Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю гражданина. От правильности её оформления зависят будущие пенсионные выплаты, расчёт отпускных и многие другие социальные гарантии. Одним из часто задаваемых вопросов является: можно ли использовать печать при внесении записей в трудовую книжку? В статье рассмотрим нормативную базу, практические правила и типичные ошибки.

Правовое регулирование оформления трудовой книжки

Основные положения содержатся в:

• Трудовом кодексе Российской Федерации (ст. 66‑71);
• Приказе Минтруда России от № 6н «Об утверждении формы трудовой книжки»;
• Постановлении Правительства РФ от № 2109 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек».

Эти нормативные акты определяют, какие сведения обязаны быть внесены, кто имеет право их вносить и какие средства оформления допускаются.

Кто имеет право вносить записи в трудовую книжку?

Согласно ст. 68 ТК РФ, запись в трудовую книжку может делать только:

1. Работодатель (юридическое лицо) – через уполномоченное лицо (директор, главный бухгалтер, кадровый специалист);
2. Орган, уполномоченный вести электронную трудовую книжку (ЭТК);
3. Суд, если запись связана с решением суда о признании увольнения незаконным.

Ни один работник, ни сторонний специалист (например, юрист) не имеет права самостоятельно вносить записи.

Какие средства оформления допускаются?

В соответствии с Приказом Минтруда, запись должна быть выполнена:

• Печатными буквами (шрифтом, напоминающим машинописный);
• Чернилами чёрного или синего цвета (не допускаются красные, зелёные и др.);
• С подписью уполномоченного лица (подпись должна быть разборчивой, без штампов и автографов);
• С печатью организации только в случае, если она официально закреплена в регламенте предприятия и используется для подтверждения подлинности подписи.

Можно ли писать «на печать»?

Термин «на печать» часто трактуется двояко:

1. Печать в виде штампа (оттиск) – вносить запись только оттиском печати без подписи нельзя. Трудовой кодекс требует наличия подписи уполномоченного лица, а печать может использоваться лишь в качестве дополнения к подписи.
2. Печать в виде машинописного текста (печатные буквы) – полностью допускается. Запись должна быть выполнена печатными (машинописными) буквами, а не от руки курсивом.

Что именно допускается печатать в трудовой книжке?

В трудовую книжку вносятся следующие сведения (по форме, утверждённой приказом Минтруда):

• Дата приёма на работу (день, месяц, год);
• Наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОКПО (при необходимости);
• Должность (полностью, без сокращений);
• Условия труда (например, «по совместительству», «по договору подряда»);
• Дата увольнения и причина увольнения (по классификатору причин увольнения);
• Записи о переводе, повышении, переоформлении, восстановлении и пр.;
• Записи о периодах отпуска, командировок, обучения (при необходимости).

Как правильно оформить запись (пошаговый алгоритм)

Ниже представлена типичная последовательность действий уполномоченного лица:

1. Подготовка формы. Откройте чистую страницу трудовой книжки (страница 2‑я для записи о приёме, страница 3‑я – об увольнении и т.д.).
2. Печать текста. Введите требуемую информацию печатными буквами (шрифт «Times New Roman», кегль 12‑14). Не используйте рукописный курсив.
3. Проверка данных. Убедитесь, что даты, названия и коды введены без ошибок.
4. Подпись. Уполномоченное лицо ставит свою подпись в отведённом поле. Подпись должна быть разборчивой, без стираний.
5. Печать организации (по необходимости). Если в организации принято ставить печать рядом с подписью, делайте это после подписи, чтобы печать не закрывала подпись.
6. Контроль. Сотрудник отдела кадров проверяет запись и ставит отметку о её проверке (обычно в виде подписи «Контроль»).

Последствия ошибок в записях

Неправильное оформление может привести к:

• Отказу в начислении пенсионных баллов;
• Уменьшению размера будущей пенсии;
• Необходимости исправления записи (что допускается только в случае ошибки, подтверждённой документально);
• Возможному привлечению работодателя к административной ответственности (штраф за нарушение требований к ведению трудовых книжек).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. В ЭТК запись вносится автоматически системой, и вопрос «печатать или писать от руки» отпадает. Однако принципы остаются теми же: запись должна быть подтверждена подписью (цифровой подписью) уполномоченного лица, а данные должны быть введены в печатном виде.

Практические рекомендации работодателям

• Разработайте внутренний регламент, фиксирующий порядок заполнения трудовой книжки (кто подписывает, где ставится печать, какие шрифты использовать).
• Обучите кадровый персонал правилам оформления записей; проведите инструктаж минимум раз в год.
• Ведите журнал исправлений: фиксируйте каждую корректировку записи с указанием причины и документов‑оснований.
• Периодически проверяйте готовые записи на соответствие требованиям (проверка дат, названий, подписи, печати).
• При переходе на ЭТК убедитесь, что все сотрудники знают, как пользоваться системой и где хранится электронный архив.

Ответ на главный вопрос таков: в трудовую книжку можно писать только печатными буквами и ставить подпись уполномоченного лица; оттиск печати без подписи недопустим. При правильном соблюдении требований Трудового кодекса и нормативных актов запись будет признана законной, а ошибки, связанные с неверным оформлением, могут привести к серьёзным финансовым последствиям для работника и работодателя.

Если у вас возникли сомнения по поводу конкретной записи, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашего предприятия.

Дата публикации:   |  Автор: юридический отдел «Трудовой консалтинг»