Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ В ней фиксируются все этапы профессиональной деятельности: прием на работу, переводы, увольнения, награды и другие значимые события․ Вопрос о том, кто открывает трудовую книжку, является ключевым для работодателей, кадровых служб и самих сотрудников․ От правильности заполнения зависит не только легальность трудовых отношений, но и будущая пенсия работника․
Кто именно открывает трудовую книжку при приеме на работу?
Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации (ТК РФ), открывать трудовую книжку обязан работодатель — то есть организация или индивидуальный предприниматель, который принимает сотрудника на работу впервые или впервые оформляет трудовую книжку для работника․
Ответственность за заполнение и хранение трудовой книжки возлагается на:
- Кадровую службу организации (специалиста по кадрам или HR-менеджера);
- Руководителя организации (если кадровой службы нет — например, в малом бизнесе);
- Индивидуального предпринимателя, если он сам является работодателем․
Важно! Работник не имеет права самостоятельно заполнять или открывать свою трудовую книжку․ Любые записи, сделанные самим сотрудником, считаются недействительными и подлежат аннулированию․
Когда и как открывается трудовая книжка?
Трудовая книжка открывается в день оформления трудового договора, если:
- Сотрудник впервые устраивается на работу и не имеет трудовой книжки;
- Трудовая книжка утеряна, повреждена или устарела (например, закончилось место для записей);
- Работник ранее работал за рубежом и не имел российской трудовой книжки․
Процедура открытия включает следующие шаги:
- Работник предоставляет паспорт и другие документы (СНИЛС, диплом, военный билет и т․д․)․
- Кадровик заполняет ьный лист: ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность․
- В графе «Дата открытия» указывается дата оформления трудового договора․
- На ьном листе ставится печать организации (если она есть) и подпись ответственного лица․
- Работник расписывается в получении трудовой книжки․
Что делать, если трудовая книжка уже есть?
Если сотрудник приходит на работу с уже имеющейся трудовой книжкой, то новый работодатель не открывает новую․ Вместо этого он вносит записи о приеме на работу в существующую книжку․
При этом:
- Кадровик проверяет, чтобы все предыдущие записи были сделаны правильно, с указанием оснований (приказы, договоры)․
- Если в книжке есть ошибки, исправления или несогласованные записи, они подлежат корректировке только по месту последнего трудоустройства или через суд․
- Если книжка испорчена (порвана, нечитаема, нет места для записей), работодатель выдает новую, а старую, сдает в архив с отметкой «Заменена»․
Кто вносит записи в трудовую книжку?
Все записи в трудовую книжку вносятся только уполномоченным лицом работодателя, как правило, это кадровик или руководитель․ Записи делаются на основании:
- Приказа о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а);
- Приказа об увольнении (форма № Т-8, Т-8а);
- Приказа о переводе на другую должность или в другое подразделение;
- Приказа о поощрении (если предусмотрено)․
Записи должны быть:
- Четкими, разборчивыми, без помарок и исправлений;
- С указанием номера и даты приказа;
- С подписью ответственного лица и печатью организации (если предусмотрено)․
Что происходит с трудовой книжкой в 2026 году? Электронная версия
В России с 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки․ С 2021 года работники могут выбрать: сохранить бумажную книжку или перейти на электронный формат․
С 2026 года:
- Все новые трудовые отношения оформляются только в электронном виде (если работник не подал заявление на сохранение бумажной книжки);
- Бумажные книжки остаются действительными, но новые записи в них уже не вносятся — информация передается в Пенсионный фонд РФ через Единую информационную систему;
- Работодатель обязан ежемесячно передавать сведения о трудовой деятельности сотрудника в ПФР в электронном виде․
Важно! Даже при переходе на электронный формат, бумажная трудовая книжка остается важным документом — она подтверждает стаж до 2020 года и содержит информацию о наградах, поощрениях и других данных, не передаваемых в электронную систему․
Кто не имеет права открывать трудовую книжку?
Ни в коем случае не должны открывать трудовую книжку:
- Сам работник (даже если он кадровик в другой организации);
- Представители агентств по трудоустройству (если они не являются работодателем);
- Физические лица, не являющиеся ИП или работодателями;
- Сотрудники, не имеющие официального полномочия от работодателя (например, временные помощники)․
Нарушение этих правил влечет за собой административную ответственность по статье 5․27 КоАП РФ — штрафы для должностных лиц и организаций․
Что делать, если трудовую книжку открыли неправильно?
Если вы обнаружили ошибку в трудовой книжке (неправильное ФИО, дата, отсутствие печати, запись от неуполномоченного лица), необходимо:
- Обратиться к работодателю с письменным заявлением о внесении исправлений;
- Если работодатель отказывается, подать жалобу в Государственную инспекцию труда (Роструд);
- В случае невозможности исправления — обратиться в суд для признания записи недействительной и выдачи новой книжки․
Ответственность за открытие, ведение и хранение трудовой книжки лежит исключительно на работодателе․ Это не просто формальность — это гарантия прав работника на пенсию, социальные выплаты и признание его трудового стажа․
Даже в эпоху цифровизации бумажная трудовая книжка остается важным историческим документом․ А электронная версия — лишь удобный инструмент для учета․ Главное — чтобы все записи были сделаны в срок, правильно и уполномоченным лицом․
Помните: если вы, работодатель — не открываете трудовую книжку вовремя или делаете это неправильно, вы рискуете не только штрафами, но и судебными исками от сотрудников, которые не смогут подтвердить свой стаж․ Если вы — работник — внимательно проверяйте все записи и требуйте исправлений при обнаружении ошибок․ Ваш трудовой стаж — это ваше будущее․
Информация актуальна на 23 мая 2026 года․ Рекомендуется регулярно проверять изменения в Трудовом кодексе РФ и нормативных актах Пенсионного фонда РФ․