Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ На протяжении многих лет она существовала исключительно в бумажном виде, однако цифровизация коснулась и этой сферы․ С 2021 года в Украине и России активно внедряются электронные трудовые книжки (ЭТК), тем не менее, бумажные аналоги все еще остаются актуальными для многих категорий граждан․ Одной из важнейших граф в этом документе, которая часто вызывает вопросы у кадровиков и самих работников, является «Место требования трудовой книжки»․
В этой статье мы подробно разберем, что означает эта графа, в каких случаях она заполняется и как избежать распространенных ошибок при ее оформлении․
Что означает графа «Место требования»?
Графа «Место требования» или «Куда направляется трудовая книжка» находится в разделе, где работник расписывается при получении трудовой книжки на руки․ Согласно законодательству, работодатель обязан выдать документ работнику в день его увольнения․ Если по каким-то причинам работник не может забрать документ лично в последний рабочий день, возникает необходимость его выдачи под роспись позже, либо отправки по почте․
Именно для фиксации факта получения документа и указания того, куда и для каких целей работник забирает свою трудовую книжку (ведь в период работы она хранится у работодателя), и существует эта графа․ Она защищает работодателя от необоснованных претензий и подтверждает, что документ выдан на законных основаниях․
Основные ситуации заполнения графы
Существует несколько типичных ситуаций, когда работнику необходимо забрать трудовую книжку на руки, и графа «Место требования» должна быть заполнена корректно:
- Увольнение․ Самая частая ситуация․ В этом случае в графе указывается: «По месту работы», «В отдел кадров» или просто «На руки»․ Это подтверждает, что работник получил документ на руки для дальнейшего трудоустройства․
- Оформление пенсии․ Если работающий гражданин достиг пенсионного возраста и обращается в Пенсионный фонд для назначения пенсии, ему необходимо предоставить оригинал трудовой книжки․ В графе указывается: «В Пенсионный фонд» или «Для назначения пенсии»․
- Оформление социальных выплат или субсидий․ Для получения различных пособий органы соцзащиты могут потребовать оригинал трудовой книжки․ В таком случае пишется: «В орган социальной защиты» или «Для оформления субсидии»․
- Получение загранпаспорта или визы․ В некоторых случаях (особенно при оформлении виз в определенные страны) консульства запрашивают трудовую книжку․ Указывается: «В консульство [страны]» или «Для оформления визы»․
Переход на электронные трудовые книжки: меняются ли правила?
Как уже упоминалось, с 2021 года кадровики переходят на ведение электронных трудовых книжек․ В Украине, например, с 10 июня 2021 года при приеме на работу заполняются только ЭТК, а владельцы книжек старого образца (до 2004 года) имеют возможность их оцифровать․ В России электронный формат также стал доступен сравнительно недавно․
Однако переход на «цифру» не отменяет необходимости выдачи бумажного документа при увольнении, если работник не перешел полностью на ЭТК; Если же работник выбрал электронный формат и отказался от бумажного, то при увольнении ему выдают бумажную трудовую на руки, и в книге учета движения трудовых книжек делается соответствующая отметка․ В графе «Место требования» при полном переходе на ЭТК может быть указано: «На руки в связи с переходом на ЭТК»․
Важно помнить!
Если работник временно забирает трудовую книжку (например, для оформления пенсии), не будучи уволенным, он обязан вернуть её работодателю в установленный срок․ Работодатель, в свою очередь, должен сделать запись о временной выдаче в книге учета․
Как правильно заполнить графу: пошаговая инструкция
Чтобы избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и конфликтов с работниками, инспектор по кадрам должен руководствоваться следующими правилами:
- Конкретизация․ Не пишите просто «На руки»․ По возможности уточните цель․ Например: «На руки для предоставления в ПФР»․ Это снимет вопросы при проверке․
- Отсутствие сокращений․ Избегайте аббревиатур, которые могут быть неоднозначно истолкованы․ Вместо «ОСЗН» лучше написать «Орган социальной защиты населения»․
- Подпись работника․ Рядом с указанием места требования обязательно должна стоять подпись работника, получившего документ, и дата получения․
- Отправка по почте․ Если уволенный работник не забрал трудовую книжку и дал согласие на её отправку почтой, в графе указывается: «Отправлена по почте», а ниже пишется адрес и номер почтового идентификатора (заказного письма)․
Ответственность работодателя
Трудовой кодекс строго регламентирует правила выдачи трудовых книжек․ Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении может привести к серьезным последствиям для работодателя:
- Работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки․
- День выдачи документа на руки будет считаться днем увольнения, и приказ об увольнении придется переиздать․
- Графа «Место требования» в таком случае (если работник явился позже) заполняется текущей датой и указанием «На руки»․
Несмотря на глобальную цифровизацию и внедрение электронных трудовых книжек, бумажные документы все еще играют важнейшую роль в подтверждении стажа․ Графа «Место требования трудовой книжки» — это не просто формальность, а важный элемент кадрового делопроизводства, который обеспечивает прозрачность и законность передачи документа работнику․ Кадровикам следует внимательно относиться к её заполнению, а работникам — помнить о своей ответственности за своевременный возврат документа работодателю, если он был выдан на время․