Трудовая книжка – документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ней фиксируются сведения о местах работы, должностях, периодах занятости, а также о приостановке или возобновлении трудовых отношений. Вопрос «кто заводит трудовую книжку» часто вызывает путаницу, особенно в условиях перехода от бумажных к электронным формам. В этой статье мы подробно разберём, кто и как обязан оформлять трудовую книжку, какие роли играют работодатель, сотрудник и государственные органы.
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (статьи 66‑71) и Федеральному закону № 115‑ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», а также постановлению Правительства РФ от № 2027 «Об электронных трудовых книжках», оформление и ведение трудовых книжек регулируются следующими принципами:
- Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж.
- Записи в трудовой книжке вносятся только работодателем (или уполномоченным лицом организации).
- Сотрудник обязан предоставить работодателю документ (бумажный или электронный) при приёме на работу.
- С 2021 года большинство новых сотрудников оформляются в электронную трудовую книжку, хранящуюся в системе Пенсионного фонда России.
Кто именно «заводит» трудовую книжку?
2.1 Работодатель (организация)
Только работодатель имеет право открыть (завести) трудовую книжку и вносить в неё записи. Это может быть:
- Юридическое лицо (ООО, АО, ЗАО и т.д.).
- Индивидуальный предприниматель, нанимающий работников.
- Государственное или муниципальное учреждение.
Для бумажного варианта работодатель получает «бланк трудовой книжки» в печатном виде от специализированных типографий, а затем вносит первую запись о приёме сотрудника.
2.2 Сотрудник (работник)
Сотрудник не «заводит» книжку, но играет ключевую роль в процессе:
- Приём на работу – сотрудник передаёт работодателю свою трудовую книжку (бумажную) или согласие на открытие электронной версии.
- Сотрудник обязан своевременно информировать работодателя об изменениях, влияющих на запись (перевод, увольнение, приостановка, мобилизация);
- В случае утери или повреждения книжки сотрудник обязан сообщить об этом работодателю и в дальнейшем оформить замену.
2.3 Государственные органы (ПФР, Минтруд)
Электронная трудовая книжка хранится в Системе электронных трудовых книжек Пенсионного фонда России. Государственные органы:
- Обеспечивают техническую инфраструктуру и безопасность данных.
- Контролируют правильность и своевременность внесения записей работодателем.
- Выдаёт справки о трудовом стаже, используя данные из электронной книжки.
Порядок открытия трудовой книжки
3.1 Бумажный вариант
- Получение бланка. Работодатель заказывает бланк в типографии, где уже напечатаны реквизиты (ФИО, место рождения, СНИЛС).
- Первичная запись. При приёме первого сотрудника в книжку вносятся данные о работодателе (наименование, ИНН, ОКПО) и дата начала работы.
- Передача сотруднику. После первой записи книжка передаётся работнику, который хранит её до следующего места работы.
3.2 Электронный вариант (с 2021 года)
- Регистрация в системе ПФР. Работодатель через личный кабинет ПФР создаёт запись о новом сотруднике, указав его СНИЛС.
- Согласие сотрудника. Сотрудник подписывает электронное согласие (можно через мобильное приложение «ПФР» или портал Госуслуг).
- Автоматическое создание. Система формирует электронную трудовую книжку и присваивает ей уникальный номер.
- Уведомление. Сотрудник получает уведомление о создании книжки и может просмотреть её в личном кабинете.
Особые случаи, когда оформление отличается
- Мобилизация и военная служба. При приостановке трудовых отношений из‑за мобилизации в книжку вносятся специальные отметки о приостановке и возобновлении работы.
- Стажировка, волонтёрская работа. Если работа не подпадает под трудовой договор, запись в книжку не делается.
- Работа по совместительству. Вторая работа фиксируется отдельной записью, но в той же книжке.
- Увольнение без выдачи книжки. Работодатель обязан вернуть книжку сотруднику в последний рабочий день. Если этого не происходит, работник может потребовать её через суд.
Обязанности работодателя при ведении трудовой книжки
- Внести запись о приёме сотрудника в течение трёх рабочих дней с даты начала работы.
- Оформить запись об увольнении (или приостановке) в течение трёх рабочих дней после соответствующего события.
- Соблюдать порядок оформления записей: указать полное наименование организации, ИНН, ОКПО, должность, даты.
- Сохранять конфиденциальность персональных данных, указанных в книжке.
- В случае перехода на электронный вариант – обеспечить корректную передачу данных в ПФР.
Права и обязанности сотрудника
- Получать от работодателя полную и достоверную запись о трудовом стаже.
- Своевременно сообщать об изменениях (смена фамилии, исправление ошибок).
- Иметь доступ к своей электронной трудовой книжке через портал ПФР.
- Требовать возврат бумажной книжки в последний день работы.
- Обращаться в инспекцию труда при обнаружении нарушений в записях.
Часто задаваемые вопросы
Кто может отказать сотруднику в открытии электронной трудовой книжки?
Отказать нельзя. Закон обязывает работодателя оформить электронную трудовую книжку, если у сотрудника нет бумажного варианта или он выразил согласие на электронный формат.
Можно ли вести одновременно бумажную и электронную книжку?
Да, но это допускается только в случае, если сотрудник явно запросил сохранение бумажного варианта. В противном случае достаточно одной (электронной) записи.
Что делать, если в книжке допущена ошибка?
Работодатель вносит исправление, подписывая запись о корректировке. В электронном варианте исправление делается через ПФР с указанием причины.
Кому принадлежит трудовая книжка?
Трудовая книжка принадлежит работнику, но её содержание формируется и подтверждается работодателем;
Итак, заводит трудовую книжку исключительно работодатель. Он отвечает за правильность и своевременность всех записей, будь то бумажный документ или электронная запись в системе ПФР. Сотрудник же обязан предоставить необходимые данные, согласиться на форму ведения книжки и контролировать корректность внесённой информации. Переход к электронным трудовым книжкам упрощает процесс, делает его более прозрачным и ускоряет получение справок о стаже.
Помните: правильное оформление трудовой книжки – это фундамент надёжных трудовых отношений и гарантия ваших прав в будущем.
Дата публикации: