С переходом на цифровые технологии в сфере труда ключевым вопросом стал порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Важно понимать, что основная обязанность по формированию и ведению ЭТК лежит именно на работодателе, а не на сотруднике или на Социальном фонде России (СФР)․ Данная статья подробно разбирает, кто, кому и как должен вести электронные трудовые книжки в соответствии с действующим законодательством (ТК РФ, 439-ФЗ)․

Ключевой принцип: обязанность работодателя

Согласно части 2 статьи 66․1 Трудового кодекса РФ и Федеральному закону № 439-ФЗ, все работодатели (организации и ИП) обязаны формировать сведения о трудовой деятельности каждого своего работника в электронном виде и передавать их в Социальный фонд России (СФР)․ Это не право, а прямая обязанность, не зависящая от желания сотрудника․

Два основных сценария ведения ЭТК

Порядок зависит от даты первого трудоустройства сотрудника и его выбора формата․

Для сотрудников, впервые устраивающихся на работу после 31 декабря 2020 года

• Бумажная трудовая книжка не заводится․ Это прямое требование закона с 1 января 2021 года․
• Электронная трудовая книжка — единственный возможный формат․ Работодатель обязан сразу создать ее в системе СФР․
• Согласия сотрудника на этот переход не требуется, так как иного выбора у него нет․

Для сотрудников, имевших трудовой стаж до 1 января 2021 года (уже имеющих бумажную ТК)

Здесь действует принцип выбора, но с важными нюансами:

• Сотрудник имеет право выбора․ Он может написать заявление о желании получать сведения только в электронном виде или продолжать вести бумажную книжку․
• Если сотрудник НЕ подал заявление о выборе электронного формата: работодатель обязан продолжать вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам (делать записи, заверять подписью и печатью)․ ОДНОВРЕМЕННО он должен формировать и передавать в СФР электронные сведения об этом сотруднике (отчет ЕФС-1)․ То есть, ведется двойная отчетность․
• Если сотрудник ПОДАЛ заявление о переходе на ЭТК: работодатель прекращает вести его бумажную книжку (последнюю запись в ней делается о переходе на ЭТК) и ведет только электронную;
• Важное ограничение: переход на электронный формат безвозвратный․ Сотрудник, выбравший ЭТК, не может впоследствии потребовать вернуться к бумажному носителю․

Обязанности работодателя в деталях

Работодатель выполняет роль источника первичных данных для системы ЭТК․

1. Формирование сведений: При приеме на работу, увольнении, изменении условий трудового договора (например, перевод, изменение оклада) работодатель обязан оперативно (в течение 15 дней с даты события, согласно ст․ 66․1 ТК РФ) внести соответствующие данные в свою систему учета и сформировать электронный документ (сведения) для передачи в СФР․
2. Передача данных в СФР: Сведения передаются в формате электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя, через систему межведомственного электронного взаимодействия или иные утвержденные способы․ Это делается в рамках сдачи отчетности (ЕФС-1)․
3. Хранение информации: Работодатель должен хранить информацию, на основании которой формировались сведения, в течение всего срока трудовой деятельности сотрудника и еще 75 лет после увольнения (как и бумажные документы ранее)․
4. Информирование сотрудника: При приеме на работу работодатель обязан разъяснить сотруднику его право на выбор формата трудовой книжки (если это применимо) и порядок действий․

Роль Социального фонда России (СФР)

СФР выступает в роли государственного хранителя и оператора системы ЭТК․

• Прием и хранение: СФР принимает от всех работодателей электронные сведения о трудовой деятельности каждого гражданина и формирует на их основе его единую электронную трудовую книжку․
• Выдача выписок: По заявлению гражданина СФР выдает ему выписку из электронной трудовой книжки (в т․ч․ на бумажном носителе)․
• Контроль: СФР контролирует полноту и достоверность поступивших от работодателей сведений․
• Важно: СФР НЕ формирует первичные сведения о приеме/увольнении․ Это исключительно задача работодателя․ Если работодатель не передал данные, в ЭТК сотрудника они не появятся․

Права и возможности сотрудника

• Получить выписку из ЭТК в любое время через портал Госуслуг или лично в отделении СФР․
• Выбрать формат (для тех, кто работал до 2021 года), подав заявление работодателю․
• В любой момент передумать и перейти с бумажной книжки на электронную (подав новое заявление)․
• НЕ может потребовать от работодателя вести для него бумажную книжку, если он уже перешел на ЭТК․
• НЕ несет обязанностей по формированию или передаче данных в СФР․ Эта ответственность полностью на работодателе․

Что будет, если работодатель не ведет ЭТК?

Неисполнение обязанности по формированию и передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде влечет административную ответственность для работодателя (ИП или организации) по ст․ 5․27 КоАП РФ в виде штрафов:

• Для должностных лиц — от 5 000 до 50 000 руб․
• Для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб․

Кроме того, сотрудник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в СФР․

Краткий итог в виде таблицы

Ответ на вопрос «Кто должен вести электронные трудовые книжки?» однозначен: — Работодатель․ Это его прямая юридическая обязанность перед каждым сотрудником и перед государством (СФР)․ Сотрудник в этой системе является объектом учета, обладающим определенными правами (выбор формата, получение выписки), но не несущим обязанностей по ведению документа․ Несоблюдение этих правил работодателем влечет серьезные финансовые риски и проблемы с контролирующими органами․