Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Вопрос о том, кто обязан оплатить её бланк (или бланк вкладыша), часто вызывает споры между работодателем и сотрудником. Ниже подробно рассмотрены нормативные положения, практические нюансы и рекомендации для обеих сторон.

Нормативно‑правовая база

Основные положения регулируются Порядком ведения и хранения трудовых книжек (п. 44) и Трудовым кодексом РФ. Согласно последним редакциям:

• Бланки трудовых книжек и их вкладыши обязаны приобретать работодатели (КонсультантПлюс, 2026).
• Работодатель не вправе удерживать стоимость бланка из заработной платы работника, даже если формально работник обязан её оплатить (27 февр. 2026).
• Если бланк испорчен по вине работодателя или был утратен в результате массовой потери, расходы несёт работодатель (3 мар. 2026).

Кто обычно платит за бланк?

Существует несколько типовых ситуаций:

2.1 Приём на работу впервые

Ранее (по правилам до 2021 г.) плата за новый бланк трудовой книжки могла взиматься с работника. Однако с 2021 г. в действующих правилах указано, что стоимость бланка должна покрываться работодателем. Тем не менее, в некоторых организациях сохраняется практика удержания стоимости из заработной платы, что противоречит текущему законодательству.

2.2 Выдача вкладыша (дополнительных страниц)

Если в книжке заполнены все страницы, выдается вкладыш. По тем же правилам, его бланк также приобретает работодатель. Плата с работника может быть удержана только при наличии письменного согласия работника.

2.3 Замена испорченного бланка

Если бланк испорчен по вине работника (например, умышленное разрушение), работодатель имеет право потребовать возмещения стоимости. В случае, когда повреждение произошло по вине работодателя (неправильное заполнение, использование некачественного бланка), расходы несёт работодатель (22 апр. 2026).

2.4 Массовая утрата бланков у работодателя

Когда бланки теряются в результате действий работодателя (например, несоблюдение правил хранения), все расходы покрывает работодатель (3 мар. 2026).

Как правильно оформить оплату (если она всё‑таки требуется)

Если в конкретной организации принято взимать плату за бланк, необходимо соблюсти следующие формальности:

1. Получить письменное заявление работника о согласии на удержание стоимости из заработной платы.
2. Указать в расчёт‑платёжном документе точную сумму, дату и основание удержания.
3. Внести соответствующую запись в книгу учёта движения бланков и в книгу учёта движения трудовых книжек.
4. Сохранить копию заявления и расчёт‑платёжного документа в личном деле работника.

Практические рекомендации для работодателей

• Закупайте бланки заранее. Это избавит от необходимости просить работника о плате.
• Включайте пункт о возможной оплате бланка в трудовой договор только при наличии согласия работника.
• Обеспечьте надёжное хранение бланков, чтобы избежать их утраты и последующих расходов.
• Регулярно проверяйте правильность заполнения книжек, чтобы избежать расходов на исправление ошибок.

Что делать работнику, если ему пытаются удержать стоимость бланка?

Если работник считает, что удержание незаконно, он может:

1. Требовать от работодателя письменное подтверждение согласия на удержание.
2. Обратиться в трудовую инспекцию с жалобой.
3. Подать иск в суд о возврате удержанных средств и возмещении морального вреда.

Краткая таблица ответственности

В современной правовой практике оплата бланка трудовой книжки и её вкладыша возлагается на работодателя. Удержание стоимости из заработной платы работника допускается только при наличии его письменного согласия и в строго регламентированных случаях (повреждение по вине работника). Работодателям рекомендуется заранее планировать закупку бланков и вести тщательный учёт, а работникам – знать свои права и при необходимости защищать их через трудовую инспекцию или суд.

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, обратитесь к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, или к региональному отделу Министерства труда и социальной защиты РФ.

Дата публикации: 21 мая 2026 г.