Трудовая книжка – это основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Вопрос о том, кто именно несёт ответственность за её приобретение, регулируется нормативными актами Трудового кодекса РФ, приказами Минтруда и Минфина, а также внутренними положениями организаций. Ниже подробно рассмотрены все аспекты этого вопроса.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовых книжек), ст. 66.1 (заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности).
• Приказ Минтруда России от № 320н – утверждение формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Минфина РФ от № 117н – порядок изготовления бланков трудовых книжек и их передачи в собственность нанимателей.
• Письма Минфина РФ (от № 03-01-15/87763, от № 03-01-15/4355, от № 03-07-09/52577) – вопросы бухгалтерского учёта и кассовой дисциплины при приобретении трудовых книжек.

Общее правило: кто приобретает трудовую книжку?

Согласно пункту 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждённых Приказом Минтруда № 320н) работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приёма на работу. Таким образом, основная обязанность по приобретению (то есть покупке бланка и его заполнению) лежит на работодателе.

Исключения и особенности

1. Первичное трудоустройство без опыта работы – если гражданин впервые устраивается на работу и у него нет трудовой книжки, работодатель сам заводит новую книжку, используя бланк, полученный от поставщика (АО «Гознак» или официального распространителя).
2. Наличие собственной трудовой книжки у работника – если у сотрудника уже есть трудовая книжка, работодатель не приобретает новый бланк, а лишь вносит запись о приёме на работу в существующий документ.
3. Возмещение расходов работником – согласно письмам Минфина, возмещение работником расходов работодателя на приобретение бланка трудовой книжки не относится к расчётам для целей Федерального закона № 54‑ФЗ (о применении онлайн‑касс). То есть работник не обязан компенсировать стоимость бланка.
4. Электронные трудовые книжки – с 2021 года возможен переход на электронный формат. В этом случае работодатель обеспечивает доступ к электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале «Госуслуги», а приобретение бумажного бланка не требуется.

Порядок приобретения и выдачи трудовых книжек работодателем

1. Закупка бланков – организация заключает договор с официальным распространителем бланков трудовых книжек (АО «Гознак» или аккредитованные компании) и приобретает необходимый объём бланков.
2. Бухгалтерский учёт – стоимость приобретённых бланков отражается на счёте 10 «Материалы» (или 41 «Товары») и затем списывается на расходы при выдаче работнику (проводка: Дт 91.2 Кт 10 – списание материалов; Дт 70 Кт 91.2 – начисление заработной платы, если предусмотрено возмещение).
3. Заполнение и выдача – при приёме на работу впервые работник подаёт заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Работодатель в течение трёх рабочих дней выдаёт трудовую книжку с записью о приёме, заверяя её подписью, печатью и датой.
4. Регистрация в книге продаж – при выдаче трудовой книжки возможно выписать счёт‑фактуру (СФ) в одном экземпляре и зарегистрировать его в книге продаж (Письмо Минфина РФ от № 03-07-09/52577). Кассовый чек при реализации трудовых книжек пробивать не требуется;

Ответственность за нарушение порядка приобретения и выдачи

• Несвоевременная выдача трудовой книжки (более трёх рабочих дней после заявления) может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц).
• Отсутствие трудовой книжки у работника, проработавшего более пяти дней при основном месте работы, считается нарушением ст. 66 ТК РФ и может привести к штрафу для организации (от 30 000 до 50 000 руб.).
• Неправильный бухгалтерский учёт приобретённых бланков (например, отнесение их к расходам без надлежащего оформления) может быть квалифицировано как нарушение налогового законодательства.

Итак, ответ на вопрос «Кто должен приобретать трудовые книжки?» однозначен:

• Работодатель несёт обязательство по приобретению бланков трудовых книжек, их заполнению и выдаче работнику при первом трудоустройстве или при отсутствии у него собственной книжки.
• Работник приобретает трудовую книжку только в случае, если он сам хочет иметь резервный экземпляр или в рамках электронного формата (тогда приобретение бланка не требуется).
• Исключения касаются случаев первичного трудоустройства без опыта работы (работодатель заводит новую книжку) и наличия у работника уже существующей трудовой книжки (тогда приобретение нового бланка не нужно).

Соблюдение установленного порядка не только обеспечивает законность трудовых отношений, но и защищает организацию от административных и налоговых рисков.