Сегодня актуальным остаётся вопрос: может ли сотрудник забрать свою трудовую книжку у работодателя на определённый срок (например, для оформления кредита, подачи документов в вуз или иных целей)․ Ниже подробно рассмотрены нормы трудового законодательства, изменения, вступившие в силу в 2026 году, а также практический алгоритм действий․
Что говорит Трудовой кодекс РФ о выдаче трудовой книжки
Согласно ст․ 62 ТК РФ, трудовая книжка является документом, подтверждающим трудовую деятельность работника․ Работодатель обязан:
- вести трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение всего периода работы;
- выдать оригинал трудовой книжки работнику при увольнении;
- при необходимости предоставить справку о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) по запросу сотрудника․
Прямого запрета на временную выдачу трудовой книжки в ТК РФ нет․ Однако порядок её передачи регулируется внутренними локальными актами организации и практикой кадровой службы․
Особенности 2026 года: бумажная vs электронная трудовая книжка
С 1 января 2021 года все newly hired сотрудники получают исключительно электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Тем не менее:
- работники, принятые до 2021 года, могут продолжать пользоваться бумажной версией;
- с 2026 года введены новые правила оформления справок о трудовой деятельности для совместителей (см․ информация из интернета от 2026‑02‑08)․
Эти изменения влияют на процедуру временного получения документа:
- Если у вас электронная трудовая книжка, вы можете получить выписку или справку в любой момент через портал Госуслуг, сайт СФР или непосредственно в отделе кадров работодателя․
- Если у вас бумажная трудовая книжка, её выдача на руки возможна только по заявлению работника и с согласия работодателя, поскольку документ хранится у работодателя в течение всего срока трудового отношения․
Когда можно взять трудовую книжку на время?
Основания для временного получения трудовой книжки:
- оформление кредита, ипотеки или другого финансового продукта, требующего подтверждения трудового стажа;
- подача документов в учебное заучение, на грант или стипендию;
- участие в судебных процессах, где требуется доказательство трудовой деятельности;
- другие личные или профессиональные цели, согласованные с работодателем․
Важно: работодатель не может отказать в выдаче справки о трудовой деятельности (форма СТД‑Р), но может потребовать письменное заявление с указанием цели и срока возврата документа․
Пошаговая инструкция по получению трудовой книжки на время
- Подготовьте заявление․ В заявлении укажите:
- ФИО и должность;
- причину запроса (например, «для получения ипотечного кредита»);
- желаемый срок использования документа;
- обязательство вернуть трудовую книжку в указанный срок;
- подпись и дата․
- Подайте заявление в отдел кадров (лично либо через электронный документооборот, если таковой принят в организации)․
- Получите ответ․ Если работодатель согласен, вам выдадут:
- оригинал бумажной трудовой книжки (с распиской о получении);
- или справку о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) и/или выписку из ЭТК․
- Используйте документ строго в соответствии с заявленной целью․
- Верните трудовую книжку в отдел кадров в оговоренный срок, получив расписку о приёме․
При работе с электронной трудовой книжкой достаточно получить выписку или справку через Госуслуги/SFR – это не требует физического передачи документа и считается достаточным подтверждением трудовой деятельности․
Что делать, если работодатель отказывает?
Если работодатель безосновательно отказывает в выдаче справки или временной трудовой книжки, вы можете:
- обратиться с письменной претензией к руководителю организации;
- в случае отказа – подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ);
- при необходимости – защищать свои права в суде (ст․ 23 ТК РФ о защите прав работников)․
Судительная практика показывает, что суды обычно поддерживают требование работника о предоставлении документа, подтверждающего трудовой стаж, если нет законных оснований для отказа․
Рекомендации для работников и работодателей
Для работников:
- Всегда оформляйте запрос в письменном виде – это защищает ваши интересы․
- Указывайте точные сроки возврата документа;
- Сохраняйте копии всех заявлений и ответов работодателя․
Для работодателей:
- Разработайте внутренний регламент о выдаче трудовой книжки на время (можно включить в Положение о кадровом документообороте)․
- Фиксируйте факт выдачи и возврата трудовой книжки в журнале движения трудовых книжек или берите расписку от сотрудника․
- При работе с электронными трудовыми книжками предоставляйте выписки и справки оперативно – это снижает нагрузку на кадровую службу и повышает лояльность персонала․
Взять трудовую книжку у работодателя на время можно, при условии:
- наличия законного основания (кредит, обучение, судебное разбирательство и т․д․);
- оформления письменного заявления с указанием цели и срока возврата;
- согласия работодателя (или получения справки/выписки из ЭТК, если такая форма допустима)․
С учётом изменений 2026 года (новые правила оформления справок для совместителей, широкое распространение электронных трудовых книжек) процесс стал более гибким и менее трудоёмким․ Главное – соблюдать документальное оформление и чётко фиксировать все этапы передачи и возврата документа․
Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете законно и без конфликтов получить нужный документ, а работодатель – выполнить свои обязательства по предоставлению информации о трудовой деятельности сотрудников․