общего правила есть исключения. Работодатель не имеет права взимать плату с работника, если:
- Трудовая книжка или вкладыш выдается взамен испорченного, поврежденного или утраченного бланка по вине самого работодателя (например, при массовой утрате документов вследствие пожара или халатности кадровика).
- Сотрудник впервые устраивается на работу, и данное место является для него основным, однако в законодательстве предусмотрены льготные категории граждан, для которых бланк предоставляется бесплатно (в рамках специальных программ или коллективных договоров).
Порядок взимания платы с работника
Оплата стоимости бланка должна производиться на основании письменного заявления работника. Возместить средства, затраченные нанимателем на приобретение бланка, можно одним из следующих способов:
- Путем удержания стоимости из заработной платы работника (на основании его письменного заявления).
- Путем внесения наличных средств в кассу организации.
Стоимость бланка, которую должен возместить сотрудник, определяется строго фактическими затратами работодателя на его приобретение. Работодатель не имеет права делать наценку на бланк и извлекать из этого прибыль.
Электронная трудовая книжка как альтернатива
Сэкономить время на ведении бумажной книжки и избежать финансовых расходов на бланки можно, если предложить сотруднику перейти на электронную версию трудовой (ЭТК). С 2020 года такое право есть у каждого работника. Переход на ЭТК снимает с работодателя необходимость закупать, хранить и выдавать бумажные бланки, а сотруднику не нужно платить за вкладыши при нехватке страниц.
Приобретение трудовых книжек и вкладышей к ним является прямой обязанностью работодателя. Он должен планировать такие расходы, обеспечивать наличие бланков и не перекладывать процедуру закупки на плечи работников. Однако, согласно закону, работодатель вправе взыскать с работника стоимость выданного ему бланка в размере фактических затрат. Исключение составляют случаи порчи или утраты книжки по вине самого работодателя.