Несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1 и выписки из СФР), бумажный вариант документа по-прежнему сохраняет свою актуальность для многих сотрудников. Работодатели обязаны продолжать ведение бумажных бланков для тех, кто выбрал такую форму. При этом заполнение трудовой книжки строго регламентировано законодательством, и один из самых частых вопросов у кадровиков и руководителей — кто именно должен ставить подпись при увольнении работника?
Общие правила подписания записей
Согласно статье 84;1 ТК РФ, запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Кодекса или иного федерального закона, со ссылкой на соответствующие статью, часть или пункт.
После внесения записи об увольнении в трудовой книжке должны стоять две подписи:
- Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (работодателя или его представителя);
- Подпись самого работника (личная подпись владельца трудовой книжки).
Все записи о выполняемой работе, переводе, квалификации, увольнении и награждении вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя. При увольнении записи должны быть внесены строго в день увольнения.
Кто подписывает трудовую книжку со стороны работодателя?
По общему правилу, подпись со стороны работодателя ставит сотрудник, назначенный приказом ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Обычно это:
- Специалист по кадрам (кадровик);
- Бухгалтер (в небольших организациях);
- Руководитель организации (если нет выделенного кадрового сотрудника).
Имеет ли право специалист по кадрам ставить свою подпись?
Да, имеет. В соответствии с Правилами ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если приказом назначен кадровик, он имеет полное право подписывать документ своей фамилией и инициалами.
Спорные и нестандартные ситуации
На практике часто возникают ситуации, выходящие за рамки стандартных процедур. Рассмотрим самые частые из них.
Кто подписывает трудовую книжку при увольнении генерального директора?
Генеральный директор, это единоличный исполнительный орган. Увольнение оформляется стандартно: издается приказ, вносится запись в трудовую книжку. Но кто поставит подпись со стороны работодателя, если сам работодатель (в лице директора) увольняется?
Здесь действует следующая логика:
- Если в организации есть назначенный приказом сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек (например, начальник отдела кадров), он и заверяет запись об увольнении директора.
- Если такого сотрудника нет, то внести запись и заверить ее может то лицо, подпись которого стоит в приказе о расторжении трудового договора с руководителем. В таком случае запись об увольнении в трудовой книжке заверяет генеральный директор лично (Письмо Роструда от № 1143-ТЗ). То есть директор расписывается за себя дважды: как за лицо, заверяющее запись от имени работодателя, и как за увольняемого работника.
Кто подписывает трудовую книжку лица, ответственного за их ведение?
Это классический кадровый парадокс: как должен подписывать свою трудовую книжку кадровик, если он сам отвечает за их ведение? К сожалению, ни Правила, ни какие-либо иные нормативные акты не устанавливают особенностей заверения записей в трудовой книжке такого сотрудника.
На практике применяют один из следующих вариантов:
- Подписывает сам кадровик. Поскольку он назначен ответственным приказом руководителя, он действует от имени работодателя. Заверяя свою же запись об увольнении, он расписывается как ответственное лицо, а ниже ставит подпись как увольняемый работник.
- Подписывает руководитель организации. Чтобы избежать визульного парадокса, когда одно и то же лицо расписывается в двух разных качествах, руководитель может взять на себя обязанность по заверению трудовой книжки увольняемого кадровика;
Правила оформления подписи
Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов (например, ГИТ), необходимо правильно оформлять реквизиты подписи:
- Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой. Если ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, подпись включает наименование должности лица, личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилия).
- Подпись увольняемого работника ставится строго после ознакомления с внесенной записью.
- Если в организации отсутствует сотрудник, назначенный ответственным, запись заверяет лично руководитель (генеральный директор).
Важные нюансы 2026 года
В 2026 году важно учитывать баланс между бумажным и электронным документооборотом:
- Хранение данных в СФР: Все сведения о рабочей деятельности хранятся в Социальном фонде России, а работодатели актуализируют их, сдавая отчет ЕФС-1. Сотрудник может получить выписку, запросив справку СТД-СФР.
- Бумажная книжка не отменена: Многие сотрудники выбрали бумажный формат, и кадровики обязаны продолжать заполнять бланки по всем правилам, включая правильное заверение записей подписями.
- Утеря трудовой книжки: Если трудовая книжка была утеряна работником после увольнения, ему следует обратиться за оформлением дубликата к работодателю по последнему месту работы, куда была внесена запись. Бывший работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 рабочих дней со дня подачи письменного заявления.
Подписание трудовой книжке при увольнении — важный юридический факт. Главное правило: запись всегда заверяется подписью уполномоченного представителя работодателя (кадровика, бухгалтера или руководителя) и личной подписью самого работника. В нестандартных ситуациях (увольнение директора или лица, ответственного за ведение книжек) допускается заверение записи лицом, издавшим приказ, или самим увольняемым сотрудником, если он выступает от имени работодателя. Строгое соблюдение этих правил защитит компанию от штрафов, а работника — от проблем с подтверждением стажа.