Когда в трудовой книжке работника заканчиваются свободные страницы для внесения записей о работе, перед работодателем и сотрудником встает вопрос о продолжении ведения документа. Согласно действующему законодательству РФ, в такой ситуации оформляется вкладыш. Ниже мы подробно разберем, кто несет расходы на его приобретение, как правильно его вшить и какие нюансы учесть, чтобы избежать проблем с проверками.

Это самый важный вопрос, который часто вызывает споры. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225:

• Покупает вкладыш работодатель. Именно организация или индивидуальный предприниматель обязаны приобрести бланк вкладыша за свой счет.
• Запрет на взимание платы. Работодатель не имеет права требовать от работника reimbursement (возмещения) стоимости бланка или удерживать эту сумму из заработной платы.
• Учет расходов. Стоимость приобретенных бланков учитывается в составе материально-производственных запасов и списывается на расходы по мере их выдачи.

> Важно: Если кадровик требует с вас деньги за вкладыш — это нарушение трудового законодательства.

Что такое вкладыш и когда он нужен?

Вкладыш — это неотъемлемое продолжение трудовой книжки. Он заводится не тогда, когда закончилась вся книжка целиком, а в момент, когда заполнены все страницы одного из разделов (обычно это раздел «Сведения о работе»).

Ситуации, когда требуется вкладыш:
Сотрудник часто менял места работы.
В книжке много записей о переводах, переименованиях компаний или временных переводах.
Закончились графы для дат, номеров приказов и самих записей.

Неверно заводить новую трудовую книжку, если в старой просто закончились страницы. В этом случае оформляется только вкладыш.

Инструкция: как правильно оформить вкладыш

Процедура оформления строго регламентирована. Ошибки могут привести к тому, что стаж работника не будет учтен Пенсионным фондом (СФР).

Шаг 1. Проверка и нумерация

Номер вкладыша должен стать продолжением нумерации записей в трудовой книжке.

• Пример: Если последней записью в трудовой был номер 11, то первая запись во вкладыше должна иметь номер 12. Нумерация не начинается заново.

Шаг 2. Вшивание вкладыша

Вкладыш необходимо вшить в трудовую книжку.

• Его нельзя просто вложить или скрепить степлером (хотя на практике иногда используют надежное скрепление, прошивка считается наиболее корректным методом, обеспечивающим целостность документа).
• Вшивать рекомендуется в середину, туда, где заканчиваются сведения о работе, чтобы сохранить логическую последовательность.

Шаг 3. Штамп о выдаче вкладыша

На ьном листе трудовой книжки (или на внутренней стороне обложки) ставится специальный штамп с текстом: «Выдан вкладыш».
В штампе обязательно указываются:

• Серия вкладыша.
• Номер вкладыша.

Без этого штампа вкладыш считается недействительным.

Шаг 4. Заполнение ьного листа вкладыша

ьный лист вкладыша заполняется так же, как и ьный лист трудовой книжки:

• ФИО работника.
• Дата рождения.
• Образование и специальность.
• Дата заполнения (текущая дата).
• Подпись владельца (работника).
• Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать организации (или ИП).

> Нюанс: Если с момента заполнения ьного листа основной трудовой книжки у работника изменились данные (например, фамилия или образование), во вкладыше указываются актуальные данные, а на ьном листе самой трудовой книжки делается соответствующая запись об изменении.

Частые вопросы и практические советы

Что делать, если запись не поместилась на одну строку?

Иногда бывает, что название организации или должность не влезают в отведенную графу.

• На практике запись часто завершают на нижнем свободном поле страницы трудовой книжки.
• Следующая запись (о приеме, переводе или увольнении) уже делается во вкладыше.
• Социальный фонд России (СФР), как правило, не имеет претензий к таким записям, если они читаемы и заверены печатью.

Что делать, если закончился и вкладыш?

Если заполнен даже вкладыш, процедура повторяется: вшивается второй вкладыш.

• Нумерация записей продолжается.
• На ьном листе трудовой книжки (где уже стоит штамп о первом вкладыше) рядом или ниже ставится штамп о выдаче второго вкладыша с указанием его серии и номера.
• Лучше вшивать новые вкладыши последовательно, образуя единый блок документов.

Электронные трудовые книжки

Стоит помнить, что с 2020 года в России введен переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).

• Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, бумажная трудовая ему выдается на руки, и вкладыши к ней больше не заводятся. Все новые записи ведутся только в электронном виде (формы СЗВ-ТД, ЕФС-1).
• Вкладыш нужен только тем, кто решил сохранить бумажную трудовую книжку и не переходить на электронный формат (или чей стаж полностью ведется в бумажном виде до момента перехода).

Ответственность работодателя

Работодатель обязан:
Своевременно приобрести бланки вкладышей.
Правильно их оформить и вшить.
Вести учет бланков строгой отчетности (журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей).

Отсутствие вкладыша при заполненной трудовой книжке или неправильное его оформление может быть расценено проверяющими органами как нарушение правил ведения документации, что грозит штрафами для организации.

Если в трудовой книжке закончились страницы, единственно верное решение — оформить и вшить вкладыш. Расходы на его покупку полностью берет на себя работодатель. Главное в этом процессе — соблюсти непрерывность нумерации записей, правильно прошить документ и поставить отметку о выдаче вкладыша на ьном листе. Соблюдение этих простых правил гарантирует работнику сохранность его трудового стажа и отсутствие проблем при выходе на пенсию.