Вопрос о том, может ли работодатель не делать запись в трудовой книжке, является одним из самых актуальных в кадровой практике. Ответ на него напрямую связан с соблюдением трудового законодательства РФ, правами работника и обязанностями работодателя. Ниже мы подробно разберём все аспекты этой проблемы, от юридических оснований до последствий нарушений.
Обязан ли работодатель вносить записи в трудовую книжку?
Да, работодатель обязан вносить записи в трудовую книжку в строгом соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) и иными нормативными актами.
Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка — это основной документ, удостоверяющий трудовой стаж работника. В неё вносятся сведения о:
- приёме на работу;
- переводе на другую постоянную работу;
- увольнении;
- награждениях и поощрениях;
- изменении наименования организации;
- присвоении квалификационных разрядов или званий.
Все записи должны быть сделаны на основании официального приказа (распоряжения) работодателя и не позднее одной недели с даты события. При увольнении запись вносится в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
Когда запись может быть не сделана?
Существует лишь два законных исключения, при которых работодатель не обязан вносить запись в бумажную трудовую книжку:
Работник оформил электронную трудовую книжку
С 1 января 2020 года введена возможность ведения трудовой книжки в электронном виде. Если работник подал заявление о переходе на электронную форму, то работодатель:
- перестаёт вносить записи в бумажную трудовую книжку;
- обязан передавать все сведения о трудовой деятельности в информационную систему Пенсионного фонда РФ (ПФР).
Важно! Работодатель не обязан уведомлять работника о том, что бумажная трудовая книжка больше не ведётся (письмо Роструда от № ПГ/26715-6-1). Однако он обязан обеспечить передачу данных в ПФР в установленные сроки.
Работник трудоустроен на срок до 5 дней
Согласно п. 1 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), запись в трудовую книжку не делается, если работник принят на работу на срок менее 5 дней. В этом случае достаточно оформить приказ и личную карточку (форма Т-2).
Пример: если сотрудник был принят на 3 дня для выполнения разовой задачи, запись в трудовую книжку не требуется.
Что делать, если работодатель не внес запись?
Если работник был принят на работу на срок более 5 дней, и работодатель не внес запись — это нарушение трудового законодательства.
Последствия для работодателя:
- Штрафы от Государственной инспекции труда (Роструда) — от 30 000 до 50 000 рублей для организации (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Для руководителя — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- Работник вправе обратиться в суд с требованием взыскать ущерб, причинённый отсутствием записи (например, при расчёте пенсии или при трудоустройстве в другом месте);
- Работодатель обязан внести запись позже — даже спустя годы — и исправить ошибку по заявлению работника (ст. 66 ТК РФ, п. 26 Правил ведения трудовых книжек).
Что делать работнику?
- Написать заявление работодателю с просьбой внести запись в трудовую книжку.
- При отказе — направить жалобу в Роструд (онлайн через сайт или лично).
- Если проблема не решена — подать иск в суд о признании факта трудовых отношений и взыскании компенсации морального вреда.
Электронная трудовая книжка: что меняется?
С 2023 года все работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности всех работников в ПФР по форме ЕФС-1, независимо от того, предпочитает ли работник бумажную или электронную трудовую книжку.
Если работник не подал заявление о переходе на электронный формат — работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку и вносить туда все записи.
Если работник подал заявление — бумажная книжка остаётся у него, но новые записи в неё не вносятся. Все сведения передаются в ПФР. При этом работодатель не обязан сообщать об этом работнику — но должен обеспечить корректную передачу данных.
Как проверить, сделана ли запись?
Работник может:
- Проверить трудовую книжку сразу после приёма на работу — запись должна быть сделана в течение недели;
- Запросить выписку из ПФР о своём трудовом стаже через личный кабинет на сайте www.pfrf.ru или портале Госуслуги;
- Обратиться в ПФР с заявлением о предоставлении сведений о трудовой деятельности (форма СТД-ПФР).
Нет, работодатель не имеет права не делать запись в трудовую книжку, если:
- работник трудоустроен на срок более 5 дней;
- работник не подавал заявление о переходе на электронную трудовую книжку;
- событие (приём, увольнение, перевод) произошло и оформлено приказом.
Единственные законные основания для отсутствия записи:
- Работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, тогда записи ведутся в ПФР, а не в бумажной книжке;
- Работник принят на срок менее 5 дней — запись не обязательна.
Все остальные случаи — это нарушение закона. Работодатель, игнорирующий обязанность вносить записи, рискует не только штрафами, но и судебными исками, потерей репутации и проблемами с пенсионным стажем своих сотрудников.
Рекомендация для работодателей: не экономьте на кадровой документации. Ведение трудовых книжек, не формальность, а юридическая обязанность, защищающая права как работника, так и самого работодателя.
Рекомендация для работников: регулярно проверяйте свою трудовую книжку и сведения в ПФР. Если заметили пропуск — требуйте исправления. Ваш стаж — ваше будущее.