Вопрос о том, кто именно должен оплачивать покупку трудовой книжки, является одним из самых частых как среди кадровиков, так и среди самих работников. Чтобы дать на него правильный ответ, необходимо разобраться в актуальном трудовом законодательстве, а также учесть современные реалии, связанные с переходом на электронный формат.
Что говорит закон о бумажной трудовой книжке?
Согласно действующему законодательству Российской Федерации, а именно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, который проработал у него более пяти дней (если это место работы является для сотрудника основным).
При этом Постановление Правительства РФ № 225 четко регламентирует порядок ведения и хранения трудовых книжек. Согласно пункту 46 этого постановления, бланки трудовых книжек и вкладышей в них приобретаються работодателем. Именно организация или индивидуальный предприниматель обязаны обеспечивать себя необходимым запасом чистых бланков.
Может ли работодатель потребовать деньги с работника?
Здесь кроется главный нюанс. Закон гласит, что работодатель покупает бланки за свой счет, однако он имеет право удержать из заработной платы работника стоимость приобретенной трудовой книжки.
Это означает следующее:
- Первичная выдача: Если сотрудник устраивается на работу впервые, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку. При этом работодатель сначала сам оплачивает бланк, а затем имеет право вычесть его стоимость из зарплаты сотрудника.
- Утеря или порча по вине работника: Если трудовая книжка была утеряна или испорчена самим сотрудником, он обязан написать заявление о выдаче дубликата. В этом случае работодатель также приобретает новый бланк, а стоимость удерживается из зарплаты работника.
- Утеря или порча по вине работодателя: Если документ был испорчен или потерян по вине организации (например, в результате пожара или халатности кадровика), работодатель обязан выдать дубликат за свой счет. Удерживать деньги с сотрудника в этом случае незаконно.
Важные правила удержания стоимости
Работодатель не может просто так списать деньги с зарплаты сотрудника. Для удержания стоимости бланка необходимо:
- Получить письменное заявление работника на удержание суммы за бланк из его заработной платы.
- Размер удержания не может превышать 20% от суммы, выплачиваемой работнику на руки (согласно ст. 138 ТК РФ).
- Работодатель обязан предоставить сотруднику документы, подтверждающие стоимость бланка (чеки, накладные).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. С 2021 года бумажные трудовые книжки на новых сотрудников, устроившихся впервые, вообще не оформляются.
Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде. В ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), о местах работы и стаже. С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат.
Главное преимущество ЭТК заключается в том, что электронный формат исключает риск потери работником сведений о своём трудовом стаже. В этом случае вопрос о покупке бланков отпадает сам собой: данные вносятся работодателем в систему электронного документооборота, а физический носитель не требуется.
Кто оплачивает переход на ЭТК?
Для работника ведение электронной трудовой книжки абсолютно бесплатно. Все расходы по настройке программного обеспечения, отправке отчетов в Социальный фонд и обучению кадров несет работодатель. Сотруднику не нужно ничего приобретать.
Краткие итоги
- Юридически приобретение бланков трудовых книжек — обязанность работодателя.
- Финансово работодатель имеет право компенсировать свои затраты, удержав стоимость бланка из зарплаты работника (кроме случаев порчи/утери по вине работодателя).
- Работник не должен сам идти в магазин или на почту, покупать чистую трудовую книжку и приносить ее в кадровую службу. Бланки должны быть у работодателя.
- В эпоху ЭТК проблема покупки бумажных бланков постепенно теряет актуальность для тех, кто выбрал электронный формат или только начинает свою трудовую деятельность.
Помните, что соблюдение этих правил — залог не только законного ведения кадрового учета, но и спокойствия как работника, так и работодателя.