Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж и квалификацию. Вопрос о том, кто должен покрывать расходы на её выдачу, часто вызывает недоразумения. Ниже разберёмся, какие требования предъявляет законодательство, какие обязательства возлагает на работодателя и как правильно оформлять трудовую книжку в России.

Что такое трудовая книжка?

• Письменный документ, оформляемый в соответствии с требованиями Федерального закона «О трудовой книжке» (№ 122‑ФЗ от  г.).
• Включает сведения о ФИО, СНИЛС, дате рождения, месте работы, должности, стаже, а также сведения о начислениях и удержаниях.
• С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждая трудовая книжка может храниться как в бумажном, так и в электронном виде.

Кто обязан выдавать трудовую книжку?

Обязанность выдачи трудовой книжки возлагается на работодателя. Согласно статье 122 Кодекса РФ о труде:

«Работодатель обязан в течение 10 дней со дня приёма на работу сотрудника выдать ему трудовую книжку и ввести в неё сведения о приёме на работу.»

Если сотрудник уже имеет трудовую книжку, работодатель обязан внести в неё сведения о приёме, а при необходимости — оформить дубликат.

Кто оплачивает трудовую книжку?

Традиционная бумажная трудовая книжка

В бумажной форме трудовая книжка считается государственным документом. Работодатель обязан:

1. Выдать сотруднику трудовую книжку бесплатно.
2. Покрыть расходы на изготовление и регистрационные услуги (если применимо).

Таким образом, работодатель оплачивает трудовую книжку (или, точнее, покрывает все связанные с ней расходы), а сотрудник не платит за неё.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2026 г. переходный период по внедрению ЭТК завершился. Теперь:

• Работодатель обязан предоставить сотруднику выбор: бумажную или электронную трудовую книжку.
• Если сотрудник выбирает электронную, работодатель обязан зарегистрировать его в системе «Электронная трудовая книжка» и внести все необходимые сведения.
• Оплата за электронную трудовую книжку также покрывается работодателем. В системе нет платы за хранение или выдачу.

Как оформить трудовую книжку работодателю?

Бумажная трудовая книжка

1. Получить экземпляр трудовой книжки в отделе кадров или в сервисе «Почта России» (если работодатель использует внешнюю печать).
2. Заполнить сведения о приёме (дата, должность, место работы).
3. Проверить подпись руководителя и печать.
4. Передать сотруднику в течение 10 дней с даты приёма.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

1. Регистрация в системе «Электронная трудовая книжка» через портал «Госуслуги».
2. Ввод данных о сотруднике: ФИО, СНИЛС, дата рождения, место работы, должность, стаж.
3. Подтверждение данных сотрудником (если требуется).
4. Сохранение и хранение данных в Федеральном фонде социального страхования (Фонд).

Что делать, если работодатель не выдал трудовую книжку?

• Сначала уточните у работодателя причины задержки.
• Если работодатель отказывается выдавать, можно обратиться в инспекцию труда.
• В случае отказа от выдачи можно подать иск в суд о взыскании компенсации за задержку выдачи трудовой книжки. Суд обычно удовлетворяет такие иски, если доказано, что работодатель нарушил закон.

Краткое резюме

• Работодатель обязан выдавать трудовую книжку бесплатно.
• Все расходы на её изготовление и регистрацию покрывает работодатель.
• С 2026 г. работодатель также обязан предоставить выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой.
• Если работодатель не выполняет обязанность, сотрудник имеет право обратиться в инспекцию труда или в суд.

Таким образом, ответ на вопрос «Обязан ли работодатель оплачивать трудовую книжку?» — да, работодатель обязан покрывать все расходы, связанные с выдачей и ведением трудовой книжки, а сотрудник не платит за неё.