Ведение трудовой книжки – обязательная процедура для любой организации, в которой трудятся сотрудники. Вопрос о том, кто именно отвечает за её заполнение, особенно интересует руководителей – генеральных директоров, которые часто одновременно выступают и как учредители.
Правовые основы
Согласно Трудовому кодексу РФ и Кодексу, обязанность по ведению трудовой книжки возлагается на работодателя или иное лицо, ответственное за её ведение. В случае, когда в организации действует единственный учредитель, он сам может стать ответственным за заполнение документа, однако часто эта задача передаётся специалисту по персоналу или бухгалтеру.
Важно помнить, что запись в трудовой книжке вносится не только по факту заключения трудового договора, но и по решению учредителя, при реорганизации, переводе на другую должность и т.д.
Кто непосредственно подписывает запись?
В большинстве случаев запись в трудовую книжку подписывается генеральным директором. Однако, если директор одновременно является учредителем, то подпись может ставиться от его имени в качестве учредителя. В таком случае документ оформляется на основании решения единственного участника.
Директор‑учредитель
- Не всегда заключает трудовой договор с собой;
- Запись в книжке делается на основании решения учредителя;
- При увольнении – запись об увольнении оформляется тем же документом.
Эта позиция подтверждена консультантом КонсультантПлюс.
Как правильно оформить запись о приёме и увольнении
Приём на работу
- Подготовка приказа о приёме (или решение учредителя);
- Внесение сведений в трудовую книжку (ФИО, дата рождения, место работы, должность, дата приёма).
- Подпись ответственного лица (чаще всего – генеральный директор).
Увольнение
При увольнении в трудовую книжку вносится запись об увольнении, указывается дата увольнения и основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, по причине сокращения и т.д.). Если увольнение связано с реорганизацией, оформление должно быть завершено в течение пяти календарных дней со дня принятия решения.
Перевод на другую должность
Запись о переводе оформляется аналогичным образом: указываются новая должность, место работы, дата перевода. Подробнее о порядке – в разделе 6.4 официального руководства по оформлению трудовой книжки.
Частые вопросы и ответы
- Нужна ли подпись директора‑учредителя в своей же книжке? – Да, если он одновременно является и руководителем, то подпись ставится от его имени.
- Кто вводит данные в книжку, если директор делегировал эту задачу? – Любое уполномоченное лицо (бухгалтер, HR‑специалист), но окончательная ответственность остаётся за директором.
- Сколько дней нужно на внесение записи после принятия решения? – Закон не фиксирует строгий срок, но практика рекомендует не превышать пяти календарных дней.
Таким образом, заполнение трудовой книжки генерального директора обычно осуществляется самим директором, однако в случае, когда он является учредителем, запись может оформляться на основании решения единственного участника. Важно соблюдать установленные нормы и сроки, а также правильно оформлять все подписи и даты, чтобы избежать юридических рисков.
Для более детального ознакомления с нормативными актами и образцами документов рекомендуем обратиться к официальным источникам, указанным в материалах 26‑2.ru и Ростехнадзора.