Вопрос о возможности одновременно вести две трудовые книжки часто возникает у работников, которые совмещают несколько мест работы. Ниже подробно разбираем, что говорит российское законодательство, какие есть нюансы и как правильно оформлять трудовую деятельность.
Что говорит Трудовой кодекс РФ?
Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом, фиксирующим трудовую деятельность и стаж работника. При этом закон не запрещает работать одновременно в нескольких организациях, но предусматривает, что:
- Для ведения трудового стажа используется один документ.
- Оформление нескольких книжек не предусмотрено как нормативный способ.
Таким образом, законодательство не запрещает наличие нескольких мест работы, но не допускает официального оформления их в разных трудовых книжках.
Можно ли иметь две трудовые книжки?
Ответ неоднозначен:
- Теоретически – да, можно оформить две книжки, однако это считается неправомерным в большинстве случаев.
- Практически – работодатель обычно не обязан принимать данные из обеих книжек, особенно если записи различаются.
- Штрафы за наличие нескольких книжек не предусмотрены, но получение льгот, вычетов и больничных по обеим записям может привести к наказанию.
Если у сотрудника действительно есть две книжки, то:
- Для расчета трудового стажа и больничного учитываются все предъявленные записи.
- При оформлении электронной или бумажной версии книжки работодатель может запросить подтверждение из любой из них.
Как правильно оформить несколько мест работы?
Существует два основных подхода:
Один документ, несколько записей
Работнику следует вести одну трудовые книжку, в которую вносятся все сведения о каждом месте работы. Это самый корректный способ, соответствующий ТК РФ.
Параллельное оформление (не рекомендуется)
Если по какой‑то причине у сотрудника уже есть две книжки, то:
- Записи в обеих книжках должны быть согласованы с работодателями.
- При увольнении из первой организации в книжке делается отметка об увольнении, а в второй – при приёме.
- Важно не указывать одну и ту же работу в обеих книжках одновременно, иначе это может привести к нарушению правил расчёта больничного и страховых взносов.
Как учитывать стаж при оплате больничного?
Согласно рекомендациям ФСС и СФР, при расчёте больничного листа учитываются все подтверждённые записи о работе, независимо от того, в какой книжке они находятся. Поэтому:
- Если у работника две книжки, необходимо собрать все справки о работе и предъявить их в одну.
- Работодатель обязан посчитать суммарный стаж и выплатить соответствующую сумму.
Электронные и бумажные формы
С 2023 года в России вводятся электронные трудовые книжки. При этом:
- Если работник не отказался от бумажной формы, он может одновременно использовать оба варианта.
- Переход на электронный формат не требует создания второй книжки – достаточно обновить существующую.
Пример оформления:
- Работник получает электронный документ.
- В него вносятся все сведения о местах работы.
- При необходимости можно распечатать бумажную копию для работодателя.
Что делать, если в компании уже есть две книжки?
Если в организации уже используется две трудовые книжки (например, из‑за ошибок бухгалтерии), рекомендуется:
- Своевременно уведомить работодателя о необходимости объединить записи в одну книгу.
- Попросить оформить корректирующее заявление и внести изменения в обе книги.
- При увольнении запросить форму СТД‑Р и убедиться, что в единственной книжке отражён весь стаж.
- Законодательство не запрещает иметь несколько мест работы, но не допускает официального оформления их в разных книжках;
- Для корректного расчёта стажа, больничного и страховых взносов лучше вести одну трудовые книжку, в которую вносятся все записи.
- Если по какой‑то причине у сотрудника уже есть две книжки, необходимо согласовать их использование с работодателями и при необходимости объединить данные.
Соблюдая эти правила, вы избежите возможных проблем с расчётом выплат, страховых взносов и подтверждения трудового стажа.